Maturazione e calcolo ferie

Ci sono operazioni delicate devi affrontare nella gestione del personale della tua azienda. Una di questa è il calcolo dei giorni di ferie che spettano a ciascun dipendente. Bisogna valutare variabili importanti, come la tipologia e la durata del contratto e le deroghe introdotte dai contratti collettivi.

In questo capitolo capirai come si calcolano le ferie e quali sono le regole di maturazione. Scoprirai anche quali strumenti scegliere per avere tutto sotto controllo.

 

Il calcolo delle ferie secondo la Legge

Per poter calcolare quanti giorni di ferie si maturano in un mese, devi prima individuare il numero di ferie annuali di cui i tuoi dipendenti possono godere.

Come abbiamo già visto, il Decreto Legislativo 66 del 2003 stabilisce un minimo di 4 settimane. Questo limite però potrebbe aumentare se interviene la contrattazione collettiva, e cioè gli accordi stipulati a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori e i datori di lavoro.

Dovrai quindi, come primo passo, informarti sull’eventuale esistenza di un CCNL (contratto collettivo nazionale del lavoro) relativo all’attività svolta nella tua azienda. In caso affermativo, sarà lì che troverai il numero di giorni di ferie che spettano ai tuoi dipendenti, in un anno. Noi abbiamo raccolto per te i giorni di ferie nei principali CCNL. 
Il tuo settore non è regolato da contratto collettivo? Dovrai fare riferimento al numero minimo di ferie stabilito dalla legge, ovvero 4 settimane lavorative. 

 

Il calcolo ferie nei contratti part time

Altra variabile che ti serve per capire come si calcolano le ferie è il tipo di contratto che hai stipulato con il dipendente.
Potresti trovarti di fronte a uno di questi tre contratti:

• contratto full time: si tratta della tipologia “standard” di contratto, prevede 40 ore di lavoro settimanali, ripartite di solito in 8 ore al giorno per 5 giorni a settimana.
• contratto part time orizzontale: prevede una riduzione del numero di ore di lavoro giornaliere, rispetto a quelle previste nei contratti full time. È un dipendente con part time orizzontale, ad esempio, quello che lavora 4 ore al giorno per 5 giorni a settimana (20 ore settimanali).
• contratto part time verticale: anche questo tipo di contratto prevede un’attività lavorativa a tempo pieno, ma svolta solo in determinati periodi della settimana, del mese o dell’anno. Un esempio può essere quello di un dipendente che lavori 8 ore al giorno, 5 giorni a settimana, ma solo da gennaio a ottobre.

Ai lavoratori con contratto part time orizzontale spetta lo stesso numero di giorni di ferie dei colleghi full time.
La situazione cambia totalmente nel part time verticale. Infatti, le ferie annuali devono essere proporzionate ai mesi in cui il dipendente ha lavorato.

Mettiamo ad esempio che, in base al CCNL di riferimento della tua azienda, ai tuoi dipendenti spettino 30 giorni di ferie all’anno. E ipotizziamo che tu abbia assunto un dipendente con contratto part time verticale che prevede 10 mesi di lavoro all’anno. Per il calcolo ferie part time verticale dovrai dividere il numero totale di giorni di ferie (30) per 12 (i mesi dell’anno) e moltiplicarlo poi per il numero di mesi effettivamente lavorati (nel nostro esempio, 10). Al dipendente con part time verticale spetteranno quindi 25 giorni di ferie, a fronte dei 30 spettanti ai lavoratori full time e a quelli con part time orizzontale. Quello che ti abbiamo appena descritto è uno dei possibili metodi per calcolare le ferie nel part time verticale.

 

I giorni di ferie maturati in un mese

Ora che hai calcolato il numero di giorni di ferie annuali, tutto diventa estremamente facile. Per capire quanti giorni di ferie maturano ogni mese i tuoi dipendenti, ti basterà suddividere le ferie annuali per i mesi lavorati. Per i contratti full time e part time orizzontale, dividi il numero iniziale per dodici. Per il part time verticale, invece, dividi la cifra per i mesi di lavoro previsti dal contratto; riprendendo nostro esempio di prima, dividi 25 per 10 e otterrai le ferie maturate in un mese.

La maturazione delle ferie inizia al momento dell'assunzione e termina alla conclusione del rapporto di lavoro. Ogni mese matura un rateo, cioè una determinata quantità. Questo a condizione che il dipendente abbia lavorato per almeno 15 giorni. Non matura per un determinato mese se, ad esempio:

• hai assunto il lavoratore il giorno 19
• lo hai licenziato il giorno 7

Attenzione, però: i contratti collettivi potrebbero aver stabilito condizioni più favorevoli. Ad esempio, la maturazione delle ferie potrebbero avvenire in base alle giornate o alle ore lavorate, non a frazioni di mese.
Quindi, prima di applicare qualsiasi disposizione, ti consigliamo ancora una volta di verificare il tuo CCNL di riferimento.

Cosa succede se il dipendente si assenta dal lavoro? Le ferie maturano ugualmente oppure no?
Tutto dipende dalla tipologia di assenza. Ad esempio, le ferie maturano regolarmente durante:

• la maternità obbligatoria
• la malattia
• l’infortunio sul lavoro
• il congedo matrimoniale
• la partecipazione ai seggi elettorali
• altri permessi retribuiti

Invece, la maturazione delle ferie viene sospesa mentre il lavoratore è assente per:

• congedo parentale (maternità facoltativa)
• malattia dei figli
• svolgimento di funzioni pubbliche o cariche sindacali
• permessi e aspettative non retribuiti

 

Vuoi monitorare le ferie? Utilizza gli strumenti più adatti

Una volta che hai trovato quanti giorni di ferie spettano ai tuoi dipendenti, non ti resta che mantenerle sotto controllo.
È fondamentale sapere sempre quante ferie residue hanno i tuoi dipendenti, perché:

• Caleranno inevitabilmente non appena i lavoratori si prenderanno dei giorni di riposo
• Potrebbero diventare troppo poche per coprire le assenze.
• Al contrario, potrebbero formarsi degli accumuli di ferie, che devono essere smaltiti entro le scadenze prefissate dalla legge. In caso contrario, le sanzioni sono molto severe.

La gestione di tutti questi dati ti sembra troppo complicata? Non temere: alcuni strumenti ti permettono di creare un foglio presenze, dove tenere sotto controllo tutte le presenze, le ferie e i permessi.
Esaminiamo nel dettaglio questi strumenti:

1. il classico “carta e penna”, dove segnare a mano tutti i dati: può essere un valido inizio, ma il rischio di errori è molto alto. Può capitare, ad esempio, di a scrivere qualcosa, interpretare male una calligrafia, oppure calcolare male le ore.
2. Microsoft Excel: è sicuramente una valida alternativa. Puoi creare tu una tabella, oppure scaricare uno dei tanti modelli di foglio presenze Excel presenti online. Anche qui, però, si possono commettere errori: formule sbagliate impostate inavvertitamente possono mettere a repentaglio tutti i calcoli.
3. Software per la gestione del personale: è la soluzione ideale per tenere traccia delle ferie senza commettere errori. In commercio ne esistono molti tipi, da quelli più semplici per il solo calcolo ferie a quelli più complessi, dedicati a realtà aziendali con centinaia di dipendenti. Una volta individuato quello più adatto alla tua azienda, ti basterà inserire il numero di ferie annuali spettanti ad ogni tuo dipendente e aggiornarlo periodicamente. Il programma farà il resto, indicandoti, per ogni dipendente, le ferie totali maturate, quelle già godute, quelle ancora da godere e così via.

Dipendenti in Cloud rientra nella terza categoria di strumenti. È davvero efficace per gestire le ferie. Ti permette, tra l’altro di:

• impostare il numero delle ferie annuali senza dover fare ulteriori calcoli. Il software definirà in automatico il rateo di maturazione e lo distribuirà sui mesi di lavoro.
• Gestire la rilevazione delle presenze e la richiesta di ferie in modo semplice e veloce.
• Controllare in ogni momento il valore esatto e aggiornato delle ferie residue di ogni dipendente.

Per scoprire tutti questi vantaggi nel dettaglio, consulta la pagina dedicata alla funzione di calcolo e gestione delle ferie.