Capitolo 3

Maturazione e calcolo ferie

Ecco quali sono le regole da seguire e quali gli strumenti a tua disposizione per gestire la maturazione e il calcolo delle ferie.  

Autore: Dipendenti in Cloud

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Il calcolo delle ferie maturate dai dipendenti è certamente uno dei compiti più complessi e delicati da affrontare nella gestione del personale.

Per l’azienda è importante capire come maturano le ferie dei dipendenti e come calcolare quante ferie spettano loro, per diversi motivi:

  • Per garantire al lavoratore di fruire delle ferie in giusta misura. La Costituzione sancisce il diritto alle ferie dei dipendenti e il Codice Civile stabilisce che la loro fruizione deve tener conto sia degli interessi del dipendente, sia delle esigenze dell’azienda.
  • Per evitare un accumulo di ferie. A un certo punto, i dipendenti hanno delle ferie accumulate. In questo caso, dovrai farle smaltire entro le scadenze fissate, pena la loro liquidazione in busta paga o, per le ferie obbligatorie, sanzioni all’azienda fino a 4500 euro. Avere diversi dipendenti in ferie nello stesso periodo non è certamente una situazione ideale e, come ben saprai, può incidere notevolmente sull’organizzazione delle attività in azienda. 
  • Per monitorare le ferie residue e verificare se e quando il dipendente consuma tutte le ferie spettanti ed, eventualmente, si ritrova con delle ferie “in negativo”.

In questo capitolo risponderemo alle domande più comuni sulla maturazione delle ferie e ti accompagneremo al calcolo delle ferie dei tuoi dipendenti. Infine, vedremo come gestirle al meglio, per evitare disorganizzazione, spese impreviste e spiacevoli sanzioni.

 

 

Quante ferie si maturano in un anno?

Ecco la prima domanda a cui rispondere quando si affronta il tema della maturazione delle ferie.

Nella regolamentazione ferie, il Decreto Legislativo 66 del 2003 definisce il limite minimo di 4 settimane all’anno. Il valore effettivo di ferie annuali potrebbe aumentare se interviene la contrattazione collettiva, ovvero gli accordi stipulati a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori e i datori di lavoro.
 

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Quante ferie si maturano in un mese?

In linea di massima, con il lavoro distribuito su 12 mensilità, ogni mese il dipendente matura 1/12 dei giorni di ferie annuali.
Tuttavia, nel calcolo possono intervenire alcune variabili, come il tipo di contratto, che vedremo nel paragrafo successivo

La maturazione delle ferie inizia al momento dell'assunzione e termina alla conclusione del rapporto di lavoro. Ogni mese matura un rateo, cioè una determinata quantità. Questo a condizione che il dipendente abbia lavorato per almeno 15 giorni. Non matura per un determinato mese se, ad esempio:

  • è stato assunto il giorno 19,
  • è stato licenziato il giorno 7.

Attenzione, però: i contratti collettivi potrebbero aver stabilito condizioni più favorevoli. Ad esempio, la maturazione delle ferie potrebbero avvenire in base alle giornate o alle ore lavorate, non a frazioni di mese.
Quindi, prima di applicare qualsiasi disposizione, ti consigliamo di verificare il tuo CCNL di riferimento.

Cosa succede se il dipendente si assenta dal lavoro? Le ferie maturano ugualmente oppure no?
Tutto dipende dalla tipologia di assenza. Ad esempio, le ferie maturano regolarmente durante:

  • la maternità obbligatoria,
  • la malattia,
  • l’infortunio sul lavoro,
  • il congedo matrimoniale,
  • la partecipazione ai seggi elettorali,
  • altri permessi retribuiti.

Invece, la maturazione delle ferie viene sospesa mentre il lavoratore è assente per:

 

 

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Come calcolare le ferie maturate?

Per calcolare quante ferie maturano in un anno i tuoi dipendenti, devi:

  • Informarti sull’esistenza di un CCNL (contratto collettivo nazionale del lavoro) relativo all’attività svolta nella tua azienda. In caso affermativo, sarà lì che troverai il numero di giorni di ferie che spettano ai tuoi dipendenti in un anno.
    Se il tuo settore non è regolamentato da un contratto collettivo, dovrai fare riferimento al numero minimo di ferie stabilito dalla legge, ovvero 4 settimane lavorative.
  • Considerare il tipo di contratto stipulato con il dipendente
    Puoi aver assunto il dipendente con contratto:
    - Full time, Part time orizzontale, part time verticale o part time misto
    - A tempo determinato, indeterminato, in apprendistato


Le ferie nel CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro)

Come abbiamo visto, la prima fonte a cui ti devi riferire per il calcolo delle ferie annue è l’eventuale contratto collettivo che regola le attività della tua azienda.

Ad esempio, nel contratto (ccnl) commercio maturano 26 giorni di ferie all’anno, calcolati su una settimana di 6 giorni lavorativi.
Nel contratto metalmeccanici, invece, maturano 4 settimane di ferie all’anno, da conteggiare in base alla durata della settimana lavorativa, che può essere di 5 o 6 giorni.

Per ulteriori dettagli, leggi l’elenco che abbiamo preparato per te  con i giorni di ferie nei principali CCNL.


Il calcolo ferie nel contratto part time orizzontale e verticale

Altra variabile che ti serve per capire come si calcolano le ferie è il tipo di contratto che hai stipulato con il dipendente.
Potresti trovarti di fronte a uno di questi tre contratti:

  • contratto full time: si tratta della tipologia “standard” di contratto, prevede 40 ore di lavoro settimanali, ripartite di solito in 8 ore al giorno per 5 giorni a settimana;
  • contratto part time orizzontale: prevede una riduzione del numero di ore di lavoro giornaliere, rispetto a quelle previste nei contratti full time. È un dipendente con part time orizzontale, ad esempio, quello che lavora 4 ore al giorno per 5 giorni a settimana (20 ore settimanali);
  • contratto part time verticale: anche questo tipo di contratto prevede un’attività lavorativa a tempo pieno, ma svolta solo in determinati periodi della settimana, del mese o dell’anno. Un esempio può essere quello di un dipendente che lavori 8 ore al giorno, 5 giorni a settimana, ma solo da gennaio a ottobre.

Ai lavoratori con contratto part time orizzontale spetta lo stesso numero di giorni dei colleghi full time. Le ore totali di assenza, ovviamente, saranno minori, per via dell’orario ridotto.
Nel part time verticale, invece, le ferie annuali devono essere calcolate in base ai mesi in cui il dipendente ha lavorato.

Scopri come calcolare le ferie dei dipendenti con contratto part time verticale nell’approfondimento "calcolo ferie part time verticale".


Ferie nel contratto a tempo determinato, apprendistato e lavoro intermittente

Oltre che full o part time, i contratti di lavoro possono essere:

  • A tempo determinato: le ferie maturano allo stesso modo dell’indeterminato e il calcolo viene eseguito in modo proporzionale alla durata del rapporto di lavoro.
  • Di apprendistato: il numero di ferie è uguale a quello dei colleghi assunti con altro contratto di lavoro subordinato.
  • Di lavoro intermittente (o a chiamata): le ferie maturano e vengono calcolate in base al numero di giorni lavorati.

 

Una volta calcolate le ferie di un anno, per capire le ferie maturano in un mese dividi il valore delle ferie annuali (in giorni o in ore) per il numero di mesi lavorati.
Facciamo un esempio: in base al CCNL che regola la tua attività, ogni anno spettano 26 giorni di ferie; i dipendenti con contratto attivo su 12 mensilità matueranno poco più di 2 giorni di ferie al mese.

 

 

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Dove si trovano le ferie maturate in busta paga?

Ogni mese, in un’apposita sezione della busta paga, vengono riportati tutti i valori riferiti alle ferie. Le “ferie maturate” corrispondono alle ferie acquisite dal dipendente nell’anno in corso e possono essere indicate in ore o in giorni.

Per saperne di più, leggi l’approfondimento dedicato alle ferie in busta paga.

 

Entro quando si deve fruire delle ferie?

La Legge stabilisce che le ferie minime obbligatorie (le quattro settimane stabilite dal D.Lgs. 66 del 2003) devono essere smaltite:

  • le prime due settimane entro l’anno di maturazione, anche in modo consecutivo;
  • le altre due settimane entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.

Gli eventuali giorni di ferie aggiuntivi previsti dai contratti collettivi vanno fruiti entro le scadenze stabilite dai contratti stessi.

La fruizione delle ferie obbligatorie, quindi delle quattro settimane, deve avvenire necessariamente entro le scadenze indicate. In caso contrario, l’azienda rischia sanzioni commisurate all'entità dell’infrazione, fino a 4500 euro. Queste ferie non si possono monetizzare, cioè liquidare in busta paga.

Per tutte le informazioni in merito, leggi il capitolo sulle ferie non godute.

 

Come monitorare le ferie? Gli strumenti più adatti

Capire come maturano le ferie e calcolare quanti giorni di ferie spettano ai tuoi dipendenti è certamente un buon inizio, ma non basta.

Infatti, come abbiamo già visto, è importante mantenere sotto controllo le ferie maturate e organizzare al meglio la loro fruizione, per evitare di doverle liquidare in busta paga o ricevere sanzioni.

Le risorse a tua disposizione per gestire le ferie sono:

  • un sistema di calcolo della maturazione delle ferie;
  • un foglio presenze e assenze su cui segnare le ferie dei dipendenti e avere una stima delle ferie residue aggiornata in tempo reale, senza dover attendere le buste paga a fine mese;
  • un piano ferie, con cui organizzare la fruizione delle ferie.

Puoi utilizzare tre strumenti:

  • il classico “carta e penna”, dove segnare a mano tutti i dati: può essere un valido inizio, ma il rischio di errori è molto alto. Può capitare, ad esempio, di scrivere qualcosa, interpretare male una calligrafia, oppure calcolare male le ore.
  • Microsoft Excel: è sicuramente una valida alternativa. Puoi creare tu una tabella, oppure scaricare uno dei tanti modelli Excel presenti online. Anche qui, però, si possono commettere errori: formule sbagliate impostate inavvertitamente possono mettere a repentaglio tutti i calcoli.
  • Software per la gestione del personale: è la soluzione ideale per tenere traccia delle ferie senza commettere errori. In commercio ne esistono molti tipi, da quelli più semplici per il solo calcolo ferie a quelli più complessi, dedicati a realtà aziendali con centinaia di dipendenti. Una volta individuato quello più adatto alla tua azienda, ti basterà inserire il numero di ferie annuali spettanti ad ogni tuo dipendente e aggiornarlo periodicamente. Il programma farà il resto, indicandoti, per ogni dipendente, le ferie totali maturate, quelle già godute, quelle ancora da godere e così via.

Dipendenti in Cloud rientra nella terza categoria di strumenti. È davvero efficace per gestire le ferie. Ti permette, tra l’altro di:

  • impostare il numero delle ferie annuali senza dover fare ulteriori calcoli. Il software definirà in automatico il rateo di maturazione e lo distribuirà sui mesi di lavoro.
  • Gestire la rilevazione delle presenze e la richiesta di ferie in modo semplice e veloce.
  • Controllare in ogni momento il valore esatto e aggiornato delle ferie residue di ogni dipendente.

Per scoprire tutti questi vantaggi nel dettaglio, consulta la pagina dedicata alla funzione di calcolo e gestione delle ferie.

 

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