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 Capitolo 9

Piano ferie aziendale

La gestione delle ferie dei dipendenti è un’attività molto impegnativa e delicata. Un piano ferie ti può aiutare a superare le difficoltà. Scopri come viene regolamentato dalla legge e con quali strumenti può essere creato.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Programmare le ferie dei dipendenti è fondamentale, perché ti aiuta a rispettare i termini stabiliti dalla legge ed evitare multe salate.
Per raggiungere questo scopo, stendi un piano ferie: è un strumento prezioso, che ti aiuta a tenere traccia delle ferie maturate, godute e ancora da godere.

Vediamo quindi nel dettaglio cosa prevede la legge in tema di pianificazione delle ferie. Scopriamo anche quali sono i migliori strumenti per stendere un piano ferie ordinato e ben strutturato.

 

Piano ferie: cosa dice la legge

Come abbiamo già visto esaminando la normativa sulle ferie dei dipendenti, secondo la legge italiana:

  • al lavoratore spettano minimo 4 settimane di ferie annuali;
  • di queste settimane, almeno 2 devono essere godute nell’anno stesso in cui sono state maturate. Se il lavoratore lo richiede, la loro fruizione deve essere continuativa;
  • le restanti due settimane possono essere consumate entro i 18 mesi dalla maturazione.

Ricordati sempre di controllare il CCNL (contratto collettivo nazionale di lavoro) riferito all’attività della tua azienda. Potrebbe infatti stabilire condizioni più favorevoli, come, ad esempio:

  • un aumento del periodo di ferie (mai una diminuzione),
  • una riduzione dei giorni da fruire in modo continuativo.

Se la tua attività non viene regolata da nessun contratto collettivo, ti basterà seguire le previsioni generali di legge.

 

Programmazione ferie: quali sono i compiti del datore di lavoro

La gestione del piano ferie aziendale è compito dell’imprenditore, a prescindere dall’esistenza o meno di un CCNL di riferimento. Quindi spetta a te organizzare le ferie di tutti i dipendenti. Dovrai stare attento a non rallentare le attività aziendali, ma anche fare il possibile per non scontentare i tuoi lavoratori.

I dipendenti devono godere del periodo minimo di ferie entro i termini previsti dalla legge o dal contratto collettivo. In caso contrario, ti ritroveresti a pagare multe anche molto salate.
È quindi fondamentale stabilire una programmazione delle ferie senza errori, né sviste. Per farlo, ti consigliamo di affidarti fin da subito a un buon sistema per la gestione delle ferie aziendali: ti aiuterà a tenere tutto sotto controllo.

 

 

Piano ferie su carta: quali sono i vantaggi e quali le insidie

Carta e penna è certamente uno dei supporti più diffusi per la gestione delle ferie.
Puoi utilizzarlo per creare una tabella, in cui indicare:

  • nella prima colonna: l’elenco dei tuoi dipendenti
  • nella prima riga: i giorni di ogni mese.

Fatto ciò, non ti rimane altro che inserire una X nella griglia, in corrispondenza dei giorni di ferie attribuiti a ciascun dipendente. 

Stai già pensando di utilizzare carta e penna per la creazione del piano ferie dei tuoi dipendenti? Bene, ma fai attenzione: anche se appare un approccio invitante, perchè semplice e alla portata di tutti, è anche quello con il più alto rischio di errori. La ragione è che dovrai fare manualmente tutti i calcoli delle ferie maturate, effettuate e non godute. Senza contare che, in caso di modifiche al piano ferie, ti ritroveresti con una griglia piena di cancellazioni e sovrascritture. Non certo il massimo per un’operazione delicata come la gestione del personale. 

 

Programmazione ferie con Excel: come funziona

Il classico metodo carta e penna è troppo antiquato per te? Vuoi trovare un sistema più affidabile per la creazione e gestione di un piano ferie, ma non sei ancora pronto a scegliere un software specifico? La soluzione per te è Microsoft Excel, un programma molto versatile e utile. Con le sue caratteristiche tabelle, riuscirai a creare un modello piano ferie dipendenti su misura per la tua azienda.

Il vantaggio principale sta nella possibilità di inserire formule che, una volta impostate, calcoleranno tutto in automatico. Potrai capire con precisione il numero di giorni di ferie maturati, goduti e residui di ogni tuo dipendente. Devi però stare molto attento ad inserire formule e regole: basta una piccola svista o un’imprecisione per falsare tutti i conti.

Se non hai dimestichezza con Excel, prova a fare una ricerca online: troverai molti esempi di modello piano ferie dipendenti. A quel punto scaricare il modello e compilare i campi già impostati con tutti i dati. Non è detto però che tu riesca a trovarti perfettamente bene con il modello scelto: ogni azienda è unica e così anche la sua gestione del piano ferie.

Altro vantaggio di questo tipo di strumento sta nella semplicità di condivisione con tutti i dipendenti. Un bene sì, ma non privo di insidie. Prova a pensarci: tante persone operano sullo stesso file. Potrebbe benissimo capitare che qualcuno di loro applichi inavvertitamente delle modifiche a cui è difficile rimediare. 

 

Software per la gestione del piano ferie: quale scegliere 

Il software specifico è sicuramente lo strumento più efficace e moderno per la programmazione ferie dei tuoi dipendenti.
In commercio puoi trovare tantissimi programmi per la gestione delle risorse umane. Hanno un costo e complessità variabile, in base alla struttura dell’azienda a cui sono destinati.

I principali aspetti positivi di questa soluzione stanno nella semplificazione della gestione delle ferie e nella riduzione drastica degli errori di calcolo. Tutti i dati sono solitamente consultabili online e condivisibili con il tuo consulente del lavoro in maniera molto semplice e rapida.

Se hai deciso di acquistare un software per la gestione del piano ferie, è importante che tu scelga quello più adatto alle tue necessità: sempre meglio evitare programmi che dispongono di un grande numero di funzioni, se sai che probabilmente non le userai. Oltre a spendere inutilmente cifre molto alte, rischieresti di ritrovarti con un programma troppo complesso che, invece di aiutarti, rallenterebbe il tuo lavoro.

Il nostro consiglio è di leggere con attenzione le funzionalità specifiche dei software per la gestione del personale, individuare quello che sembra più in linea con le tue esigenze e magari effettuare il periodo di prova gratuito, solitamente previsto per questi prodotti. In questo modo eviterai spese inutili e potrai valutare se effettivamente si tratta della soluzione che fa per te.

Dipendenti in Cloud è uno dei programmi dedicati alla gestione del personale. È uno strumento molto pratico e dall’interfaccia intuitiva, pensato per aziende di piccole e medie dimensioni. Potrai sfruttarlo per:

  • creare il tuo piano ferie aziendale
  • registrare i permessi
  • inserire e consultare i dati contrattuali dei tuoi dipendenti
  • archiviare le buste paga,
  • collaborare con il tuo consulente del lavoro.

Il sistema calcolerà tutto in automatico, facendoti risparmiare tempo e riducendo al minimo il rischio di errori.