Dipendenti in Cloud aderisce all’iniziativa Solidarietà Digitale, scopri di più!

 

Capitolo 1

Come programmare le ferie dei dipendenti

La pianificazione delle ferie è un compito davvero impegnativo. Scopri come gestire al meglio ogni passaggio, dalla stesura del piano ferie, fino alla comunicazione con i dipendenti. Eviterai confusione, tensioni e ferie di massa. 

Autore: Dipendenti in Cloud

test

Sei stanco di vedere i tuoi dipendenti che litigano per le ferie estive? E di rimanere a corto di personale nei momenti critici? O, ancora, di dover far smalitre le ferie tutte insieme a fine anno?

Quest’anno cambia rotta: comincia subito a programmare le ferie dei tuoi dipendenti. Noi, per riuscirci, seguiamo alcuni step, che ora ti presentiamo in forma di consigli.

 

Pianificazione delle ferie: da dove iniziare

Una buona programmazione delle ferie, prima che dai dipendenti, nasce dall’amministrazione.

1. Raccogli con largo anticipo le richieste di ferie

Qual è il momento migliore per chiedere ai tuoi dipendenti di programmare le loro ferie? Il prima possibile!

Una buona prassi è stabilire già nei primi mesi dell’anno un piano ferie completo e dettagliato. Stenderlo ti chiederà tempo all’inizio, ma tutti gli sforzi verranno ripagati da una gestione più efficiente nei mesi successivi.

Prepara un calendario, segna le date di chiusura aziendale e lascia che i dipendenti segnino le proprie richieste di ferie.

Scrivi anche un breve documento informativo, da accompagnare al calendario, dove specifichi, ad esempio:

  • i periodi in cui non è meglio non assentarsi,
  • i reparti (o le funzioni aziendali) che non possono essere lasciati scoperti,
  • la data entro cui presentare le richieste,

e in generale tutto ciò che può tornare utile ai dipendenti per programmare le loro ferie.

Vari strumenti possono aiutarti a stabilire il piano ferie della tua azienda. Il primo certamente è il calendario di carta. Sei sicuro però di riuscire a interpretare tutte le annotazioni dei tuoi dipendenti, anche le più incomprensibili? Potresti anche avere a che fare con tante correzioni, che aumentano la confusione.

La seconda soluzione è utilizzare i fogli di calcolo. Online trovi tantissimi modelli di piano ferie in Excel. Anche qui però non mancano i problemi: come fai, ad esempio, a verificare che un dipendente non chieda più ore di ferie di quante ne ha diritto?

Dipendenti in Cloud, grazie alla funzione "gestionale per ferie e permessi", ti renderà tutto più semplice e immediato:

  • il dipendente entra nel calendario condiviso. Decidi tu a quali dati dargli accesso: ad esempio, puoi fargli vedere solo le ferie del suo team o area produttiva, cioè quelle che lo riguardano più da vicino.
  • In pochi istanti inserisce la sua richiesta di ferie, tutto in totale autonomia.
  • Tu puoi controllare in qualsiasi momento la situazione di ogni reparto e di tutta l’azienda, così da non rimanere a corto di personale.
  • Ricevi la richiesta del dipendente, verifichi le sue ore residue e decidi se approvare.

2. Presenta un piano ferie estive e uno invernale

Pianificare i propri impegni nel lungo periodo può spaventare molte persone, anche i tuoi dipendenti. Prova a preparare un piano ferie per l’estate e uno per l’inverno, da presentare in due momenti diversi.

I tuoi dipendenti saranno più propensi a programmare le loro ferie e tu avrai un piano definito almeno a metà: è già un ottimo punto di partenza!

 

 

Approvazione ferie: come venire incontro a tutti (te compreso)

Una volta presentato il piano ferie, è giunto il momento di accogliere e approvare (oppure no) le richieste dei tuoi dipendenti. Come rimanere neutrali? Come ridurre il malcontento generato dalle tue scelte? E rispettare i vincoli imposti dalla legge? L’approvazione delle ferie è una fase molto delicata: vediamo insieme come affrontarla al meglio.

1. Preparati a gestire le richieste rapidamente

Ai tuoi dipendenti hai chiesto tempestività. Dai il buon esempio: cerca di approvare (o negare) le ferie in tempi brevi.

Dipendenti in Cloud ti aiuta ad essere più veloce: una notifica ti avverte di ogni nuova richiesta ferie. Così te ne potrai subito prendere carico e rispondere rapidamente!

2. Controlla sempre le ferie maturate

Il lavoratore ha maturato molte ferie? È un ottimo motivo per lasciarlo andare in vacanza. Non dovrà smaltire gli arretrati tutti insieme a fine anno. Ha invece un numero di ore non sufficiente per coprire l’assenza? Potrai concedergli le ferie anticipate, oppure negare la sua richiesta.

Dipendenti in Cloud ti dà una mano a gestire queste situazioni. Il software ferie restituisce per ogni dipendente bilancio delle ore residue sempre aggiornato. Così tu non dovrai più cercare il valore nelle buste paga o chiedere al tuo consulente: un bel risparmio di tempo!

3. Premia i dipendenti più volenterosi

Più dipendenti chiedono gli stessi giorni di ferie e tu non ti puoi permettere di accontentare tutti: cosa fare? Molte aziende accettano la richiesta che è pervenuta prima.

Noi ti suggeriamo un approccio diverso. Guarda sul calendario di Dipendenti in Cloud quali persone hanno affrontano turni pesanti, o lavorato durante le festività. Premiale concedendo loro le ferie nei periodi in cui più lo desiderano.

I lavoratori si sentiranno ricompensati per i loro sacrifici e si impegneranno ancora di più per la tua azienda: non male, vero?

4. Valuta il comportamento del dipendente

Sempre in ferie durante i ponti e i giorni più ambiti? Oppure il furbetto che si prende permessi in modo poco chiaro? Qualsiasi sia l’indole del tuo dipendente, la potrai verificare grazie al calendario presenze di Dipendenti in Cloud.

5. Persegui sempre la trasparenza

La trasparenza è un valore che premia sempre, anche nella gestione del personale. In caso di ferie negate, ricordati che sei tenuto a fornire una spiegazione delle motivazioni e un piano ferie alternativo.

Su Dipendenti in Cloud trovi per ogni richiesta di ferie uno spazio commenti dove puoi inserire le tue motivazioni: tutto rimane tracciato, a garanzia tua e del tuo dipendente.

6. Limita la revoca delle ferie già autorizzate

L’approvazione delle ferie dev’essere una scelta sempre oculata e mai sprovveduta.

Revoca le ferie solo per ragioni eccezionali, non previste né prevedibili e con un congruo preavviso. In caso contrario, il dipendente ti può costringere a risarcire le vacanze che aveva già prenotato: molte sentenze sono dalla sua parte.

 

Comunicazione delle ferie ai dipendenti: fondamentale per il successo

Cosa fa la differenza tra una pianificazione che funziona e una che fallisce? La comunicazione. Sì, perché otterrai reazioni diverse a seconda di come ti poni nei confronti dei tuoi dipendenti: vediamo come farlo nel migliore dei modi.

1. Promuovi la collaborazione e la solidarietà

Abbiamo detto che i dipendenti litigano per aggiudicarsi i periodi di ferie più popolari, giusto? Tu prova a smorzare le tensioni. Sprona i tuoi dipendenti a conciliare i loro impegni personali con quelli dei colleghi. Richiama l’attenzione verso quelle persone che hanno figli o persone in difficoltà di cui prendersi cura.

La competizione si trasformerà in collaborazione e l'inimicizia in solidarietà.

2. Invita alla responsabilità

Un dipendente responsabile è colui che richiede le ferie in modo onesto e guidato dal buon senso. A lui non servono regole e divieti: non rimarrà assente nei periodi di maggior produttività.

Non è un miraggio, ma una realtà che anche tu puoi raggiungere. Potresti iniziare con:

  • Offrire strumenti adatti al lavoro da svolgere
  • Concedere un certo grado di autonomia nel lavoro e nelle decisioni
  • Premiare i successi e rendere i fallimenti un’occasione di crescita
  • Coinvolgere tutti nelle scelte strategiche
  • Stabilire obiettivi condivisi

Il dipendente si sentirà più soddisfatto del suo lavoro e diventerà più fedele al suo impiego. Il suo senso di responsabilità nei confronti della tua impresa crescerà di conseguenza.