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 Capitolo 4

Come velocizzare la consegna delle buste paga

Consegnare le delle buste paga può richiedere davvero tanto tempo. Scopri come rendere tutto più efficiente nel pieno rispetto della privacy.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Quanto tempo impieghi di solito a consegnare le buste paga ai tuoi dipendenti? Ora moltiplica quella cifra per dodici mesi: sei rimasto di stucco, vero?

Già l’elaborazione dei prospetti paga richiede diverse ore, spesso a caro prezzo. Se in più ne rendi lenta la consegna, rischi di trovarti con un costo davvero esagerato. Come evitare tutto ciò? Ecco i nostri consigli.

 

Ricezione e assegnazione delle buste paga: l’efficienza comincia da qui

Inizia a ridurre gli sprechi di tempo fin da quando ricevi le buste paga in azienda.

1. Fai caricare le buste paga su una cartella condivisa

Chiedi sempre a chi elabora le tue paghe (commercialista, consulente del lavoro o specialista interno) di caricare i documenti all'interno di una cartella condivisa.

Potrai così controllare i dati, chiedere modifiche e approvare le buste paga definitive, tutto in un unico spazio virtuale. Eviterai la confusione e i rallentamenti spesso generati dalle email.

Dipendenti in Cloud è molto più di una cartella condivisa. È una piattaforma che ti permette di interagire sia con i tuoi dipendenti che con i consulenti esterni.

Il consulente del lavoro (ma anche il commercialista o addetto paghe) può:

  • accedere gratuitamente a Dipendenti in Cloud,
  • verificare le presenze e le ferie registrate dai tuoi dipendenti,
  • scaricare tutti i dati che gli servono, in totale autonomia,
  • caricare i cedolini nell’archivio online delle buste paga.

Una comodità a cui ben presto tutti vi abituerete!

2. Valuta un sistema di smistamento automatico

Le buste paga dei tuoi dipendenti tutte insieme in uno stesso file: quante volte ti è capitato di trovarti in questa situazione?

Immaginiamo come procedi di solito a questo punto:

  • dividi il documento originale in più file, uno per ogni dipendente,
  • identifichi la persona a cui si riferisce ogni busta paga,
  • dai il nome corretto a ogni file e lo inserisci in opportune cartelle.

Anche noi facevamo così: lo spreco di tempo era enorme! Dipendenti in Cloud esegue uno smistamento automatico delle buste paga: prende il file originario, lo divide e distribuisce ad ogni dipendente il suo cedolino. Più comodo di così!

 

Gli strumenti di consegna delle buste paga: quali scegliere

Ora che le buste paga sono elaborate, ricevute e assegnate, è giunto il momento della consegna ai dipendenti.

1. Abbandona la consegna a mano

Lo sappiamo: sei stato abiutato a consegnare le buste paga a mano. Prova per un momento a pensare a quante azioni devi compiere prima di portare a temrine il compito. La prassi da seguire, più o meno, è questa:

  • stampa le buste paga,
  • separa le buste paga e imbustale una a una (facendo molta attenzione a non sbagliarti),
  • copri i dati più sensibili (affinchè non si vedano dall'esterno della busta),
  • sigilla ogni busta (per garantire la riservatezza dei dati),
  • trova il momento opportuno per avviare la consegna,
  • chiama nel tuo ufficio ogni lavoratore e consegnagli la sua busta,
  • fai firmare al dipendente una copia per avvenuta ricevuta.

Se la tua azienda ha pochi dipendenti l'impegno richiesto è poco, ma quando il personale inizia ad aumentare ogni passaggio può costarti caro in termini di tempo. 

Cosa succede poi se uno o più lavoratori sono assenti proprio nel giorno in cui volevi consegnare le buste paga? Puoi decidere se:

  • consegnare le buste paga ai dipendenti presenti e aspettare il rientro di quelli assenti,
  • rinviare la distribuzione a quando tutti i lavoratori saranno in azienda.

Entrambe le soluzioni non fanno altro che rallentare il tuo operato.
La consegna a mano quindi, sebbene sia la più semplice, non è sicuramente la più efficiente. 

2. Evita l'utilizzo della PEC

Se hai deciso che è arrivato il momento di smettere di consegnare a mano le buste paga, puoi provare con la PEC (posta elettronica certificata). Con questo strumento, autorizzato dal Ministero del lavoro con l'interpello n. 13/2012, puoi distribuire i cedolini paga senza essere vincolato dalla presenza dei dipendenti. 

Addirittura, secondo l'interpello n. 8 del 2010 del Ministero del lavoro, puoi delegare il tuo Consulente del Lavoro che, tramite la sua PEC, può inviare le buste paga direttamente ai tuoi dipendenti, senza chiamarti in causa. 

La trovi una soluzione allettante? Prima di adottarla, sappi che l'invio tramite PEC richiede che non solo tu, ma anche i tuoi dipendenti siano dotati di un indirizzo di posta certificata. Presupponendo che pochi di loro ne avranno giù uno, dovresti  chiedere a tutti di aprire una casella PEC e fornire spiegazioni e risposte in caso di dubbi. 
L'invio tramite PEC quindi non è certamente l'opzione migliore per te, che desideri rendere più veloce la tua attuale consegna delle buste paga. 

3. Non farti tentare dall'invio buste paga via email

Sempre con l'interpello n.8 del 2010, il Ministero del lavoro autorizza l'invio delle buste paga anche tramite email non certificata. Comodo, vero? A differenza della PEC, i tuoi dipendenti già conoscono la classica posta elettronica e la utilizzano quotidianamente.

Attenzione, non farti trarre in inganno: le email velocizzano molte operazioni aziendali, ma non la consegna delle buste paga. Infatti, ti ritrovi a dover: 

  • creare una nuova email,
  • allegare il cedolino corretto,
  • spedire il messaggio.

Ripeti questa procedura per ogni dipendente della tua azienda: il tempo richiesto è davvero tanto.
L’alternativa è l’invio di un’unica email con i prospetti paga di tutti i lavoratori: una palese violazione della privacy che probabilmente pagheresti a caro prezzo.
Ancora una volta, non siamo di fronte allo strumento più veloce per distribuire le buste paga. 

4. Adotta la consegna di buste paga tramite sito web

Con l’interpello n. 13 del 2012, il Ministero del Lavoro ha autorizzato anche la consegna delle buste paga tramite caricamento sul sito web aziendale, purchè dotato di un'area riservata, a cui il lavoratore può accedere tramite username e passowrd. 

I vantaggi di questa soluzione sono molti:

  • tu carichi le buste paga in modo veloce: ti basta un clic,
  • il lavoratore scarica il suo cedolino dovunque si trovi, anche da casa,
  • il rispetto della privacy è garantito,
  • puoi dimostrare l'avvenuta consegna tramite la semplice attestazione di caricamento.

C'è solo una nota dolente: i costi. Far realizzare e mantenere un'area riservata all'interno del proprio sito web aziendale può rivelarsi davvero oneroso. 
Per fortuna c'è Dipendenti in Cloud: con pochi euro al mese avrai tra le mani uno strumento efficiente non solo per la consegna online delle buste paga, ma anche per la gestione completa dei tuoi dipendenti. 
Ferie, presenze, assenze, note spese e comunicazioni con il consulente del lavoro diventeranno semplice e veloci: l'investimento iniziale verrà presto ripagato dal risparmio di tempo.
Il caricamento delle buste paga all'interno di Dipendenti in Cloud assolve agli obblighi di legge.

 

Recupero e nuova consegna delle buste paga: da non sottovalutare

Finalmente tutti i dipendenti hanno ricevuto la propria busta paga mensile: sembra tutto finito, ma non è così. Potresti dover recuperare le vecchie buste paga, anche risalenti a diversi anni prima, e consegnarle di nuovo. 
I motivi potrebbero essere due:

  • È in corso una visita ispettiva del lavoro e gli incaricati ti chiedono di dimostrare l'emissione e la distibuzione dei cedolini 
  • Un dipendente ti richiede una copia della busta paga, perchè l'ha smarrita e gli serve per determinate pratiche burocratiche

Ecco dunque un paio di consigli per velocizzare le tue operazioni anche in queste occasioni. 

1. Non perdere più tempo a cercare tra gli archivi

Per poter ritrovare velocemente le buste paga richieste, serve che l'archiviazione sia impeccabile.
Conservazione cartacea o digitale, poco importa: devi aver ordinato tutti i cedolini, per nome e data. 
Basta un minimo errore umano per mettere a repentaglio tutta l'organizzazione. 

Con Dipendenti in Cloud puoi trovare in pochi secondi qualsiasi busta paga: ti basta cercare il nome del dipendente e utilizzare i comodi filtri.

2. Fai recuperare al dipendente le proprie buste paga in autonomia

Ogni volta che un dipendente non trova più una busta paga, la deve chiedere a te. Tu a tua volta la devi cercare e inviare al richiedente.
Come interrompere questo circolo vizioso? Con Dipendenti in Cloud: il lavoratore può accedere al suo profilo personale e scaricare la busta paga che gli serve immediatamente e senza doversi rivolgere a te.