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 Capitolo 4

Come velocizzare la consegna delle buste paga

Consegnare le delle buste paga può richiedere davvero tanto tempo. Scopri come rendere tutto più efficiente nel pieno rispetto della privacy.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Quanto tempo impieghi di solito a consegnare le buste paga ai tuoi dipendenti? Ora moltiplica quella cifra per dodici mesi: sei rimasto di stucco, vero?

Già l’elaborazione dei prospetti paga richiede diverse ore, spesso a caro prezzo. Se in più ne rendi lenta la consegna, rischi di trovarti con un costo davvero esagerato. Come evitare tutto ciò? Ecco i nostri consigli.

 

Ricezione e assegnazione delle buste paga: l’efficienza comincia da qui

Inizia a ridurre gli sprechi di tempo fin da quando ricevi le buste paga in azienda.

1. Fai caricare le buste paga su una cartella condivisa

Chiedi sempre a chi elabora le tue paghe (commercialista, consulente del lavoro o specialista interno) di caricare i documenti all'interno di una cartella condivisa.

Potrai così controllare i dati, chiedere modifiche e approvare le buste paga definitive, tutto in un unico spazio virtuale. Eviterai la confusione e i rallentamenti spesso generati dalle email.

Dipendenti in Cloud è molto più di una cartella condivisa. È una piattaforma che ti permette di interagire sia con i tuoi dipendenti che con i consulenti esterni.

Il consulente del lavoro (ma anche al commercialista o addetto paghe) può:

  • accedere gratuitamente a Dipendenti in Cloud,
  • verificare le presenze e le ferie registrate dai tuoi dipendenti,
  • scaricare tutti i dati che gli servono, in totale autonomia,
  • caricare i cedolini nell’archivio online delle buste paga.

Una comodità a cui ben presto tutti vi abituerete!

2. Valuta un sistema di smistamento automatico

Le buste paga dei tuoi dipendenti tutte insieme in uno stesso file: quante volte ti è capitato di trovarti in questa situazione?

Immaginiamo come procedi di solito a questo punto:

  • dividi il documento originale in più file, uno per ogni dipendente.
  • identifichi la persona a cui si riferisce ogni busta paga.
  • dai il nome corretto a ogni file e lo inserisci in opportune cartelle.

Anche noi facevamo così: lo spreco di tempo era enorme! Dipendenti in Cloud esegue uno smistamento automatico delle buste paga: prende il file originario, lo divide e distribuisce ad ogni dipendente il suo cedolino. Più comodo di così!

 

Gli strumenti di consegna delle buste paga: quali scegliere

Ora che le buste paga sono elaborate, ricevute e assegnate, è giunto il momento della consegna ai dipendenti.

1.L’invio delle buste paga via email? È troppo lento!

Le email rendono più semplici e veloci molte attività aziendali, ma non la consegna delle buste paga. Devi creare una nuova mail, allegare il cedolino corretto e spedirlo. Rifai questa procedura per ogni dipendente della tua azienda: quanto tempo ti porta via?

L’alternativa è l’invio di un’unica email con i prospetti paga di tutti i dipendenti: una palese violazione della privacy che probabilmente pagheresti a caro prezzo.

2. Qualsiasi strumento tu scelga, mantieni la privacy

La privacy è imprescindibile: la buste paga dei dipendenti, oltre alla retribuzione, contengono anche diversi dati sensibili. Stai quindi attento a non lasciarle incustodite sulla scrivania o nella stampante.

Con Dipendenti in Cloud invii tutte le buste paga in un click e nel pieno rispetto della privacy. Ogni dipendente può vedere nel suo profilo personale solo i suoi documenti e quelli di nessun altro.

 

Dipendenti assenti e recupero delle buste paga: ci avevi mai pensato?

Ecco come rimediare a due situazioni che possono rallentare la consegna delle buste paga.

1. Non aspettare che il dipendente rientri in ufficio

Non sempre tutto il personale è presente al momento della consegna delle buste paga. Qualcuno potrebbe essere impegnato in trasferta, operante in una sede distaccata o, ancora, assente perché in ferie o in permesso.

Cosa fare in questi casi? Distribuire i cedolini ai dipendenti presenti e aspettare che gli altri rientrino? Niente affatto, ti richiederebbe il doppio del tempo. Con un sistema di consegna online di buste paga, come Dipendenti in Cloud, non sarai più vincolato dalla presenza delle persone.

2. Non perdere più tempo a cercare tra gli archivi

Un dipendente potrebbe chiederti la copia di una busta paga in un secondo momento, anche molto tempo dopo la consegna. Potrebbe averla smarrita, oppure averne bisogno per delle pratiche burocratiche.

Come ti comporteresti in questo caso? Molto probabilmente andresti a cercare il cedolino negli archivi, impiegando magari ore prime di trovarlo.

Con Dipendenti in Cloud puoi dimenticare questi sprechi di tempo. Il lavoratore infatti può accedere e recuperare in totale autonomia tutte le sue buste paga.