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 Capitolo 3

Come gestire le spese di trasferta

Le trasferte dei dipendenti possono diventare un peso per i conti dell'azienda. Anticipare e controllare le spese ti aiuterà a contenere i costi: ecco come fare.

Autore: Dipendenti in Cloud

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I tuoi dipendenti possono andare in trasferta per tanti motivi: un corso, un incontro di business o un lavoro fuori sede.

Non deve essere necessariamente un viaggio aziendale di parecchi giorni, in Italia o all’estero: una trasferta è qualsiasi attività lavorativa svolta al di fuori del Comune in cui ha sede l’azienda (purchè questa sia identificabile).

Quindi ti consigliamo di iniziare a gestire le spese di trasferta, prima chie inizino a pesare sui conti dell'azienda. Ti stai preoccupando? Non agitarti: al termine di questo capitolo capirai come procedere.

 

Prima della trasferta: anticipa le spese

Puoi contenere le spese di trasferta ancor prima che il viaggio inizi. Come? Con una buona pianificazione.

1. Prenota subito vitto e alloggio

Molte strutture ricettive offrono sconti per chi prenota in anticipo e riservano prezzi agevolati per le comitive. Prima decidi, più puoi risparmiare sulle spese per vitto e alloggio.

Scegli con attenzione la tipologia di alloggio e le opzioni di soggiorno. Ad esempio, non ti conviene prenotare una pensione completa se sai già che i tuoi dipendenti non riusciranno ad arrivare in hotel in tempo per il pranzo.

2. Stabilisci regole chiare (travel policy)

Prevenire è meglio che curare. Prima della partenza, ricordati di specificare:

  • come intendi gestire il rimborso chilometrico: con il numero massimo di chilometri che sei disposto a rimborsare ogni giorno.
  • Quali sono le spese consentite e i tetti massimi per le spese di vitto, alloggio e simili.
  • Entro quanto vuoi ricevere gli scontrini e le fatture, così da agevolare la tua gestione delle note spese

Raccogli tutte le indicazioni in un documento (che in termini tecnici si chiama travel policy) e presentalo ai tuoi dipendenti.

Puoi condividere la travel policy anche all’interno di Dipendenti in Cloud:

  • entra nei profili delle persone che andranno in trasferta
  • carica il file all’interno della sezione documenti.

Ogni dipendente potrà leggere le tue prescrizioni in qualsiasi momento del viaggio aziendale: gli basterà entrare nell’app e aprire il file. Così non avrà più dubbi su come comportarsi!

 

Durante il viaggio: controlla le spese

Ci siamo: i dipendenti sono in trasferta, mentre tu sei rimasto in azienda. Non temere, però: con Dipendenti in Cloud puoi controllare in ogni momento tutte le spese, anche a distanza.

1. Ricevi in tempo reale le note spese

Chiedi ai tuoi dipendenti di inserire le spese aziendali immediatamente. Trasmetti loro queste semplici indicazioni:

  • Apri l’app di Dipendenti in Cloud ed entra nella sezione “Spese”.
  • Crea la spesa in pochi istanti. Basta inserire: data, categoria di spesa, costo totale e costo rimborsabile, cioè quello per cui chiedi il rimborso. Se vuoi, puoi aggiungere anche una breve descrizione.
  • Scatta la foto dello scontrino o della fattura e il gioco è fatto.

Per rendere la compilazione ancora più semplice, abbiamo inserito nel software un elenco con le categorie di spesa più comuni:

  • alloggio,
  • biglietto di bus/treno o aereo,
  • carburante,
  • noleggio auto,
  • parcheggio e pedaggio,
  • pasti,
  • taxi,
  • telefono e connettività.

Così i dipendenti dovranno solo scegliere la più corrispondente alla loro situazione, senza dover scrivere altro: tante incomprensioni spariranno!

2. Preparati a intervenire in caso di anomalie

Non appena una persona crea una nuova spesa su Dipendenti in Cloud, tu vieni immediatamente avvertito da una notifica. Puoi verificare tutti i dati, gestire il ciclo di approvazione delle note spese e decidere se approvare il rimborso.

Saprai sempre quanto stanno spendendo i tuoi dipendenti e potrai vedere in ogni momento il costo totale della trasferta. Così, se qualcosa non ti torna, potrai chiedere subito spiegazioni e mantenere la situazione sotto controllo.

 

Dopo la trasferta: fai verifiche e confronti

Una volta che i dipendenti sono rientrati, potrai verificare con calma i costi della trasferta.

Con Dipendenti in Cloud puoi confrontare in modo immediato le note spese di ogni tuo dipendente. Potrai rilevare gli sprechi maggiori e migliorare la gestione delle trasferte successive.