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 Capitolo 5

Come comunicare meglio con i tuoi dipendenti

Per instaurare una buona comunicazione bisogna scegliere le occasioni, i messaggi, gli strumenti e le tecniche più adatte. Ti sembra complesso? In questo capitolo ti spieghiamo tutto in modo semplice.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Sei interessato al tema della comunicazione con i dipendenti, ma pensi sia una prerogativa solo delle grandi aziende? Oppure che sia utile soltanto nei momenti più critici? Non è così: costruire un dialogo positivo e continuativo migliora l’umore e la motivazione del personale e, di conseguenza, anche l’efficienza e la produttività. Questo vale in tutte le aziende, anche in quelle più piccole, ne siamo sicuri.

Ti abbiamo convinto? Bene, allora scopri in questo articolo come gettare le basi di una buona comunicazione, farla crescere sana e raccoglierne i frutti.

 

Comunicazione con i dipendenti: quando è importante

La comunicazione interna ti può aiutare a gestire molte più occasioni di quante puoi immaginare.

1. Comunica i cambiamenti aziendali: trasferimento e non solo

La tua azienda sta affrontando una trasformazione? Può trattarsi di un trasferimento, di una riorganizzazione o di una novità normativa. Qualsiasi sia la situazione, comunicala sempre ai tuoi dipendenti.

Online trovi diversi fac simile di comunicazione per trasferimento e fusione. “Copiare” però non è la soluzione più adatta: meglio trasmettere messaggi precisi e completi. Specifica quali sono i cambiamenti in atto e quali le prospettive future: i dipendenti te ne saranno grati.

Mostrati poi disponibile a rispondere a tutte le domande: anche questo verrà apprezzato.

2. Coinvolgi i tuoi dipendenti in attività e decisioni strategiche

Superato il momento della trasformazione, è importante mantenere viva la comunicazione interna.

Informa il personale degli obiettivi aziendali, sulle attività in atto e sulle decisioni più importanti.

Non limitarti a una comunicazione top-down (dall’alto al basso), ma raccogli le idee dei tuoi dipendenti. Tu ti arricchirai di diversi punti di vista e loro si sentiranno più coinvolti. E, si sa, persone che hanno a cuore il futuro della loro azienda tendono ad essere più produttive.

 

Condivisione dei documenti fondamentali: alla base di una buona comunicazione

Adesso che abbiamo chiarito “quando” comunicare con i dipendenti, vediamo cosa trasmettere loro: iniziamo dai documenti più importanti.

1.Rendi il contratto sempre accessibile al dipendente

Il contratto riporta le informazioni fondamentali sul rapporto di lavoro, come l’inquadramento, la retribuzione, gli orari di lavoro e la maturazione delle ferie.

Tu o il tuo dipendente potreste aver bisogno di consultarlo in ogni momento, anche dopo mesi o anni dalla firma. Prima però dovete trovarlo. Ecco così che iniziate a cercarlo negli archivi, oppure tra le cartelle sul PC: quanto tempo sprecato!

Un’alternativa c’è: salvare una copia del contratto su Dipendenti in Cloud. È molto facile:

Rimarrà sempre a vostra disposizione e accessibile con pochi click: comodo, vero?

2. Lascia a disposizione il regolamento aziendale

Anche il regolamento aziendale condivide la stessa sorte del contratto: viene presentato al momento dell’assunzione, firmato e archiviato.

Capita però che sorgano dei dubbi su alcune norme, ad esempio su quelle che prescrivono l’obbligo della divisa aziendale. Come ti comporti in questi casi? Ricevi la domanda del dipendente, consulti i documenti e fornisci la risposta? Oppure affiggi una copia del regolamento sulla bacheca aziendale, con il rischio che venga smarrita o sgualcita? C’è una via molto più rapida per risolvere questo problema: Dipendenti In Cloud. All’interno dell’anagrafica del dipendente, nella sezione dedicata ai documenti, puoi caricare il regolamento aziendale. Così ogni collaboratore potrà consultarlo in totale autonomia, senza che tu debba intervenire ogni volta.

 

Strumenti di comunicazione interna: quali scegliere

L’occasione è quella giusta, i documenti sono pronti: ora non ti rimane altro che raggiungere i tuoi dipendenti.

1. Assicurati che il messaggio arrivi a tutti

Non ami le formalità, ma preferisci essere schietto e parlare direttamente con le persone? Attenzione, le parole spesso sono effimere. Se vuoi che nulla venga dimenticato, scrivi una mail riassuntiva del colloquio: tutto rimarrà nero su bianco.

Se per comunicare con tutti i dipendenti ti affidi alle classiche bacheche aziendali (o ai più moderni post-it), sappi che potresti mancare il bersaglio. I dipendenti più sbadati, assenti o fuori sede potrebbero non vedere i tuoi messaggi. Meglio scegliere strumenti di comunicazione che superano le distanze e rimangono sempre accessibili.

2. Non utilizzare solo la mail: valuta anche altri strumenti tecnologici

Le email sono sicuramente un ottimo strumento per comunicare a distanza con i tuoi dipendenti. Quanti di loro però hanno sempre aperta la casella di posta e sono pronti a rispondere a ogni tuo messaggio? Probabilmente pochi.

Per avere più successo, utilizza i servizi di messaggistica istantanea. Slack e Microsoft Team, ad esempio, sono professionali e alla portata di tutti.

 

Tecniche di comunicazione: come rendere i tuoi messaggi più comprensibili ed efficaci

Nonostante gli sforzi che hai dedicato alla comunicazione interna alla tua azienda, i risultati non ti soddisfano? I dipendenti si mostrano ancora poco motivati e per niente partecipi alla vita dell’azienda? Prova ad applicare alle tue comunicazioni questi accorgimenti: la situazione cambierà.

1. Comunica le tue decisioni in modo chiaro, trasparente e motivato

Cosa trasmetti ai tuoi dipendenti? Circolari interne striminzite e disposizioni essenziali, oppure discorsi più articolati?

Cerca sempre di spiegare e motivare le tue decisioni. Senza entrare troppo nel dettaglio, ma rimanendo sempre chiaro ed esaustivo. I dipendenti comprenderanno meglio la situazione e saranno più propensi ad accettarla.

Sappiamo che l’operazione è molto delicata, per questo ti veniamo incontro con Dipendenti In Cloud. Come già visto nel capitolo sulla pianificazione delle ferie, ogni giustificativo contiene uno spazio “commenti”: lì puoi inserire il motivo per cui hai approvato o negato una richiesta.

2. Evita le comunicazioni inutili, ripetitive e frustranti

Chiedere e dire sempre le stesse informazioni è frustrante per tutti. Le più ripetute probabilmente riguardano il residuo ferie e le presenze o assenze del personale.

Con Dipendenti in Cloud ti liberi di questo peso. Il nostro non è solo un efficace strumento di comunicazione, ma un vero e proprio gestionale per i dipendenti. Sia tu che i dipendenti potete consultare i conteggi esatti e automatici delle ferie maturate e il calendario presenze, di un singolo team o di tutta l’azienda.

3. Parla con un linguaggio informale e un atteggiamento cordiale

Il “lei” e le altre espressioni di cortesia mettono a disagio il dipendente, che ben presto si sentirà estraneo all’azienda. Addio coinvolgimento e motivazione!

Anche rimarcare la tua superiorità nei confronti del personale ha effetti più negativi che positivi. Tutti sanno chi è il capo e non c’è di certo bisogno di ribadirlo con un tono arrogante e un atteggiamento aggressivo.

Comunicazioni più informali e amichevoli contribuiranno al benessere dell’azienda e renderanno la tua figura meno burbera.