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 Capitolo 2

Come calcolare il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico ai dipendenti è un tema spinoso anche per la tua azienda? Non solo le lunghe trasferte, ma anche i brevi spostamenti ti mettono in difficoltà? Scopri come semplificare il calcolo delle distanze chilometriche e del rimborso spese.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Ecco, ci risiamo: un dipendente ti ha chiesto un rimborso spese chilometrico. Ha tutto il diritto di farlo, perché ha utilizzato la sua auto per andare in trasferta, oppure per:

  • partecipare a corsi di aggiornamento in sedi esterne
  • far visita ai clienti
  • recarsi dai fornitori

Tutti gli spostamenti che i dipendenti fanno per conto dell’azienda con i propri mezzi privati possono diventare oggetto di nota spesa e quindi di rimborso.

Sappiamo cosa fai di solito a questo punto: prendi la calcolatrice, apri un file Excel, cerchi le tabelle ACI e inizi i calcoli, con il rischio di sbagliare persino questa volta. Anche noi, prima di iniziare a gestire il personale tramite Dipendenti in Cloud, facevano così.

Da oggi però puoi rendere il calcolo del rimborso chilometrico molto più facile e veloce: segui i nostri tre consigli.

 

1. Semplifica la richiesta di rimborso da parte del dipendente

Per chiedere il rimborso chilometrico, il dipendente deve indicare, tante informazioni: le distanze chilometriche, il modello del veicolo, la cilindrata e l’alimentazione.

Con tutti questi dati da inserire, è facile che si sbagli. Potrebbe accorgersi subito dell’errore, oppure in un secondo momento, quando tu hai già fatto il calcolo del rimborso, costringendoti a rifarlo.

Grazie a Dipendenti in Cloud, eviterai gli errori e i calcoli ripetuti. Nella sezione “spese e viaggi”, infatti:

  • il dipendente può fare richiesta di rimborso chilometrico direttamente dall’app e mentre si trova in viaggio. Sarà più facile per lui riportare i dati corretti.
  • Le informazioni del veicolo (marca, modello, targa e costo chilometrico) devono essere inserite solo la prima volta, poi vengono memorizzate per le occasioni successive.
  • Ad ogni nuovo viaggio, il dipendente dovrà inserire solo un dato: la distanza chilometrica. Facile, vero?

 

2. Calcola le distanze chilometriche con precisione e senza divergenze

Il dipendente ti ha presentato la sua richiesta di rimborso chilometrico e tu ora la stai esaminando.

Sembra che abbia fatto tutto per bene, ma c’è un dato che non ti torna: la distanza chilometrica: come mai? Può essere per vari motivi:

  • tu hai visto le distanze chilometriche Aci, che sia riferiscono al centro città e non a posizioni precise.
  • Il dipendente ha utilizzato un calcolatore di distanza chilometrica diverso dal tuo, che si basa su parametri differenti.
  • Per qualche inconveniente, come un incidente o un rallentamento, lui ha dovuto deviare e allungare il percorso.

Per evitare queste divergenze, abbiamo inserito all’interno di Dipendenti In Cloud un calcolatore di distanza. Così tu e i tuoi dipendenti avrete un riferimento unico.

Il percorso è stato più lungo del previsto? Nessun problema: nel nostro software è possibile inserire i chilometri manualmente e aggiungere una motivazione nel campo “descrizione”.

 

3. Aggiungi il costo chilometrico alle altre spese di trasferta

Oltre al costo chilometrico, il dipendente può affrontare molte altre spese durante il suo viaggio aziendale. I calcoli da fare e i fogli (o file) da archiviare si moltiplicano e diventano difficili da gestire.

Dipendenti in Cloud ti offre in un’unica piattaforma tante funzioni per gestire le note spese.

I vantaggi sono evidenti:

  • il dipendente inserisce il rimborso chilometrico insieme alle altre spese di trasferta,
  • tu trovi tutto salvato in modo ordinato e raggruppato per viaggio,
  • entrambi potete controllare in tempo reale il costo totale della trasferta.