Capitolo 3.2

App di timbratura: come funziona e quali sono i vantaggi

Tramite apposite applicazioni, i dipendenti possono timbrare dal loro cellulare (smartphone) e tablet. Come funzionano? Quali sono i benefici per le aziende che decidono di utilizzarle? Scopriamolo insieme.

Autore: Dipendenti in Cloud
 

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Le applicazioni mobile (App) hanno rivoluzionato il nostro modo di fruire della tecnologia. Sono comode, perché si possono utilizzare ovunque, basta avere uno smartphone o tablet, e sono più essenziali e veloci dei software per PC.

Esistono App per fare qualsiasi cosa, anche per timbrare. Vediamo come funziona la timbratura tramite App e quali vantaggi possono portare alle aziende che decidono di adottarla.

 

Come funziona un’App di timbratura presenze

Ecco i quattro principi che regolano la timbratura tramite App.

1. Installazione su smartphone e tablet

Per timbrare, i dipendenti dovranno installare l’applicazione sul loro smartphone o tablet. L'idea di scaricare un'App di lavoro su un dispositivo personale potrebbe suscitare la perplessità di alcuni lavoratori; per superarla, è importante spiegare quali saranno i benefici e ribadire il pieno rispetto della privacy che queste applicazioni garantiscono.

Inoltre, è fondamentale che l’applicazione sia presente sui principali store e compatibile anche con i dispositivi meno recenti, così da avere la sicurezza che tutti i dipendenti possano scaricarla.

L’App di timbratura di Dipendenti in Cloud, ad esempio, è disponibile per Android, iOS e Huwaei e compatibile con la gran parte degli smartphone e tablet, anche i meno recenti.

2. Timbratura con un semplice gesto

Per timbrare tramite App, spesso è sufficiente aprirla e fare “tap” su un bottone.

3. Orario e localizzazione

L’App registra l’orario in cui il dipendente timbra la presenza. Questo dato viene ricavato dai server su cui è archiviata l’applicazione, così che risulti impossibile da “manomettere”.

Inoltre può anche rilevare la localizzazione GPS del dispositivo da cui viene eseguita la timbratura. La raccolta di quest’ultimo dato in molte App è facoltativa: l’azienda può attivarla o disattivarla in base alle sue esigenze.

4. Trasmissione dei dati

Registrato l’orario (ed eventualmente la localizzazione), l’App invia i dati all’azienda. L’amministratore, tramite un apposito account, può accedere all’applicativo (spesso un software web per la rilevazione presenze), per consultare le timbrature di tutti i dipendenti e apporre eventuali modifiche e correzioni.

 

I vantaggi di timbrare tramite App

Vedendo come funziona un’App per timbratura, già abbiamo intuito quali sono benefici porta. Analizziamoli nel dettaglio.

1. Addio costosi marcatempo

Non dovrai acquistare i marcatempo, che molte volte richiedono ulteriori spese per la manutenzione ed eventuali riparazioni.
Le App di solito costano meno dei marcatempo e a includono nell’abbonamento la risoluzione di eventuali problemi.

In più, spesso mantengono i dati salvati in Cloud, liberandoti dal pensiero di archiviare i cartellini e dalla preoccupazione di romperli o perderli.

2. Un sistema più semplice per tutti

Le App tendono ad essere più semplici dei software per desktop, perchè sono dotate di funzioni essenziali e adatte all’utilizzo da mobile, che per sua natura è “immediato”.

Inoltre risultano “alla portata” di molti dipendenti, che sono già abituati a installare e utilizzare applicazioni sul proprio smartphone.

3. Timbratura agevole per i dipendenti fuori sede

Le App sono installate su un smartphone e tablet, dispositivi che i dipendenti tendono a portare sempre con loro. Ciò permette di superare due limiti dei tradizionali sistemi di timbratura:

  • La necessità di recarsi in sede: perché si può timbrare da qualsiasi luogo, ad esempio mentre ci si trova dal cliente, oppure in cantiere.
  • La possibilità di essere smarriti o dimenticati: svantaggio che caratterizza soprattutto i badge e la timbratice mobile.

4. Funzionalità aggiuntive

Le App di questo tipo, oltre a permettere di timbrare, spesso offrono anche altre funzionalità, che aiutano l’azienda a rimanere in contatto con i dipendenti.

Ad esempio, l’App di Dipendenti in Cloud consente al dipendente di:

  • richiedere ferie e permessi,
  • ricevere e consultare le buste paga,
  • ricevere e leggere le comunicazioni aziendali,
  • inserire note spese.

Inoltre, offre anche funzionalità dedicate agli amministratori, che possono:

  • verificare chi è presente in azienda in un determinato giorno,
  • ricevere e approvare richieste di ferie e permessi,
  • visualizzare e accettare le note spese,

in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

Abbiamo visto che, il più delle volte, le App per timbrare sono collegate a un software, a cui inviano i dati, poi consultabili dall’amministratore. Nel prossimo capitolo vedremo come questi software semplificano la vita delle aziende nella rilevazione delle presenze.

 

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