Rilevazione presenze nei cantieri: 5 difficoltà e come superarle

I tuoi dipendenti lavorano in cantiere: come rilevare le loro presenze? Fondamentale è registrare l’orario di lavoro, per elaborare il calendario presenze da inserire in busta paga a fine mese. Molto utile è anche la geolocalizzazione, per verificare che i lavoratori si trovino nel luogo in cui sono attesi.

Non è sempre facile ottenere questi dati. Di seguito affronteremo 5 difficoltà che puoi incontrare e come superarle. Si possono riscontrare anche in altre attività fuori sede, quindi la lettura di questo capitolo ti tornerà utile anche se i dipendenti operano a domicilio, oppure presso il cliente.

 

Le difficoltà nella rilevazione delle presenze nei cantieri

Per via della natura del lavoro in cantiere, la rilevazione delle presenze può rivelarsi insidiosa per alcuni motivi.

1. Si è distanti dalla sede aziendale

I cartellini e i badge, per essere timbrati, devono essere avvicinati a un marcatempo, che di solito si trova nella sede dell’azienda. Il cantiere, però, può trovarsi anche a molti chilometri di distanza.

Questo costringe i dipendenti a muoversi dal cantiere, per recarsi in sede almeno un paio di volte al giorno, così da timbrare l’entrata e l’uscita. Il tempo del viaggio di andata e di ritorno va a ridurre quello di lavoro effettivo, oppure diventa un “extra” nella giornata lavorativa.

2. Installare i terminali fissi è scomodo

Per superare la difficoltà del punto precedente, potresti installare il marcatempo direttamente in cantiere.
Tuttavia, dispositivi di questo:

• non sono sempre facili da trasportare,
• possono aver bisogno di un’alimentazione elettrica costante,
• possono richiedere una connessione a internet tramite Ethernet o Wi-Fi.

3. Le timbratrici mobili si possono smarrire, dimenticare o danneggiare

Le timbratrici mobili nascono con l’obiettivo di semplificare la rilevazione delle presenze quando il lavoro si svolge in mobilità, quindi anche in cantiere.

Sono dispositivi di piccole dimensioni che, avvicinato il badge, registrano l’orario (e alcune volte la localizzazione GPS) e inviano i dati all’amministratore in sede, che li può vedere accedendo a un apposito software.

Sembra la soluzione ideale, ma cosa succede se la timbratrice viene dimenticata da qualche parte, in sede oppure sui mezzi aziendali? L’amministrazione otterrà fogli presenze “lacunosi”, mancanti di alcune timbrature. Inoltre, questi dispositivi possono essere rotti o smarriti.

4. I fogli di carta sono confusionari

Se i marcatempo, fissi o portatili, possono creare problemi, perché non registrare le presenze su fogli presenze di carta? Potresti chiedere al dipendente di compilare una tabella con gli orari, da consegnare all’azienda a fine mese.

Sarebbe certamente una soluzione economica, ma non sempre conveniente. Infatti, ti ritroveresti con tanti dati scritti a mano (quindi non sempre perfettamente comprensibili), da archiviare e condividere con il Consulente del Lavoro o il professionista che elabora le buste paga.

5. Verificare la posizione dei dipendenti è complicato

Immaginiamo che tu abbia bisogno di capire dove hanno lavorato i tuoi dipendenti in un determinato giorno, per i dovuti controlli. Utilizzando i fogli di carta o in Excel, è impossibile sapere il luogo da cui il dipendente ha registrato la sua presenza. A questo punto, dovrai contattare direttamente il lavoratore e chiederglielo, oppure rivolgerti al capo cantiere.

 

Come un’App di timbratura ti semplifica la vita

Se anche tu stai riscontrando le difficoltà che abbiamo elencato nel paragrafo precedente, potresti superarle con l’aiuto di un’App di timbratura: vediamo perché.

• I dipendenti installano l’App sul loro smartphone e timbrano da lì

L’App permette di timbrare dal cellulare (smartphone) e tablet in modo semplice, immediato e da qualsiasi luogo. Non dovrai più acquistare marcatempo, timbratrici portatili, badge e cartellini.

Affinché tutti i dipendenti possano utilizzarla, è fondamentale che l’applicazione sia compatibile con i sistemi operativi più diffusi e con un alto numero di dispositivi, smartphone o tablet che siano. L’App per timbratura di Dipendenti in Cloud, ad esempio, è disponibile per iOS, Android e Huawri Store, Google Play e AppGallery; inoltre, è utilizzabile anche sugli smartphone e tablet meno recenti.

• Tu ricevi le timbrature e le consulti

L’App invia i dati raccolti al tuo account di amministratore, dove puoi controllare le timbrature di tutti i dipendenti.

• Puoi rilevare anche la localizzazione GPS

Oltre all’orario di lavoro, le App possono anche rilevare la posizione da cui il dipendente timbra. Tramite apposite impostazioni, garantiscono il rispetto della privacy. Ad esempio, con Dipendenti in Cloud registrazione viene eseguita solo al momento della timbratura.

• Puoi verificare la presenza e la posizione della timbratura

All’interno dell’account amministratore, le presenze dei dipendenti vengono memorizzate e restituite in modo ordinato. Selezionando la persona di tuo interesse, puoi vedere una panoramica delle sue presenze organizzate per settimana o mese e il dettaglio di orari e posizione delle timbrature di un determinato giorno.

Eccoci alla fine della nostra guida sulla rilevazione presenze. Per riprendere i vari argomenti che abbiamo affrontato, vai all’introduzione della guida, oppure scegli il tuo capitolo dall’elenco qui sotto.