Capitolo 4

Software di rilevazione presenze: perché e come sceglierlo

Puoi raccogliere e gestire le presenze dei dipendenti su un software dedicato. Perché preferirlo ai fogli di calcolo? Come scegliere il software migliore per la tua attività? Qui trovi le risposte.

Autore: Dipendenti in Cloud
 

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I moderni sistemi di timbratura per dipendenti, dai badge fino alle app, sono spesso integrati a un software, che riceve i dati, li elabora e li restituisce per la consultazione. In questo capitolo approfondiremo il tema.

Vedremo innanzitutto perché gestire i dati delle presenze a un software specifico e non, ad esempio, con un generico foglio di calcolo. Inoltre, ti guideremo alla scelta del software che più fa al caso tuo; infatti, le proposte sono numerose e soddisfano esigenze diverse.

 

Perché utilizzare un software per le presenze dei dipendenti

Ci sono tre motivi per adottare un software dedicato alla gestione delle presenze, anziché un più comune foglio di calcolo.

1. Per garantire trasparenza e privacy

Molti software di rilevazione presenze offrono un accesso dedicato al dipendente, che può vedere le sue timbrature, con orari di entrata e di uscita e, se impostata, anche con la geolocalizzazione.

Ciò favorisce la trasparenza nei rapporti con l’azienda, ma senza violare la privacy: infatti, di solito il dipendente può vedere solo le sue presenze e non quelle dei colleghi.

2. Per consultare report precisi e ordinati

I software di rilevazione restituiscono report, che l’amministratore può filtrare in diversi modi: per dipendente, per periodo di tempo, per reparto, etc.

Inoltre possono segnalare eventuali anomalie delle timbrature rispetto al normale orario di lavoro impostato e alle soglie di tolleranza previste.

Per l’azienda diventa così più semplice avere il controllo sulle presenze dei dipendenti, al contrario di quanto avviene con i fogli di calcolo, che possono diventare confusionari.

3. Per agevolare l’elaborazione delle buste paga

Alcuni software presenze sono integrati con applicativi per l'elaborazione delle buste paga. Ciò consente una più rapida preparazione dei cedolini, perché non è necessario trascrivere i dati, ma li si può importare in pochi minuti, o addirittura ritrovarli già in automatico nel software paghe.

 

Le caratteristiche da ricercare in un programma di rilevazione presenze

Il mercato di software per rilevare le presenze dei dipendenti è ampio. Ci sono programmi rivolti alle micro e piccole imprese, altri alle medie e grandi aziende. Alcuni si acquistano tramite licenza, altri si scaricano dal web, altri ancora sono Software as a Service.

Come muoversi di fronte a tutte questa varietà? Prima di dedicarti alla ricerca, ti consigliamo di fare chiarezza sui bisogni dell'azienda. Li puoi determinare esaminando quattro parametri.

1. Tecnologia

Come desideri gestire i dati sulle presenze? Se vuoi accedervi da qualsiasi luogo, senza dover essere necessariamente in ufficio o utilizzare il tuo PC aziendale, la soluzione migliore è scegliere un software in Cloud.

Questi programmi salvano i dati “in cloud”, su server dedicati, sicuri e sottoposti a backup frequenti. In questo modo, li puoi consultare sempre e da qualsiasi dispositivo, semplicemente collegandoti al sito web del software e inserendo le tue credenziali.

Inoltre, il salvataggio su piattaforme esterne e controllate ti libera dal pensiero di archiviare i dati e dal timore di perderli o danneggiarli.

Per ulteriori informazioni in merito, leggi il capitolo dedicato alla rilevazione presenze in Cloud.

2. Semplicità d’uso

Alcuni programmi includono funzionalità avanzate, che consentono ad esempio di integrare le presenze con commesse, turni, timesheet e altri dati. In questo modo, però, possono risultare complessi e fuori dalla portata di molte aziende.

Se le tue esigenze sono basilari, ti suggeriamo di scegliere un software presenze essenziale ma funzionale, facile da apprendere e da utilizzare e con costi accessibili.

3. Integrazione con il software paghe

Come abbiamo già visto, uno dei vantaggi dei software di rilevazione presenze è quello di poter essere integrati con i programmi per le buste paga. Attenzione però, perché non tutti gli applicativi sono tra loro compatibili.

Inizia dal software paghe: quale utilizzi in azienda? Oppure, quale viene impiegato dal professionista esterno che ti supporta nell'elaborazione dei cedolini? Una volta compreso, analizza le sue compatibilità e poi inizia a cercare il programma per le presenze.

Il software di rilevazione presenze Dipendenti in Cloud è integrato con i moduli paghe di TeamSystem, utilizzati da migliaia di Studi in Italia.

4. Gestione di ferie e permessi

Oltre alle presenze, vuoi gestire anche le assenze dei dipendenti? Alcuni software, tra cui Dipendenti in Cloud, offrono queste due funzionalità integrate.

Otterrai così un foglio presenze completo di tutti i dati, che puoi facilmente consultare e consegnare al Consulente del Lavoro o al professionista che si occupa della reazione delle tue buste paga.

Abbiamo parlato più volte del Cloud e di come può semplificarti la vita. In cosa consiste esattamente questa tecnologia? Quali sono i motivi per preferirla ad altre, ad esempio a un software installabile su PC? Lo scopriremo nel prossimo capitolo.

 

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