Sistema di timbratura per dipendenti: quale scegliere?

La scelta del sistema di timbratura merita attenzione. Infatti adottarne uno comporta, oltre al mero investimento economico, anche un uno sforzo nell’abituarsi al metodo con cui vengono raccolti i dati sulle presenze, sia da parte dei dipendenti che dell’azienda.

Quale sistema di timbratura scegliere per la tua impresa? Non esiste una soluzione migliore in assoluto, ma puoi trovare quella che fa al caso tuo, in base a necessità specifiche.

In questo capitolo mostreremo 6 sistemi:

• Marcatempo e cartellini
• Badge e marcatempo
• Timbratura da PC
• Timbratrice mobile
• App per la timbratura
• Timbratura tramite QR Code
• Rilevazione biometrica

Li descriveremo e ragioneremo su quando possono rappresentare la scelta migliore per te.

Cos’è un sistema di timbratura?

Un “sistema di timbratura” è uno strumento che permette ai dipendenti di registrare la loro presenza e all’amministrazione di raccogliere e controllare i dati.

Può essere di tipo “tradizionale”, ad esempio il classico marcatempo con cartellino cartaceo, oppure una soluzione digitale, come i badge elettronici.

I sistemi più evoluti sono completamente virtuali: si basano sulla tecnologia cloud e integrano la geolocalizzazione e includono anche app per timbrare il cartellino.

Come scegliere il sistema di timbratura? Fai chiarezza sui tuoi bisogni

Per capire quali sono le tue esigenze in merito alla timbratura, rispondi a queste domande:

1. Dove si svolge il lavoro?

Dare risposta alla domanda è importante, perché se il lavoro si svolge:

• Sempre in sede, puoi scegliere senza problemi un terminale fisso, come un “classico” orologio marcatempo.
• Sempre fuori sede (ad esempio, in cantiere, dal cliente o a casa), l’installazione di un dispositivo fisso potrebbe essere sconveniente. Infatti, i dipendenti dovranno necessariamente recarsi in azienda almeno un paio di volte al giorno, per timbrare l’entrata e l’uscita. La soluzione migliore in questo caso è dare loro la possibilità di timbrare dal luogo in cui stanno lavorando, al momento dell’inizio e della fine delle attività, tramite un dispositivo mobile.
• In modo alternato dentro e fuori l’azienda, risulterà ancora “scomodo” installare un marcatempo fisso. Anche in questo caso è più indicato dotare i dipendenti di un sistema di timbratura mobile.

2. Si va in trasferta?

Anche i dipendenti che lavorano principalmente in sede potrebbero essere coinvolte in trasferte per progetti specifici.

Quando queste sono occasionali, durano solo qualche ora e riguardano una sola persona, la gestione delle presenze rimane semplice.

Ma se le trasferte diventano più frequenti e coinvolgono più dipendenti, rilevare correttamente le timbrature può diventare complicato.

In questi casi, un sistema che consente la timbratura da smartphone o tablet rappresenta una soluzione pratica ed efficace.

3. Qual è il livello di digitalizzazione dei dipendenti?

Un sistema con tecnologia avanzata può mettere in difficoltà i dipendenti meno “smart”, che potrebbero avere bisogno di supporto o commettere errori durante la timbratura.

Fortunatamente, molti sistemi sono progettati per risultare semplici e intuitivi anche a chi ha competenze digitali limitate.

L’App di timbratura, ad esempio, risulta spesso più facile da utilizzare perché vengono utilizzate direttamente dallo smartphone, un dispositivo con cui la maggior parte dei dipendenti ha già familiarità.

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Quali sono i sistemi di timbratura e a quali esigenze rispondono

Fatta luce sui bisogni dell’azienda, è il momento di capire quale sistema di timbratura più efficace.

 

1. Marcatempo e cartellini

I dipendenti ricevono un cartellino di carta, che dovranno inserire in un marcatempo, per imprimere su di esso l’orario di entrata e di uscita.

Ogni cartellino ha un certo numero di spazi e, una volta pieno, dovrà essere sostituito da uno nuovo.

Tutti i cartellini timbrati dovranno essere raccolti e controllati; i dati sulle presenze dovranno essere inseriti all’interno di un documento da consegnare al Consulente del Lavoro, oppure direttamente nel software paghe.

Può essere la scelta giusta per te se:

• tutti i dipendenti lavorano in azienda, oppure vi si possono recare facilmente. Infatti, il marcatempo in questo caso è fisso;
• l’azienda ha più sedi, non è un problema acquistare più terminali;
• sei disponibile a comprare e archiviare cartellini di carta;
• hai pochi dipendenti, quindi il lavoro di trascrizione e gestione degli orari di presenza non richiede molto tempo.

 

2. Badge e marcatempo

La timbratura del badge funziona in modo molto simile a quella con cartellino: i dipendenti devono avvicinare il proprio badge personale a un marcatempo.

Tuttavia, questo sistema permette di superare alcuni limiti delle soluzioni tradizionali.

Infatti, lo stesso badge può essere utilizzato per un lungo periodo, senza necessità di sostituzioni frequenti, anche se può capitare che venga smarrito o danneggiato.

Inoltre, molti rilevatori, una volta avvicinato il badge, inviano automaticamente l’orario di timbratura a un software dedicato, che elabora e restituisce i dati, senza doverli trascrivere a mano.

Approfondiremo l’argomento nel prossimo capitolo, dedicato alla timbratura con badge.

Può essere la scelta giusta per te se:

• tutti i dipendenti lavorano in sede, oppure vi si possono recare facilmente. Anche in questo sistema, il marcatempo è fisso;
• in caso di più sedi, non è un problema acquistare più terminali;
• non vuoi comprare e archiviare cartellini di carta;
• sei disponibile a sostituire i badge che si usurano, smagnetizzano o smarriscono.

 

3. Timbratura da PC

I dipendenti accedono a un software con il loro PC e timbrano cliccando su un bottone. Non serve più acquistare cartellini di carta, né badge, né tanto meno i marcatempo.

Questo sistema è particolarmente indicato se i dipendenti operano in azienda e hanno a disposizione un PC da cui poter timbrare. Possono timbrare anche quando sono fuori sede, ma solo se il computer è portatile.

Dipendenti in Cloud offre la possibilità di timbrare da PC, smartphone e tablet, così che i dipendenti possano timbrare agevolmente da qualsiasi luogo si trovino.

Può essere la scelta giusta per te se:

• vuoi risparmiare su carta, badge e marcatempo,
• i dipendenti hanno accesso a un PC da cui possono timbrare,
• i dipendenti che lavorano fuori sede hanno con sé un computer portatile.

 

4. Timbratrice mobile

Ai dipendenti viene dato un badge e questi, per timbrarlo, lo avvicinano a un terminale portatile.

L’orario e la geolocalizzazione vengono salvati e inviati a un software, che elabora i dati e li restituisce all’amministratore.

Questo sistema sfrutta l’abitudine all’uso del badge, ma supera i limiti dei marcatempo tradizionali rendendoli più compatti e facilmente trasportabili.

Può essere la scelta giusta per te se:

• i dipendenti lavorano da casa, a domicilio oppure dal cliente e vuoi permettere loro di timbrare senza passare dalla sede;
• puoi contare sul fatto che il terminale venga utilizzato correttamente e non venga smarrito. In caso contrario, il rischio è di perdere timbrature o dover sostituire il dispositivo.

 

5. App per la timbratura

Questo è certamente un sistema evoluto, ma anche intuitivo e accessibile. Infatti, i dipendenti scaricano sullo smartphone o sul tablet un’applicazione; al momento di inizio e di fine delle attività, accedono all’App e timbrano con un “tap”. La timbratura viene inviata a un software che elabora i dati e li restituisce agli amministratori, per il controllo delle presenze. Oltre agli orari, è possibile anche registrare la geolocalizzazione. Molte App, come l'App di timbratura di Dipendenti in Cloud, rilevano la posizione solo al momento della timbratura, nel rispetto della privacy del dipendente.

Approfondiremo questo sistema nel capitolo dedicato a caratteristiche e vantaggi di un’App di timbratura.

Può essere la scelta giusta per te se:

• i dipendenti lavorano da casa, a domicilio oppure dal cliente e vuoi dare loro la possibilità di timbrare senza dover passare dalla sede. Nel caso del lavoro ibrido, in che alterna il lavoro da remoto con quello in sede, i dipendenti possono timbrare in qualsiasi luogo si trovino;
• vuoi risparmiare su carta, badge e marcatempo,
• desideri una soluzione immediata e semplice da utilizzare per tutti i dipendenti, anche per coloro che non sono avvezzi alla tecnologia.

 

 

6. Timbratura tramite QR Code

Un’ulteriore soluzione per la timbratura è quella che basata sulla tecnologia QR Code.

L’azienda genera il QR Code tramite un software dedicato e lo rende disponibile stampato e affisso in sede, o visualizzabile su tablet.

I dipendenti, inquadrando il QR Code con il proprio telefono, registrano la timbratura tramite l’app installata, che salva data, ora e (se previsto) anche la geolocalizzazione.

Grazie ad apposite impostazioni, il sistema può rigenerare in automatico il QR Code, per prevenire manomissioni e usi impropri.

Per saperne di più, leggi l’approfondimento sulla rilevazione presenze tramite QR Code.

Può essere la scelta giusta per te se:

• cerchi un’alternativa pratica a badge, cartellini e marcatempo;
• vuoi offrire ai lavoratori uno strumento semplice e veloce per timbrare;
• hai bisogno di un sistema sicuro, con QR Code aggiornato automaticamente per evitare frodi.

 

7. Rilevazione biometrica

Il dipendente timbra con le proprie impronte digitali, oppure avvicinando il volto a un dispositivo di face recognition.

Può essere la scelta giusta per te se:

• vuoi avere la certezza dell’identificazione del dipendente. I sistemi biometrici sono tra i più efficaci per prevenire abusi, poiché confermano la timbratura attraverso caratteristiche fisiche personali difficili da simulare;
• hai predisposto una privacy policy adeguata per il trattamento dei dati sensibili, inclusi quelli biometrici;
• sei disponibile a sostenere un investimento iniziale per l’acquisto del terminale e del software dedicato.

Abbiamo terminato questa rassegna dei principali sistemi di timbratura. Li riportiamo in una tabella riassuntiva, specificando i casi in cui sono più indicati.

 

Sistema di timbratura	Come funziona	Quando è indicato
Cartellini e marcatempo	Con un cartellino di carta e un marcatempo fisso	I dipendenti lavorano in sede
Badge e marcatempo	Si avvicina un badge magnetico a un marcatempo fisso	I dipendenti lavorano in sede e non vuoi acquistare i cartellini di carta
Timbratura da PC	Con un clic sul PC	I dipendenti hanno a disposizione un PC e vuoi risparmiare sull’acquisto di badge e marcatempo
Timbratrice mobile	Si avvicina un badge magnetico a una timbratrice portatile	I dipendenti lavorano fuori sede e fanno attenzione a non smarrire, né dimenticare la timbratrice
App Timbratura	Con un "tap" sul smartphone o tablet	I dipendenti lavorano fuori sede, oppure in modo alternato in azienda e da remoto, e li vuoi dotare di un sistema semplice e intuitivo
Timbratura con QR Code	Si scansiona un QR Code generato dall’azienda	Cerchi una soluzione rapida e sicura dal rischio di frodi
Rilevazione biometrica	Con le impronte digitali o il volto dei dipendenti	Vuoi avere un’identificazione certa al momento della timbratura e hai già dimestichezza con la gestione di dati biometrici sensibili

 

Come già accennato, dedicheremo i prossimi capitoli a due dei sistemi di timbratura: con badge e da App.