Rimborso spese: concetto di trasferta e aspetti generali

Se un tuo dipendente, collaboratore o amministratore, deve recarsi per motivi aziendali in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro si parla di “trasferta”. Ad ogni lavoratore in trasferta dovrai rimborsare le spese sostenute sia per lo spostamento che per altre necessità (ad esempio mangiare e, in caso di trasferte di più giorni, dormire). È quindi molto importante che tu abbia ben chiaro il concetto di trasferta in modo da non rischiare di effettuare rimborsi non dovuti o viceversa.

Il concetto di trasferta

Si può parlare di trasferta quando il lavoratore deve recarsi, per lavoro, in un luogo diverso dalla “sede abituale di lavoro”. Va quindi escluso il tragitto che il dipendente compie ogni giorno per andare da casa al lavoro (c’è un’eccezione a questa regola, ma te ne parleremo nel capitolo 5, nel paragrafo dedicato al tragitto casa-lavoro). Ma come fare allora a capire quando ti trovi di fronte a una trasferta? Eccoti qualche consiglio per non sbagliare.

Primo passo: individua la sede abituale di lavoro.

Il primo passo da compiere è quello di individuare la “sede abituale di lavoro” del lavoratore. Può sembrare un concetto banale ma, in alcuni casi, può nascondere alcune insidie. Se infatti per i lavoratori dipendenti l’individuazione della sede di lavoro è abbastanza semplice, perché deve per legge essere indicata in fase di assunzione, per collaboratori e amministratori la situazione potrebbe complicarsi. Non sempre, infatti, è possibile attribuire a queste categorie una sede fissa di lavoro o identificare tale sede con quella della società. In questi casi, potresti dover fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore (questa soluzione è utilizzata spesso per gli amministratori di società, ad esempio).

Distinguere tra spostamenti temporanei e permanenti.

Trasferte dentro e fuori del territorio Comunale: cosa cambia?

Una volta appurato che ci troviamo di fronte a una trasferta, è importante distinguere tra le trasferte effettuate all’interno del Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro e quelle al di fuori di esso.
Infatti:

• i rimborsi spese per trasferte all’interno del territorio comunale concorrono a formare il reddito del lavoratore e quindi sono tassati in busta paga;
• in caso invece di trasferte fuori dal territorio comunale, la tassabilità in busta paga varia a seconda del tipo di rimborso che hai scelto e al tipo di spesa da rimborsare (non preoccuparti troverai tutti i dettagli sull’argomento nei capitoli 2, 3 e 4, sui tre tipi di rimborso: forfettario, analitico e misto).

Anche sulla deducibilità dei rimborsi spese per le aziende, cui è dedicato il capitolo 7 di questa guida, oltre al Comune in cui è stata effettuata la trasferta, incide il tipo di rimborso utilizzato dal datore di lavoro e il tipo di spesa rimborsato.

Le spese di trasferta: quali sono rimborsabili

Il lavoratore ha diritto al rimborso delle spese che sostiene durante la trasferta. Le più comuni riguardano il vitto, l’alloggio e il trasporto. Quest’ultima categoria include diversi costi, tra cui:

• il rimborso chilometrico (se il dipendente utilizza i propri mezzi privati per spostarsi)
• il noleggio di un’altra auto,
• i pedaggi autostradali,
• l’acquisto di biglietti dell’autobus, della metro, del tram e dell’aereo,
• i ticket dei parcheggi.

Anche i costi per la telefonia e la connettività sono rimborsabili.

Quella che abbiamo fatto è una classificazione indicativa: la trasferta può includere anche altre spese, derivanti dagli incarichi assegnati. Ti consigliamo di stipulare un accordo con i dipendenti, in cui specifichi nel dettaglio quali costi hai intenzione di rimborsare.

Tutte queste voci di spesa, sommate tra loro, possono pesare sui conti dell’azienda.  Non temere: abbiamo preparato per te una guida alla gestione delle spese di trasferta, che ti aiuterà a tenere i costi sotto controllo.

Tipi di rimborso di spese: quali sono e come scegliere?

Ora che sai come individuare una trasferta e le sue principali spese, non ti resta che scegliere come rimborsare il tuo dipendente/collaboratore. Il Testo unico delle imposte sui redditi (d.P.R. n. 917/1986, anche detto TUIR) all’articolo 51, comma 5, stabilisce che a disposizione dei datori di lavoro ci sono tre sistemi di rimborso spese:

• il sistema di rimborso forfettario;
• il sistema di rimborso a piè di lista o analitico;
• il sistema misto.

Per ogni trasferta puoi scegliere liberamente il sistema che preferisci, ma tieni presente che, in caso di trasferte di più giorni, non puoi adottarne uno diverso per ogni giornata.

Se non hai le idee chiare su quale sia il sistema di rimborso che fa al caso tuo, non temere. Non devi far altro che proseguire nella lettura della guida: analizzeremo nel dettaglio ciascuno di questi sistemi.

Il rimborso spese nella busta paga del dipendente

Una volta registrate le spese e la scelta la tipologia di rimborso, non ti resterà altro che versare al dipendente la somma dovuta.
Di solito il rimborso spese viene erogato direttamente nella busta paga del dipendente. Non concorre ai fini del reddito imponibile del dipendente, ma solo fino a determinate soglie, in base alla tipologia di rimborso: lo vedremo meglio nei prossimi capitoli.

Anche l’azienda può beneficiare di vantaggi fiscali: a certe condizioni, il rimborso spese è deducibile. Ne parleremo nel dettaglio nel capitolo 7, dedicato proprio alla deducibilità delle spese di viaggio.
Prima però affrontiamo le tre tipologie di rimborso spese: nel prossimo capitolo scopriremo insieme caratteristiche, pro e contro del rimborso spese forfettario.