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 Capitolo 2

Il rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario dipendenti è forse il sistema più semplice da gestire dal punto di vista amministrativo: in questo capitolo ti spieghiamo il suo funzionamento e la tassazione prevista.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Il sistema di rimborso forfettario consiste nel versamento di una somma a forfait al tuo dipendente o collaboratore per ogni giorno di trasferta effettuato. Potresti preferirlo agli altri sistemi perché l’assenza di documenti da conservare ti consente una gestione rapida e pratica dei rimborsi per trasferta dipendenti. Eccoti tutti i dettagli sul funzionamento di questo tipo di rimborso spese e sul regime fiscale applicabile ai lavoratori.

 

Rimborso spese forfettario: come funziona e a quanto ammonta

Si tratta probabilmente del sistema di rimborso più snello dal punto di vista amministrativo non essendoci documenti da analizzare ed archiviare. Il lavoratore non deve, infatti, fornirti alcuna ricevuta delle spese di vitto e alloggio sostenute. Il funzionamento di questo sistema di rimborso è davvero semplice: per ogni giorno di lavoro fuori sede dovrai pagare al tuo dipendente l’indennità di trasferta (o diaria), ovvero una somma di importo predefinito, che andrà inserita direttamente in busta paga. L’importo previsto è giornaliero: non dipende, cioè, dalla durata effettiva della trasferta ed è quindi dovuto per intero anche se lo spostamento del lavoratore dovesse durare poche ore. Riguardo alla definizione della somma da versare come indennità di trasferta, l’importo minimo è stabilito dai contratti collettivi nazionali di lavoro (gli accordi, a livello nazionale, tra rappresentanti dei lavoratori e aziende). L’importo massimo invece, può definirlo liberamente il datore di lavoro.

Un’importante precisazione: l’indennità di trasferta versata per il rimborso spese forfettario dipendenti include solo le spese di vitto e alloggio. È comunque possibile aggiungere all’indennità di trasferta anche il rimborso delle spese di viaggio e trasporto (sia tramite restituzione del costo di treni, aerei, taxi ecc., che nella forma del rimborso chilometrico, di cui ti parleremo nel capitolo 5).

 

Trattamento fiscale per il lavoratore

La tassazione dei rimborsi forfettari versati al lavoratore varia a seconda del luogo di trasferta:

  • per trasferte all’interno del territorio comunale le somme versate a titolo di rimborso forfettario sono interamente tassate a prescindere dal loro importo;
  • per trasferte extracomunali, invece, i rimborsi forfettari non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore (e quindi non sono tassati) fino all’importo di:
    • euro 46,48 al giorno per le trasferte extracomunali in Italia;
    • euro 77,46 al giorno per le trasferte all’estero
    Qualunque somma superi questi limiti, quindi, dovrà essere tassata nella busta paga del dipendente.

Le spese di viaggio e trasporto eventualmente rimborsate in aggiunta all’indennità forfettaria, purché analiticamente documentate, non sono tassate (per trasferte sia dentro che fuori dal Comune). Ulteriori rimborsi aggiuntivi, di qualsiasi altra natura, documentati o no, saranno invece pienamente tassabili.

Facciamo un esempio.

Nella tua azienda, hai fissato a 60 euro il rimborso spese forfettario per le trasferte extracomunali in Italia. Il dipendente che riceve il rimborso per un giorno di trasferta vedrà tassati in busta paga solo 13,52 euro, ovvero la differenza tra quanto ricevuto (60 euro) e il limite legale (46,48 euro). Se lo stesso dipendente ricevesse anche il rimborso spese di viaggio, poniamo ad esempio 40 euro per il biglietto del treno, questa somma sarebbe interamente esente, se documentata. Ecco una tabella riassuntiva degli importi tassabili e quelli esenti:

 

Tipologia di spesa

Importo rimborsato

Importo tassato

Importo esente

Rimborso spese forfettario

euro 60,00

euro 13,52

euro 46,48

Rimborso spese di viaggio (biglietto treno)

euro 40,00

euro 40,00

Totale

euro 100,00

euro 13,52

euro 86,48

 

Passiamo ora al secondo sistema che la legge mette a tua disposizione per rimborsare le spese di trasferta ai tuoi dipendenti e collaboratori: il rimborso spese analitico (o rimborso a piè di lista). Nel prossimo capitolo ti spieghiamo come funziona e come viene tassato.