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 Capitolo 7

Rimborso spese per trasferta: i costi deducibili per l’azienda

Quanto costano all’azienda i rimborsi spese, in termini di tasse? Quali sono i limiti di deducibilità? In questo capitolo ti sveliamo gli aspetti fiscali dei tre sistemi a tua disposizione: il rimborso forfettario, l’analitico e il misto.

Autore: Dipendenti in Cloud

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I rimborsi pagati dall’azienda ai dipendenti o ai collaboratori che abbiano effettuato una trasferta sono considerati spese aziendali e sono quindi fiscalmente deducibili. Ciò vuol dire che non dovrai pagare tasse su queste somme. Attenzione però, questa è la regola generale ma ci sono eccezioni e limiti. Nei prossimi paragrafi ti sveliamo nel dettaglio i limiti di deducibilità dei rimborsi spese a seconda del sistema di rimborso che hai scelto di applicare.

 

Rimborso spese forfettario: totale deducibilità dal reddito d’impresa

Come approfondito nel capitolo 2, dedicato al rimborso forfettario, questo sistema consiste nel versamento al dipendente di un’indennità di trasferta per le spese di vitto e alloggio sostenute. La somma è forfettaria e quindi al lavoratore non è richiesta la presentazione di alcuna documentazione fiscale. A questa somma può affiancarsi un rimborso delle spese di viaggio (che vanno però documentate).

Mentre l’esenzione dalla tassazione del rimborso forfettario per il lavoratore ha limiti ben precisi, dal punto di vista aziendale la regola è solo una e molto semplice:

  • non c’è alcun limite massimo di deducibilità.

Questo vuol dire che non dovrai pagare le tasse sull’intero importo versato al dipendente come rimborso spese forfettario. Anche le spese di viaggio, eventualmente versate in aggiunta all’indennità forfettaria, sono interamente deducibili per l’azienda.

 

Rimborso spese a piè di lista (analitico): limiti di deducibilità

Un po’ diversa è, invece, la situazione per il rimborso a piè di lista che, come abbiamo approfondito nel capitolo 3 della guida, consiste in un rimborso analitico delle sole spese documentate dal lavoratore.

A differenza che per il forfettario, l’art. 95 comma 3 del Tuir stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso a piè di lista dal reddito di impresa. La situazione, infatti, cambia a seconda del tipo di spese rimborsate (per vitto e alloggio o trasporto).

  • Le spese di vitto e alloggio sono deducibili:
    • fino a euro 180,76 (al giorno) per trasferte extracomunali in Italia;
    • fino a euro 258,23 (al giorno) per trasferte all’estero;
    • nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali
  • Le spese per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purché documentate. In caso il lavoratore abbia utilizzato un’auto propria o a noleggio, il costo di percorrenza è deducibile interamente per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o a 20 se diesel (puoi approfondire l’argomento nel capitolo 5, dedicato al rimborso spese chilometrico).

 

Rimborso spese misto: totale deducibilità

Il rimborso spese misto, di cui ti abbiamo parlato nel capitolo 4, prevede che al dipendente venga corrisposto:

  • sia un rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio affrontate in trasferta
  • che un’indennità forfettaria.

Quanto alla deducibilità di questo tipo di rimborso, la regola da seguire, come chiarito anche dalla Agenzia delle entrate (C.M. n. 188/1998), è la stessa prevista per il regime forfettario:

  • non c’è alcun limite massimo di deducibilità.

Se scegli questo sistema di rimborso, quindi, la tua azienda non pagherà le tasse sull’intero importo versato al dipendente.