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 Capitolo 4

Il rimborso spese misto

Il rimborso spese misto per il lavoratore in trasferta è una via di mezzo tra rimborso analitico e forfettario: vediamo come funziona.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Il rimborso spese misto è una via di mezzo tra il rimborso a piè di lista e quello forfettario: prevede cioè che al lavoratore venga corrisposto sia un rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio affrontate in trasferta che un’indennità forfettaria. Attenzione però, ci sono regole precise da seguire, riguardanti non solo la documentazione da archiviare ma anche la tassazione degli importi versati in busta paga al dipendente. Ecco tutti i dettagli.

 

Rimborso spese misto: come funziona

Se scegli di ricorrere al sistema di rimborso misto, al tuo dipendente/collaboratore in trasferta spetta:

  • il rimborso delle spese di vitto, alloggio e/o trasporto (se correttamente documentate) e
  • un’indennità di trasferta.

Le spese vanno documentate secondo gli stessi criteri previsti per il sistema di rimborso analitico, ovvero con fatture, ricevute, scontrini fiscali e biglietti nominativi o anonimi. E, come per il sistema analitico, tutta la documentazione fornita dal lavoratore per ottenere il rimborso va accuratamente conservata dall’azienda in modo da poterla esibire in caso di controlli fiscali. Se la cosa ti preoccupa non temere: nel capitolo 6 ti parleremo della nota spese e degli strumenti più efficaci per compilarla.

 

Aspetti fiscali per il lavoratore

Dal punto di vista fiscale per il lavoratore, anche in questo caso va fatta una distinzione tra trasferte dentro e fuori dal Comune.

Per le trasferte nel territorio comunale, il rimborso misto, come quello analitico e forfettario, concorre a formare il reddito del lavoratore ed è quindi interamente tassato in busta paga. L’unica eccezione riguarda le eventuali spese di trasporto, ma sempre solo se documentate.

Per le trasferte extracomunali, la questione è un po’ più complicata: la tassazione per il lavoratore, infatti, varia a seconda di quante e quali spese gli vengono rimborsate. Ecco come funziona.

  • L’indennità di trasferta è deducibile nei limiti di:
    • 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia (77,46 euro per le trasferte all’estero), se non è previsto il rimborso né di vitto né di alloggio (lo stesso limite imposto per il rimborso forfettario);
    • 30,99 euro giornalieri per le trasferte in Italia (51,65 euro se all’estero), se al dipendente è rimborsato anche il vitto oppure l’alloggio (il precedente limite è, cioè, ridotto di un terzo);
    • 15,49 euro giornalieri per le trasferte in Italia (25,82 euro per l’estero), nel caso sia riconosciuto anche il rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio (riduzione del limite di due terzi)
  • I rimborsi spese per vitto e alloggio sono interamente deducibili.
  • I rimborsi spese per viaggi e trasporti sono totalmente deducibili, purché le spese siano documentate.
  • I rimborsi per eventuali ulteriori spese (parcheggio, telefono) vanno interamente tassati

Facciamo un esempio.

Poniamo il caso di un lavoratore che abbia speso, in una trasferta extracomunale in Italia, 50 euro per vitto, 50 euro per il viaggio e 25 euro per il telefono e che riceva 80 euro di indennità di trasferta. In busta paga, gli unici importi tassati saranno i 25 euro di telefono (“spese ulteriori”) e 49,01 euro ovvero il totale dell’indennità ricevuta (80 euro) meno il limite di deducibilità (che in questo caso è di 30,99 euro perché è stato rimborsato solo il vitto e non anche l’alloggio).

 

Tipologia di spesa

Importo rimborsato

Importo tassato

Importo esente

Rimborso spese di vitto documentate

euro 50,00

euro 50,00

Rimborso spese di viaggio documentate

euro 50,00

euro 50,00

Rimborso spese ulteriori (telefono)

euro 25,00

euro 25,00

Indennità di trasferta

euro 80,00

euro 49,01

euro 30,99

Totale

euro 205,00

euro 74,01

euro 130,99

 

Ma che succede se il tuo dipendente utilizza la sua auto per andare in trasferta? In questo caso, invece del rimborso del biglietto del treno, potrà richiederti il rimborso chilometrico. Nel prossimo capitolo ti spieghiamo come funziona, come si calcola e come è tassato questo particolare tipo di rimborso.