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 Capitolo 3

Il rimborso spese analitico (o rimborso a piè di lista)

Il rimborso a piè di lista è molto conveniente, perché ti permette di rimborsare al lavoratore solo le spese effettivamente sostenute. Ecco tutti i dettagli sul secondo sistema di rimborso spese dipendenti previsto dalla legge.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Il rimborso a piè di lista, anche detto rimborso spese analitico, è la seconda opzione prevista dalla legge per indennizzare le spese dei lavoratori in trasferta. Questo tipo di rimborso spese dipendenti ha due principali aspetti positivi. Il primo è che devi risarcire solo i costi effettivi della trasferta. Il secondo è di natura fiscale: questo rimborso non rientra nel reddito imponibile del lavoratore, almeno per la maggior parte delle spese. Ci sono però anche dei contro, come la necessità di presentazione della nota spese da parte del dipendente e dell’archiviazione di scontrini e ricevute da parte dell’azienda. Ma non temere, nei prossimi paragrafi ti spieghiamo con chiarezza come procedere.

 

Rimborso spese analitico: come funziona

Il rimborso analitico ti consente di rimborsare al lavoratore solo le spese effettivamente sostenute in trasferta. A differenza del forfettario quindi, in cui si presume una cifra a forfait, se sceglierai questo sistema il dipendente dovrà documentare (ad esempio con scontrini o fatture) tutte le spese di cui chiede il rimborso. Per farlo dovrà presentare una nota spese, ovvero un’apposita richiesta con i dati della trasferta e la documentazione fiscale delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute. L’azienda dovrà archiviare e conservare con cura questa documentazione, per poterla esibire in caso di controlli fiscali. Se questo aspetto ti spaventa, non preoccuparti: nel capitolo 6 ti spieghiamo con chiarezza cos’è una nota spese, come si compila e i migliori strumenti a tua disposizione per una archiviazione rapida e corretta della documentazione allegata dai tuoi dipendenti.

 

La documentazione valida

Elemento fondamentale, quindi, per una corretta gestione dei rimborsi spese analitici è la documentazione fornita dal lavoratore come prova delle spese sostenute in trasferta. Ma, esattamente, quali sono i documenti che puoi ritenere validi?

  • Per le spese di vitto e alloggio: fatture, ricevute e scontrini fiscali;
  • per le spese di viaggio e trasporto: biglietti nominativi, ricevute rilasciate dal vettore o anche biglietti anonimi, come precisato dalla circolare 188/E/1998 dell’Agenzia delle entrate.

 

Aspetti fiscali per il lavoratore

Passiamo ora agli aspetti fiscali. Per il lavoratore questo tipo di rimborso è molto conveniente quando riguarda trasferte extracomunali, infatti:

  • per le trasferte nel territorio comunale, come nel sistema forfettario, qualsiasi somma erogata concorre a formare il reddito ed è quindi interamente tassata in busta paga (salvo spese di trasporto e viaggio se documentate);
  • per le trasferte extracomunali, invece, non concorrono a formare il reddito (e quindi non sono tassati in busta paga):
    • i rimborsi per spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, senza limiti di importo;
    • i rimborsi di eventuali spese ulteriori (come telefono, parcheggio), anche non documentate fino ad un importo massimo giornaliero di:
      • 15,49 euro per le trasferte extracomunali in Italia;
      • 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Facciamo un esempio.

Un tuo dipendente ha speso, in una trasferta extracomunale di un giorno in Italia, 200 euro tra vitto, alloggio e trasporto, più 50 euro di parcheggio. Tutte queste spese sono correttamente riportate nella nota spese e accompagnate da una documentazione fiscale valida. Dei 250 euro che richiederà come rimborso, solo 34,51 dovranno essere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di spesa “ulteriore” meno il limite legale di 15,49 euro).

 

Tipologia di spesa

Importo rimborsato

Importo tassato

Importo esente

Rimborso spese di vitto, alloggio e viaggio 

(documentate con scontrini, biglietti e fatture)

euro 200,00

euro 200,00

Rimborso spese ulteriori: parcheggio

(documentate con ticket parcheggio)

euro 50,00

euro 34,51

euro 15,49

Totale

euro 250,00

euro 34,51

euro 215,49

 

Se ti sembra che sia il sistema analitico che quello forfettario abbiano caratteristiche interessanti, ma non riesci a decidere quale fa per te, ti consigliamo di proseguire nella lettura. Ti parleremo infatti del rimborso spese misto: una sorta di via di mezzo tra i due rimborsi di cui ti abbiamo parlato sin qui, che potrebbe fare al caso tuo.