Rimborso chilometrico 2026: calcolo costo auto e gestione del rimborso

Il rimborso chilometrico è la somma che l’azienda riconosce a dipendenti e collaboratori che utilizzano un’auto propria per effettuare una trasferta di lavoro.

Il calcolo del rimborso chilometrico avviene moltiplicando il costo chilometrico indicato nelle tabelle ACI per i chilometri percorsi dal lavoratore.

Il rimborso chilometrico può essere tassato o meno in busta paga, a seconda che si tratti di una trasferta comunale o extracomunale ed è deducibile per l’azienda entro determinati limiti. Inoltre, contribuisce al costo del personale dipendente.

Nei prossimi paragrafi entriamo nel dettaglio del rimborso chilometrico, spiegando come determinare correttamente l’importo da riconoscere al lavoratore e altre informazioni chiave sul tema.

Calcolo del rimborso chilometrico: tabelle ACI e costo km auto

Per calcolare il rimborso chilometrico, si deve moltiplicare il costo chilometrico indicato dalle tabelle ACI per il numero di chilometri percorsi dal lavoratore durante la trasferta.

La formula è la seguente: Rimborso chilometrico = costo km × km percorsi

Vediamo ora, passo dopo passo, come effettuare correttamente il calcolo. 

1. Raccogli le informazioni sul veicolo

Il primo passo consiste nel raccogliere le informazioni relative al veicolo utilizzato per la trasferta. In particolare, servono:

• tipo di veicolo (auto o moto),
• marca, modello e serie,
• tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida, elettrica, ecc.).

È importante sapere che la normativa prevede una tassazione differenziata in base all’alimentazione del veicolo. In particolare:

• auto elettriche: 10% del costo chilometrico,
• ibride plug-in: 20% del costo chilometrico,
• diesel, benzina e GPL: 50% del costo chilometrico.

2. Consulta le tabelle ACI 2026

Le tabelle ACI (Automobile Club d’Italia) sono elenchi che indicano il costo medio per chilometro dei veicoli e vengono pubblicate ogni anno in Gazzetta Ufficiale, con valori aggiornati.

Le tabelle distinguono i veicoli in base all’alimentazione (benzina, diesel, ibrido-benzina, ibrido-gasolio, etc.) e includono sia i modelli in produzione sia quelli fuori produzione.

3. Individua il costo chilometrico

All’interno delle tabelle, i veicoli sono suddivisi in categorie, in base all’alimentazione e allo stato di produzione.

Ti basterà individuare marca, modello e serie del veicolo utilizzato dal lavoratore per trovare il relativo costo km, che si basa su una percorrenza convenzionale di 15.000 km annui.

Se il veicolo non è presente nelle tabelle, puoi fare riferimento a un modello simile, come previsto dalla circolare ministeriale n. 326/1997.

4. Calcola il rimborso chilometrico

Una volta individuato il costo chilometrico, il calcolo è immediato:
ti basterà moltiplicare il costo km per i chilometri dichiarati dal dipendente nella richiesta di rimborso.

Esempio di calcolo del rimborso chilometrico

Supponiamo che un tuo dipendente abbia percorso 50 km complessivi (andata e ritorno) per una trasferta di lavoro.

La sua auto è un’Alfa Romeo Giulia 2.0 Turbo 200 CV a benzina. Il costo chilometrico indicato nelle tabelle ACI 2026 è pari a 0,7449 €. Il rimborso spettante sarà quindi:

0,7449 € × 50 km = 37,24 €

Ora che conosci tutti i passaggi, puoi consultare direttamente le tabelle ACI 2026 e procedere con il calcolo del rimborso.

Attenzione, però: non sempre il lavoratore ha diritto al rimborso chilometrico.
Per capire quando spetta e in quali casi, continua a leggere l’articolo.

A chi spetta il rimborso chilometrico?

I lavoratori che possono beneficiare del rimborso chilometrico rientrano in diverse categorie: dipendenti, amministratori, soci e personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale.

Quando si ha diritto al rimborso chilometrico?

In generale, il rimborso chilometrico spetta ai lavoratori quando:

• si recano in un luogo diverso dalla sede abituale,
• lo fanno per svolgere compiti e mansioni per conto dell’azienda
• e per muoversi utilizzano un mezzo proprio (come un’auto di proprietà o a noleggio).

Tutte e tre le condizioni devono verificarsi contemporaneamente.

Se invece si muovono con un mezzo di trasporto pubblico (come l’autobus, il treno o l’aereo), spetterà loro un rimborso spese, che viene conferito a partire dalla presentazione dei biglietti (titoli di viaggio) acquistati.

Discorso a parte va fatto per il tragitto casa-lavoro quotidianamente percorso dai lavoratori.

Questo tipo di spostamento non si può considerare trasferta e quindi non va rimborsato né retribuito.

Unica eccezione a questa regola riguarda i lavoratori senza una sede abituale di lavoro (come, ad esempio, i corrieri).

Approfondiremo l’argomento nell’ultimo paragrafo del capitolo, dedicato al rimborso chilometrico per il tragitto casa-lavoro.

La differenza tra rimborso chilometrico e fringe benefit automobilistico

È importante non confondere i casi in cui spetta il rimborso chilometrico con quelli invece riconducibili al fringe benefit automobilistico

Si tratta, infatti, di due strumenti diversi, con regole e finalità differenti.

Nel caso del rimborso chilometrico:

• il lavoratore utilizza un’auto propria (di proprietà o a noleggio);
• l’importo non è tassato in busta paga del dipendente, se la trasferta è extracomunale e il calcolo avviene sulla base delle tabelle ACI;
• per i professionisti, il rimborso rappresenta un costo deducibile, purché sia documentato in modo analitico e legato all’attività svolta;
• per l’azienda, le spese sono deducibili entro determinati limiti, che dipendono dalla potenza del veicolo utilizzato.

Il fringe benefit automobilistico, invece:

• di solito è riservato ai dipendenti e non riguarda i professionisti;
• si basa sull’utilizzo di un’auto aziendale concessa in uso promiscuo, cioè sia per esigenze lavorative sia per uso personale;
• costituisce un benefit imponibile in busta paga, il cui valore viene determinato utilizzando le tabelle ACI e applicando le percentuali previste dalla normativa;
• è un costo deducibile per l’azienda, generalmente nella misura del 70%, se il veicolo è assegnato al dipendente per la maggior parte del periodo d’imposta.

Entrambi gli strumenti fanno riferimento alle tabelle ACI, ma vengono applicati in contesti e con modalità differenti.

La richiesta di rimborso chilometrico del dipendente: informazioni e documenti

Quando si verificano le condizioni per ottenere un rimborso chilometrico, i lavoratori (dipendenti o collaboratori) possono presentare all'azienda una richiesta di rimborso chilometrico.

Nella domanda, è importante che vengano specificate alcune informazioni essenziali, tra cui:

• dati sulla trasferta, come la data e la motivazione dello spostamento;
• dati sul percorso, indicando il punto di partenza, la destinazione e i chilometri percorsi;
• dati sul veicolo utilizzato, in particolare marca e modello;
• documentazione delle spese accessorie (ad esempio carburante, pedaggi autostradali o parcheggi), solo se queste sono rimborsabili separatamente e non già incluse nel rimborso chilometrico.

Dipendenti in Cloud semplifica la prestazione della richiesta di rimborso chilometrico. 
Infatti, il dipendente:

• ha un proprio account personale, protetto da credenziali, dove può entrare e inserire la domanda di rimborso.
• Può creare un veicolo da salvare e riutilizzare le volte successive, così da non dover inserire ogni volta tutti i dati, ma semplicemente richiamandoli con un clic.
• Può associare il rimborso chilometrico a un viaggio, utile, ad esempio, a raccogliere tutte le spese affrontate durante una trasferta.
• Può allegare dei file (ad esempio lo scontrino per il rifornimento di carburante) e inserire dei commenti, a completamento della sua richiesta.

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Come gestire il rimborso chilometrico di dipendenti e collaboratori

Una volta che il titolare, l’amministratore o il responsabile delle risorse umane hanno ricevuto la richiesta di rimborso da parte del lavoratore, dovranno:

• verificare i dati inseriti: che siano corretti e completi,
• calcolare il costo chilometrico, ossia l’importo da corrispondere,
• accettare o rifiutare la richiesta presentata,
• liquidare il rimborso in busta paga.

Dipendenti in Cloud semplifica anche la gestione dei rimborsi chilometrici da parte dell’azienda.
Infatti tu, titolare o responsabile:

• ricevi le richieste di rimborso chilometrico dei dipendenti: una notifica ti avverte in tempo reale,
• controlli i dati e decidi se approvare o rifiutare la richiesta.

Inoltre, tutti i rimborsi chilometrici vengono salvati in modo ordinato: sono presenti nell’apposita categoria, classificati in base allo stato (approvati, da approvare e rifiutati) e sono filtrabili per dipendente. In questo modo, hai il controllo completo e tempestivo della situazione.

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Aspetti fiscali per azienda e lavoratori

Una volta che avrai determinato il rimborso chilometrico che spetta al tuo dipendente, dovrai versarlo nella busta paga.

Attenzione però: a differenza della normale retribuzione, questo tipo di pagamento è tassato in maniera diversa, sia per il lavoratore che per l’azienda. Vediamo come.

Rimborso chilometrico: tassazione per il lavoratore

La tassazione per il lavoratore segue questi principi generali, dettati dalla Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997:

• per le trasferte all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro, il rimborso chilometrico è tassato come il resto del reddito;
• per le trasferte extracomunali, il rimborso non è tassato purché sia stato calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI;
• in ogni caso, non è necessario che il datore di lavoro rilasci un’autorizzazione preventiva alla trasferta. In caso di controllo fiscale, sarà sufficiente esibire la documentazione fornita dal lavoratore e conservata dal datore di lavoro da cui risulti che il calcolo del rimborso è avvenuto secondo i criteri indicati dalla legge (quelli di cui ti abbiamo parlato nel precedente paragrafo sul calcolo del rimborso chilometrico).

Rimborso chilometrico: limiti di deducibilità per l’azienda

Dal punto di vista aziendale, il rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è, quindi, deducibile: si tratta cioè di una cifra su cui la tua azienda non deve pagare le tasse.

Attenzione però, ci sono dei limiti legati alla potenza dell’auto utilizzata per la trasferta, ovvero:

• 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina,
• 20 cavalli fiscali per veicoli a gasolio.

Se l’auto utilizzata dal dipendente supera questi limiti, la deduzione non potrà essere del 100%, ma andrà rimodulata consultando la tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua, disponibile sempre sul portale ACI.

Altre precisazioni

L’Agenzia delle Entrate, con risoluzione 92/E/2015 ha chiarito che:

• Il rimborso non è imponibile, cioè non contribuisce a formare il reddito su cui vengono calcolate le imposte per il dipendente, se la distanza che egli percorre dalla propria residenza verso il luogo della trasferta è minore rispetto a quella calcolata dalla sede dove si svolge di norma il lavoro. Questo perché dovrai pagare al lavoratore un rimborso chilometrico inferiore.
• Se la distanza tra il luogo della trasferta e la residenza del dipendente è maggiore rispetto a quella che lo separa dalla sede aziendale, è imponibile la differenza tra il rimborso chilometrico versato al lavoratore e quello che invece calcolato considerando come punto di partenza la sede aziendale.

Tragitto casa-lavoro: è ammesso il rimborso chilometrico?

Nella maggior parte dei casi, ai lavoratori, non è riconosciuto alcun tipo di rimborso per il tragitto percorso per andare quotidianamente a lavoro.

La Corte di giustizia dell’Unione Europea ha però introdotto un’eccezione a questa regola prevedendo l’obbligo per i datori di lavoro di retribuire il tempo impiegato per recarsi a lavoro per i lavoratori privi di una sede di lavoro fissa: gli agenti di commercio, ad esempio, o gli addetti alle consegne.

Queste categorie di lavoratori non solo non hanno una sede abituale di lavoro, ma spesso non hanno neanche un itinerario fisso da seguire per svolgere le proprie mansioni.

In questi casi specifici, quindi, secondo la normativa europea dovrai retribuire in busta paga anche le ore dedicate al tragitto casa-lavoro (e viceversa).

Attenzione però, ci sono due elementi molto importanti per cui il pagamento per il tragitto casa-lavoro si differenzia dal rimborso chilometrico vero e proprio:

• La tassazione

Mentre il rimborso chilometrico per trasferta è esente da imposte, le somme ricevute dal lavoratore per il tragitto casa-lavoro sono tassate esattamente come il resto della retribuzione.

Dal punto di vista aziendale invece cambia poco: gli importi pagati per il tragitto casa lavoro rientrano tra i costi del personale e sono quindi pienamente deducibili dal reddito come succede per il rimborso chilometrico.

•  La modalità di calcolo

A differenza del rimborso chilometrico, il calcolo per determinare l’importo da pagare a un dipendente per il tragitto casa-lavoro è molto semplice.

Questo tipo di pagamento, infatti, rientra a pieno titolo nella retribuzione oraria del dipendente.

Tutto quello che dovrai sapere, quindi, è l’orario di partenza del lavoratore dalla sua abitazione e l’orario di rientro a fine giornata lavorativa.

Ti basterà poi applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente et voilà, ecco l’importo da versare in busta paga inclusivo del tragitto casa-lavoro.

Ora che conosci tutti i tipi di rimborso a disposizione della tua azienda, non ti resta che scegliere quello che preferisci.

Ricorda però: qualunque sia il sistema di rimborso che sceglierai, sarà sempre necessario che il tuo dipendente compili la nota spese.

Per evitare errori ti consigliamo di mettere un modello a disposizione dei tuoi dipendenti e controllare sempre che venga compilata correttamente.

Non preoccuparti, per agevolarti in questo compito, nel prossimo capitolo ti spieghiamo cos’è e come si compila una nota spese, come predisporne una e con quali strumenti.