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 Capitolo 3

Obbligo di consegna busta paga: come rispettarlo [checklist]

Consegnare le buste paga ai dipendenti è un obbligo di legge, che ha: scadenze, strumenti consentiti per l’invio e sanzioni per la mancata consegna. Non temere: qui troverai una checklist da seguire per non sbagliare. 

Autore: Dipendenti in Cloud


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Forse non lo sapevi, ma la consegna delle buste paga non è un’azione così scontata e ha molte più implicazioni di quanto credi. Prova a pensarci: per i dipendenti il cedolino busta paga (o prospetto paga) l’unico strumento per sapere:

  • le componenti della loro retribuzione,
  • le ferie e permessi residui,
  • l’accantonamento del loro TFR.

Proprio per questo motivo esiste un vero e proprio obbligo di consegna delle buste paga da parte del datore di lavoro, disciplinato dalla Legge 4 del 5 gennaio 1953. Inoltre, in caso di mancata o ritardata consegna, si possono ricevere sanzioni, anche severe.

Ti stai spaventando? Non preoccuparti: grazie a questo capitolo riuscirai a rispettare l’obbligo e a evitare spiacevoli sorprese. Avrai a disposizione una checklist (lista di controllo) e alcuni spunti di riflessione.

 

Checklist per rispettare l’obbligo di consegna delle buste paga

Vediamo dunque l’elenco dei controlli che devi eseguire ogni mese, per essere sicuro di adempiere all’obbligo.

1. Mantieniti nei tempi prescritti

Entro quando consegnare le buste paga? Molti datori di lavoro si fanno questa domanda. La risposta ci arriva dall’articolo 1 della Legge 4 del 5 gennaio 1953 “all'atto della corresponsione della retribuzione”. Cosa significa? Purtroppo la formula di legge non è chiara e fa nascere una serie di problemi interpretativi. Quel che è certo è che la consegna dei cedolini paga dev’essere contestuale e contemporanea alla retribuzione dei dipendenti.

Da qui sorge un ulteriore dubbio: entro quando devono essere pagati gli stipendi? Ancora una volta non esiste una legge che individua una scadenza precisa. Prima di tutto devi considerare non il giorno in cui materialmente fai il versamento, bensì il termine di paga dello stipendio. Poi devi fare riferimento al contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) che regola la tua attività. In generale i contratti collettivi impongono di erogare la paga entro o il giorno 27 del mese o entro il giorno 5 del mese successivo a quello cui la retribuzione si riferisce.
Se il tuo contratto collettivo non si occupa di questa materia, segui gli “usi aziendali”, cioè i tempi a cui sei abituato.

2. Consegna le buste paga anche in caso di mancata retribuzione

L’obbligo di consegna delle buste paga vige anche in caso di mancato pagamento della retribuzione?
Sono diverse le cause che possono impedire di pagare lo stipendio ai dipendenti: trattenute fiscali maggiori del netto da pagare, momentanea indisponibilità finanziaria, oppure crisi aziendale.
Qualsiasi sia il motivo, condividiamo l’opinione espressa da diversi Consulenti del lavoro: il datore di lavoro dovrebbe consegnare ugualmente il prospetto paga. Come abbiamo già detto, il dipendente può conoscere le sue competenze e trattenute solo dal cedolino paga. Con la mancata consegna della busta paga, non potrebbe mettere in mora il datore di lavoro, né proporre un decreto ingiuntivo: si troverebbe infatti privo di documenti che certificano un credito.

3. Consegna le buste paga a mano, via PEC, email o sul sito web

Puoi consegnare le buste paga ai tuoi dipendenti seguendo una delle modalità consentite dalla legge: 

  • a mano;
  • via PEC (Posta Elettronica Certificata): Con l’interpello n. 1 del 2008, il Ministero del Lavoro ha confermato che è possibile trasmettere i cedolini anche per via telematica. La PEC, oltre ad essere mezzo idoneo, ha anche valore dimostrativo della consegna della busta paga;
  • via email: sempre secondo l’interpello n.1 del 2008, è valido anche l’invio di buste paga via email “non certificata”, ma a una condizione: il messaggio deve essere inviato a un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password;
  • tramite il sito web aziendale: l’interpello n. 13/2012 aggiunge la possibilità di consegnare i cedolini tramite un sito web. I file devono essere caricati all’interno di un’area riservata, a cui il dipendente può accedere tramite password personale. Il nostro software di consegna delle buste paga rientra in questa opzione.

Nel scegliere la soluzione migliore per te, non puoi tralasciare certamente il fattore tempo. L’emissione delle buste paga è un’operazione che devi svolgere tutti i mesi: se ogni volta impieghi diverse ore, rischi che l’onere diventi imponente.
Proprio per questo motivo abbiamo preparato per te una guida su come velocizzare la consegna delle buste paga.

4. Dimostra la consegna con firma o attestazione di caricamento

Su richiesta degli organi di vigilanza, tu, datore di lavoro, devi dimostrare di aver rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Lo puoi fare in tre modi:

  • con la firma del prospetto paga da parte del dipendente, che ne dimostra la ricezione. Questo però non pone l’obbligo di firma della busta paga: semplicemente, la sottoscrizione serve a dimostrare l’avvenuta consegna. Inoltre, firmare il cedolino paga non significa dichiarare di aver ricevuto la retribuzione (come afferma la Corte di Cassazione con l’Ordinanza n. 21699 del 6 settembre 2018);
  • tramite la prova di ricezione del messaggio di posta elettronica da parte del dipendente;
  • mediante l’attestazione del caricamento delle buste paga sul sito web.

5. Ricorda che la responsabilità è sempre tua

Come abbiamo già visto, il Consulente del lavoro è una delle figure abilitate alla  compilazione delle buste paga. L'interpello n. 8 del 2010, il Ministero del Lavoro permette ai Consulenti del Lavoro anche di inviare le buste paga ai dipendenti delle aziende in delega, utilizzando la propria PEC. Tuttavia, in caso di mancata ricezione delle buste paga, la responsabilità rimane in capo al datore di lavoro.

 

Privacy nella consegna della busta paga: una buona prassi

Sei hai seguito tutti 5 punti della nostra checklist, puoi stare tranquillo: hai rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Ma sei proprio sicuro di averlo fatto garantendo la privacy dei tuoi dipendenti?
Il tema della riservatezza è molto delicato e importante. All’interno delle buste paga si trovano dati sensibili dei tuoi dipendenti: anagrafici, contributivi e persino informazioni su eventuali pignoramenti. Proprio per questo motivo è fondamentale prestare la massima privacy: leggi l’approfondimento su privacy e consegna delle buste paga

 

Sanzioni per mancata consegna delle buste paga

Cosa succede se tu, datore di lavoro, non assolvi al tuo obbligo di consegna? Innanzitutto, i tuoi lavoratori ti potrebbero presentare una denuncia per mancata consegna della buste paga. Questa loro azione condurrebbe sicuramente a una visita in azienda da parte dell’Ispettorato del Lavoro.

A loro volta, gli organi di vigilanza potrebbero constatare:

  • la mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga
  • l’omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte su prospetto paga.

In entrambi i casi, la tua azienda rischia di ricevere le seguenti sanzioni:

  • da 150 a 900 euro;
  • da 600 a 3.600 euro, se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori, oppure a un periodo superiore a 6 mesi;
  • da 1.200 a 7.200 euro, se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o a un periodo superiore a 12 mesi.

 

Altre sanzioni per buste paga: mancata tenuta del LUL ed esibizione

Una visita ispettiva potrebbe rilevare altre irregolarità nella gestione delle buste paga:

  • La mancata istituzione e tenuta del Libro Unico del Lavoro (LUL): genera una sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro (art. 39, comma 6 del D. L. 112/2008)
  • La mancata esibizione delle buste paga e del LUL agli ispettori del lavoro, che può venir punita con una sanzione:

    • da 200 a 2.000 euro.

    • da 250 a 2000 euro: se senza giustificato motivo, entro quindici giorni l’azienda non esibisce agli organi di vigilanza la documentazione in suo possesso

    • da 500 a 3000 euro: in caso di recidiva della violazione

Queste sanzioni vanno a sommarsi a quelle per la mancata consegna delle buste paga ai dipendenti. Meglio quindi non rischiare!