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 Capitolo 8

Conservare le buste paga: perché, come e quanto?

Conservare le buste paga dei dipendenti non è obbligatorio, ma è fortemente consigliato: qui scoprirai il perché. Capirai anche per quanto tempo farlo e con quali modalità di archiviazione. 

Autore: Dipendenti in Cloud


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Conservare le buste paga non è obbligatorio, ma ti conviene farlo: può rivelarsi una scelta azzeccata in caso di visita ispettiva o di contestazione da parte del dipendente. In più, con un adeguato metodo di conservazione, puoi recuperare le buste paga in modo rapido e agevole, senza perdere tempo a cercare tra gli archivi. Infine, con qualche accorgimento, sei sicuro di rispettare il GDPR, la nuova normativa europea sulla privacy. Ecco un approfondimento di tutti questi temi, accompagnato da alcune indicazioni pratiche.

 

Buste paga e Lul: attenzione a non confonderli

Prima di focalizzarci sulla conservazione delle buste paga, chiariamo un paio di concetti. Con il termine busta paga (prospetto paga o cedolino paga) intendiamo quel documento che ogni mese consegni ai tuoi dipendenti all’atto del pagamento dello stipendio.
Di solito la busta paga è un estratto del LUL, Libro Unico del Lavoro, un “fascicolo” che documenta nel dettaglio il rapporto di lavoro con il dipendente. Non è altro che la sintesi dei vecchi libri di matricola e paga. La legge impone di tenere il Libro Unico e di mostrarlo in caso di visita ispettiva, pena severe sanzioni.

Perché abbiamo fatto questa premessa? Perché conservare il LUL è un obbligo di legge, almeno per i cinque anni successivi alla sua ultima registrazione, come stabilito dall’articolo 6, comma 2, D.M. 9 luglio 2008. Invece nessuna norma impone un obbligo conservativo della busta paga.


Perchè conviene conservare le buste paga

Se quindi non sei obbligato a conservare le buste paga, perché noi ti consigliamo di farlo? Per dimostrare di averle consegnate ai tuoi dipendenti.

La legge n.4/1953 impone ai datori di lavoro l’obbligo di consegna delle buste paga. In caso di accertamenti degli organi di vigilanza, recuperare le buste paga ti servirà a certificare di aver adempiuto all’obbligo in questione. Non basta però solo questo: devi anche mostrare il LUL e la firma del cedolino da parte del lavoratore, oppure l’attestazione di invio del documento tramite email o di caricamento in un area riservata sul sito web. 

Inoltre la conservazione dei cedolini paga può tornarti utile anche in sede civile. Infatti, se sottoscritti dal dipendente, questi documenti assumono il valore di quietanza del pagamento. Non possono dimostrare l’avvenuta retribuzione e nemmeno la corrispondenza tra il percepito/dovuto dal lavoratore e la somma indicata nella busta paga, ma sono idonei a presumere l’adempimento dell’obbligo retributivo da parte del datore di lavoro.


Come conservare le buste paga: metodi e consigli

Puoi conservare le buste paga in due modi:

  • in forma cartacea: nei faldoni in ufficio
  • in digitale: su appositi supporti multimediali

Nel fare la tua scelta, ti consigliamo di valutare quale metodo di archiviazione, ti consente di:

1. Recuperare le buste paga velocemente in caso di ispezione

In queste occasioni la tempestività diventa essenziale. Se scegli la conservazione cartacea, assicurati di organizzare i fascicoli in modo ordinato, per poter recuperare le buste paga richieste in poco tempo. Anche l’archiviazione digitale richiede massima organizzazione: devi riuscire a trovare quasi immediatamente la cartella in cui hai salvato i file.
Vuoi ottenere il documento richiesto in pochi secondi? Il nostro software Dipendenti in Cloud ti offre un archivio online di cedolini paga ordinato e facile da consultare.

2. Dare una copia al dipendente senza perdere tempo

Un dipendente ti può presentare una richiesta di copia della sua busta paga. Si può trattare dell’ultimo cedolino ricevuto, ma anche di uno di diversi anni fa. Infatti, per ottenere mutui, affitti, noleggi d’auto, un lavoratore deve poter dimostrare la sua retribuzione negli ultimi mesi, se non anni.
Non perdere tempo a cercare tra i tuoi archivi: con Dipendenti in Cloud il lavoratore può consultare e scaricare le buste paga in autonomia, anche quelle meno recenti.

 

Per quanto tempo conservare le buste paga

Ti suggeriamo di mantenere in archiviazione le buste paga per almeno cinque anni, termine entro il quale gli ispettori possono contestare la violazione dell’obbligo di consegna.

 

Conservazione delle buste paga e privacy

Un’ultima nota, ma non per questo meno importante, riguarda la riservatezza. Le buste paga contengono molti dati sensibili. Quindi assicurati di mantenere non solo la privacy durante la consegna nelle buste paga, ma anche lungo tutta la conservazione.

Il GDPR (il Regolamento UE 2016/679), stabilisce tre principi per il trattamento dei dati:

  • limitazione della finalità;
  • minimizzazione dei dati;
  • limitazione della conservazione;

Questi si applicano anche alle buste paga, che quindi dovrebbero:

  • essere conservate per le finalità che abbiamo descritto sopra, cioè per poter dimostrare il rispetto dell’obbligo di consegna in caso di ispezione del lavoro;
  • verificate periodicamente ed eliminate se non sono più utili allo scopo;
  • conservate per più di cinque anni, ma solo in forma mascherata, tale da non rendere identificabile l’interessato. In caso di necessità, la chiave di decriptazione può essere consegnata alle autorità, quali l’Inps o l’Inail.

 

Eccoci giunti al termine sia di questo capitolo, sia dell'intera guida alla gestione delle buste paga. Ora per te questo argomento non ha più segreti!