Errori in busta paga su presenze, ferie e permessi: come evitarli

Gli errori non piacciono proprio a nessuno, nemmeno ai tuoi dipendenti. Se poi riguardano le buste paga, diventano motivo di tensione. Sai che, oltre a segnalare la busta paga errata, i lavoratori possono anche rivolgersi a sindacati e avvocati per avviare una contestazione? Non temere: al termine di questo capitolo capirai come evitare gli errori più comuni in una busta paga, soprattutto quelli che riguardano presenze, ferie e permessi.

 

Cosa può fare il tuo dipendente in caso di busta paga sbagliata

Prima di approfondire quali sono gli errori in busta paga più comuni, iniziamo con il capire esattamente quali sono le facoltà dei tuoi dipendenti in queste situazioni.
In caso di busta paga sbagliata, un lavoratore può:

• Segnalare l’errore a te, amministratore o datore di lavoro: può farlo in diversi modi, anche con una semplice email;
• Se sospetta che l’errore sia volontario, può rivolgersi ad un avvocato, a un Consulente del Lavoro o ai sindacati: insieme a loro valuterà di intraprendere una contestazione e una serie di azioni per rivendicare le somme che, per via dell’errore, non gli sono state erogate in busta paga.

La seconda opzione è certamente quella più estrema e probabilmente il dipendente la sceglierà soltanto nei casi più gravi. Tuttavia, è sempre meglio essere consapevoli di tutti i rischi.

Il dipendente può contestare la busta paga entro 5 o 10 anni, a seconda della tipologia di errore. Per quanto riguarda la mancata fruizione delle ferie, il diritto di contestazione vale per 10 anni. Attenzione: questi tempi di prescrizione iniziano non dal momento dell’emissione della busta paga, bensì dalla cessazione del rapporto di lavoro.

 

Quali sanzioni puoi ricevere per una busta paga errata

La legge prevede sanzioni per il datore di lavoro in caso di omessa o infedele registrazione dei dati nel Libro Unico del Lavoro (lul). Quindi, di fatto, le multe si estendono anche alla busta paga errata.

Le sanzioni possono essere applicate solo a due condizioni:

• l’errore non è materiale, ma compiuto volontariamente dal datore di lavoro;
• le ore pagate sono difformi da quelle effettivamente lavorate, oppure la busta paga non contiene le indennità previste dal CCNL.

Il datore di lavoro può ricevere una sanzione:

• da 150 a 1.500 euro,
• da 500 a 3.000 euro, se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori o a un periodo superiore a sei mesi,
• da 1000 a 6.000 euro, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori o a un periodo superiore a dodici mesi.

Nel webinar di Dipendenti in Cloud "Buste paga e CU: tra normativa e gestione operativa" il Dott. Matteo Banzi, specialista nel controllo di gestione delle imprese e degli studi professionali, ha trattato il tema degli errori in busta paga. 
Guarda il suo intervento cliccando sul video qui sotto. 

 

Errori in busta paga su presenze: quali sono e come evitarli

Per esaminare i principali errori riferiti alle presenze dei dipendenti, dobbiamo riferirci al calendario presenze. Si tratta di un documento che indica per ciascun lavoratore:

• il numero di ore lavorate
• gli straordinari
• le assenze dal lavoro (retribuite e non)
• le ferie e i permessi
• i riposi settimanali

Il calendario presenze è obbligatorio per il Libro Unico del Lavoro e può essere inserito oppure meno nella busta paga del dipendente.

Le informazioni contenute da un calendario presenze sono tante e fondamentali nel determinare la retribuzione: basta poco per compromettere la veridicità della busta paga.
Ecco alcune soluzioni per ridurre al minimo gli errori:

• indica le presenze e assenze con causali apposite e univoche; puoi utilizzare anche codici o sigle, purchè sia possibile decodificarle durante un’ipotetica ispezione del lavoro;
• controlla che i dipendenti segnino le presenze e le assenze ogni giorno: più tempo trascorre e più è probabile che si verifichino delle dimenticanze;
• adotta un software con foglio presenze: mantiene i dati in ordine e sempre aggiornati

 

Errori in busta paga su ferie e permessi: quali sono e come evitarli

1. Busta paga senza l’indicazione di ferie e permessi

Può capitare che, per qualche imprevisto, le buste paga siano prive delle indicazioni su ferie e permessi. Assicurati che questa situazione si verifichi il meno possibile: come abbiamo già visto nei capitoli precedenti, i dipendenti controllano subito i valori di ferie e permessi.

2. Calcolo errato di ferie e permessi

Un tuo dipendente ti fa notare che le ferie e i permessi riportati non corrispondono ai suoi calcoli. La sua segnalazione può riguardare diversi indicatori, che puoi approfondire nei capitoli “come leggere le ferie in busta paga” e “come leggere i permessi in busta paga”.
È facile immaginare cosa devi fare a questo punto: contattare chi elabora le buste paga per ocnto dlela tua azienda, controllare il calendario presenze e rifare tutti i conteggi.

Come prevenire questo lungo iter, che spesso richiede diverso tempo?

• A fine mese, prima di inviare i dati all’addetto paghe, sottoponi al tuo dipendente un resoconto delle sue ferie e permessi: se ottieni da lui un’approvazione preventiva, eviterai di dover intervenire in un secondo momento, a busta paga già consegnata;
• utilizza un software per la gestione di ferie e permessi: applica in automatico le regole di maturazione e mantiene i dati sempre aggiornati

 

Come ed entro quando correggere gli errori in busta paga

Nonostante tutti i tuoi sforzi, non sei proprio riuscito ad evitare gli errori. Come rimediare? Puoi correggere la busta paga in modo tempestivo, entro il giorno 16 del mese successivo a quello a cui si riferisce la busta paga, prima di versare gli F24.
Quindi, ad esempio, se il cedolino è di febbraio 2024, hai tempo fino al 16 marzo 2024 per intervenire.
Oltre a questa scadenza, dovrai fare un conguaglio nella busta paga successiva, con il riconoscimento delle voci omesse o errati. 

Eccoci giunti alla conclusione del capitolo. Ora hai acquisito le conoscenze essenziali per riconoscere, evitare e correggere alcuni degli errori più comuni in busta paga. Eviterai disguidi, perdiite di tempo e conseguenze negative, anche gravi.