Programma turni di lavoro: quali vantaggi ha e come scegliere il migliore

Cerchi uno strumento per gestire in modo semplice e rapido i turni di lavoro dei tuoi dipendenti? Utilizzare un programma dedicato è la soluzione ideale. In questo capitolo scopriremo di cosa si tratta esattamente, quali sono i suoi vantaggi rispetto a Excel e come puoi scegliere il programma migliore per la tua azienda.

 

Cos’è un programma per la gestione dei turni e cosa permette di fare

Un programma di gestione turni di lavoro è un software progettato per aiutare le aziende a gestire gli orari di lavoro dei dipendenti che operano su turni.

Nella categoria rientrano programmi che operano in locale sul PC, oppure in cloud, come il software di gestione turni Dipendenti in Cloud.

Il programma permette di creare, pianificare e gestire i turni di lavoro in modo efficiente e preciso. La riduzione drastica del margine di errore e il risparmio di tempo si traducono così in una riduzione generale del costo di gestione del personale (per approfondire l’argomento, puoi leggere l’articolo dedicato ai costi del personale).

Di solito viene utilizzato da amministratori e responsabili delle risorse umane, ma può anche prevedere l’accesso dei dipendenti. I lavoratori avranno delle proprie credenziali, potranno consultare i propri turni ed eventualmente quelli dei colleghi secondo i permessi di visualizzazione stabiliti dall’azienda.

Con un programma per la gestione dei turni, puoi non solo creare e assegnare turni ai dipendenti, ma anche tenere traccia delle ore lavorate e gestire ferie e assenze. Inoltre, puoi comunicare in modo efficiente i turni ai dipendenti e gestire le richieste di ferie e permessi.

 

Perché scegliere un programma di gestione turni

I programmi dedicati non sono gli unici strumenti per l’organizzazione e la gestione dei turni dei dipendenti. Infatti, puoi anche decidere di utilizzare fogli di carta, fogli di lavoro Excel, sms ed email.

Nonostante ciò, con il programma progettato per la gestione dei turni di lavoro puoi ottenere un’ampia gamma di vantaggi, tra cui:

• tutte le funzionalità per poter creare e organizzare i turni in modo semplice ed efficiente;
• ridurre drasticamente gli errori dovuti all’utilizzo di strumenti poco adeguati come i supporti cartacei o i fogli di lavoro Excel;
• automatizzare la comunicazione dei turni di lavoro ai dipendenti, con un risparmio in termini di tempo e costi;
• evitare le incomprensioni che chat, sms ed email spesso portano con sé.

 

Programma turni di lavoro vs. gestione in Excel: pro e contro

Tra gli strumenti per la gestione dei turni i fogli di lavoro Excel e i programmi dedicati spiccano per diffusione. Vediamo più nel dettaglio come funzionano i singoli strumenti e quali sono i pro e i contro di ogni scelta.

1. Foglio in Excel

Excel è un programma di calcolo che permette di pianificare e organizzare i turni di lavoro, attraverso la creazione di una tabella. Inoltre è economico e semplice da imparare a utilizzare.

Tuttavia Excel non è un programma progettato per la gestione dei turni. Per questo motivo, spesso risulta poco efficiente, con un elevato margine di errore e non all’altezza delle esigenze delle aziende.

Puoi approfondire l'argomento nel capitolo dedicato alla gestione turni di lavoro con Excel.

2. Programma per gestione turni

A differenza di Excel, un software professionale per la gestione dei turni è uno strumento progettato per questo scopo. Ciò significa che contiene al suo interno tutte le funzionalità necessarie per poter creare, pianificare e programmare gli orari di lavoro dei dipendenti suddivisi su turni.

Come abbiamo già visto, il programma di gestione turni offre diversi vantaggi: pianificazione semplice, riduzione del rischio di errore umano e comunicazione fluida con i dipendenti. Ha però anche alcuni svantaggi, tra cui il costo e la formazione per imparare a utilizzarlo. Tuttavia, questi svantaggi vengono ripagati dalla possibilità di pianificare turni in modo rapido ed efficace.

 

Come scegliere il programma di gestione dei turni: le caratteristiche

Se hai deciso di utilizzare un software dedicato, è importante capire quale scegliere per la tua azienda. Per poterlo fare, è necessario prendere in esame alcune caratteristiche che questo tipo di programma deve possedere per poter portare vantaggi concreti.

1. Semplicità di visualizzazione

È importante avere una visione chiara di ogni squadra o reparto, con gli orari dei singoli dipendenti. Una visualizzazione ben definita ti permette di organizzare i turni di lavoro garantendo la copertura delle attività di ogni reparto e rispettando i periodi di riposo dovuti ad ogni lavoratore. In questo modo, non rischi di incorrere in confusione e quindi in errori.

Un buon programma deve quindi offrire semplici tabelle turni, dove utilizzare filtri di selezione per concentrarti su specifici giorni, settimane o gruppi di lavoro.

2. Possibilità di inserire e modificare i turni in modo semplice e veloce

Un programma per turni di lavoro deve velocizzare e semplificare le modalità di inserimento e modifica dei turni.

Ti deve quindi permettere di creare il turno, impostare un orario personalizzato e salvarlo come preimpostato. In questo modo, lo puoi riutilizzare riducendo i tempi di inserimento dei dati a mano.

Inoltre, all’interno del turno, devi poter stabilire pause, con orari e durate specifiche e opzione di timbratura.

Per essere completo, il programma deve infine mostrare i dipendenti in ferie o che godono di permessi o di rol in determinati giorni, così da evitare di assegnare un turno a un lavoratore assente.

3. Comunicazione tempestiva ai dipendenti

Tra le caratteristiche utili che un programma per turni di lavoro deve avere, c’è la possibilità di comunicazione veloce ed efficiente con i dipendenti.

Quando effettui una pianificazione dei turni con strumenti come Excel, infatti, non puoi comunicare in modo tempestivo con i lavoratori. L’uso di un programma per la gestione dei turni di lavoro invece rende la comunicazione immediata: quando un turno viene pubblicato, modificato o cancellato, i dipendenti ricevono una notifica nel software e via e-mail. In questo modo, vengono avvertiti con sufficiente preavviso.

 

Quanto costa un programma per turni di lavoro

Come abbiamo visto in modo approfondito, i programmi per la gestione dei turni di lavoro sono uno strumento essenziale per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione dei dipendenti e i flussi di lavoro.

Tuttavia, scegliere il software giusto può essere complicato, soprattutto quando si considerano i costi. Alcuni sono gratuiti, ma possono non essere sempre la scelta migliore. Infatti, spesso sono limitati nella loro funzionalità e possono non includere supporto tecnico o aggiornamenti regolari.

Dall’altra parte, i programmi per turni di lavoro a pagamento offrono dei periodi di prova gratuiti. In questo modo puoi provare tutte le funzionalità gratis e poi decidere senza impegno se acquistare una licenza. È il caso della prova gratuita di Dipendenti in Cloud.

In conclusione, abbiamo visto che i software dedicati sono progettati per facilitare con funzionalità specifiche i processi di gestione e pianificazione dei turni nei diversi reparti aziendali.

Eccoci alla fine di questa guida sulla gestione dei turni di lavoro. Abbiamo affrontato tematiche più teoriche, vedendo cos’è e come viene regolamentato il lavoro a turni e il turno notturno. Poi è stato il momento di entrare nel concreto e vedere quali strumenti utilizzare per gestire al meglio i turni dei dipendenti. Ora hai delle conoscenze più solide su questo argomento, da mettere in pratica nella tua azienda.