Ti aiutiamo a fronteggiare l'emergenza Covid-19, scopri di più!

  Capitolo 1

Elaborazione dei cedolini: come ottimizzare la gestione dei tempi

L’elaborazione dei cedolini paga richiede il massimo controllo dei tempi, per evitare ritardi e accumuli di lavoro concentrati in poche ore. Alcune situazioni ricorrenti possono compromettere questo controllo: vediamo quali sono e come superarle.

Autore: Dipendenti in Cloud
 

elaborazione-cedolini-tempi

L’elaborazione dei cedolini paga è un compito concentrato in pochi giorni: lo sanno bene i Consulenti del Lavoro e i Commercialisti abilitati. Nei primi giorni del mese le aziende inviano i fogli presenze al Professionista. Da qui si avvia un complesso processo di elaborazione che, oltre che delle ore lavorate, tiene in considerazione anche molti altri dati riguardanti il lavoratore. Questo processo si ripete per tutti i dipendenti di tutte le aziende che il Consulente o Commercialista ha come clienti. Tutti i cedolini devono essere elaborati entro le scadenze previste, solitamente in pochi giorni.

In questa mansione, così delicata, diventa fondamentale saper gestire i tempi in modo ottimale. Relegare il compito agli ultimi giorni utili espone al rischio di consegnare i cedolini con un ritardo inammissibile. Concentrare tutto lo sforzo in poche ore favorisce l'insorgenza di errori, inevitabili quando vi è un sovraccarico di lavoro.

Sembrano probabilità remote, possono accadere quando si verificano delle inefficienze. Si tratta di situazioni ricorrenti, a cui il Professionista spesso si espone e che possono realmente pregiudicare il suo lavoro, magari senza che egli se ne renda conto. Noi le abbiamo apprese facendo tesoro del confronto che ormai da anni portiamo avanti con Consulenti del Lavoro e Commercialisti.
Vediamo quali sono, come superarle nel presente ed evitarle nel futuro. 

 

Quali sono le inefficienze che intaccano l’elaborazione dei cedolini

1. Necessità di ricordare ogni mese l’invio dei fogli presenze

Il Consulente o Commercialista avrà certamente educato i suoi clienti all’importanza di ricevere in tempi brevissimi il foglio presenze compilato e completo di tutti i dati.
Tuttavia potrebbe capitare che gli amministratori delle aziende, presi da mille vicissitudini, si dimentichino di adempiere al proprio compito. A questo punto, il Professionista è costretto a sollecitare l’invio dei dati utili, magari più e più volte, spesso chiamando i clienti uno a uno, oppure spedendo diverse email. Questi sforzi, oltre ad innervosire il Professionista, gli sottraggono tempo prezioso, soprattutto quando i clienti iniziano a diventare numerosi.

2. Tempi di attesa prima di ricevere i fogli presenze

Oltre a sollecitare i clienti “ritardatari”, il Consulente o Commercialista deve anche attendere che questi gli inviino il materiale richiesto, che si tratti del foglio presenze o di altri dati utili. I tempi possono allungarsi anche pericolosamente, se pensiamo che l’elaborazione dei cedolini paga deve avvenire entro scadenze incombenti.

3. Inserimento manuale dei dati nel software paghe

Una volta ricevuto il foglio presenze e altri dati significativi, il Professionista deve inserire tutto il materiale grezzo all’interno del proprio software paghe, per poter procedere con l’elaborazione dei cedolini. Il tempo impiegato dipende dalla natura dei dati ricevuti e dal software adottato. Nei casi più fortunati, il Professionista importa un file Excel con le presenze e il software paghe lo acquisisce automaticamente. Altre volte invece deve inserire manualmente tutti i dati nel proprio software.

In questa seconda ipotesi, in cui il Professionista procede al data entry, possono verificarsi alcune inefficienze non trascurabili:

  • l’enorme dispendio di tempo insito nell’inserimento manuale;
  • l’elevata possibilità di errore che inevitabilmente scatuisce dall’inserimento “manuale” di una gran mole di dati;
  • l’ulteriore tempo richiesto per verificare la correttezza dei dati immessi;

Certamente uno dei compiti del Consulente del Lavoro è di controllare l’orario di lavoro dei dipendenti e di contabilizzare ferie, permessi e altre assenze, ma non dimentichiamoci che la sua figura assume rilevanza in ben altre questioni rispetto alla mera gestione dei dati.
Consideriamo poi che tutti questi tempi, sommati tra loro, non fanno altro che ritardare il lavoro di elaborazione vero e proprio, relegandolo a ridosso delle scadenze e concentrandola in pochissime ore, con le conseguenze che abbiamo già avuto modo di constatare.

4. Invio manuale dei cedolini paga ai clienti

Una volta pronti i cedolini, non rimane altro che inviarli alle aziende. Anche qui però non mancano le inefficienze, che ancora una volta possono far ritardare l’atto finale, ossia la consegna ai dipendenti. Spesso il Professionista si ritrova a produrre una mail per ogni azienda cliente. Inoltre gli può capitare di dover separare i cedolini, creando un file per ognuno di essi e organizzandoli adeguatamente. Anche in questo caso siamo di fronte a un compito che può risultare dispendioso, in termini di sforzo e tempo.

 

software-consulenti-commercialisti-gratis

 

Come ottimizzare la gestione dei tempi: alcuni consigli

Abbiamo visto come alcune situazioni possono compromettere la puntualità nell’elaborazione dei cedolini paga. Vediamo ora alcuni consigli “fai da te”, che ci sentiamo di condividere con il Professionista che desidera ridurre e prevenire le inefficienze.

1. Impostare un reminder automatico

Intendiamo un messaggio che, inviato automaticamente all’inizio di ogni mese, ricordi alle aziende di inviare al Professionista il proprio foglio presenze. Può essere implementato in diversi modi, ad esempio tramite la casella email, oppure nei programmi di messaggistica. Così facendo, il Professionista eviterà di produrre e inviare ogni volta messaggi a ciascuna azienda cliente.

2. Invitare l’Azienda a produrre il foglio presenze in formati compatibili

Questo servirà ad evitare al Commercialista o Consulente di inserire manualmente i dati nel software paghe, ma semplicemente di importarli. Un foglio Excel può essere un ottimo inizio, anche se esistono altri formati, riconosciuti da un elevato numero di software, come l’XML.

 

Come ottimizzare la gestione dei tempi: l’aiuto di Dipendenti in Cloud

Dipendenti in Cloud è il software ideale per il Consulente del Lavoro o Commercialista che, resosi conto delle inefficienze che possono intaccare il suo lavoro, voglia rendere più immediata l’acquisizione del foglio presenze e la trasmissione dei cedolini paga.

Su Dipendenti in Cloud è possibile creare due tipologie di account:

  • Azienda: destinato alle aziende e agli Studi, consente la gestione completa dei dipendenti. Permette di monitorare le presenze e assenze, di consegnare i cedolini paga, di registrare e approvare le note spese e molto altro.
  • Consulente: totalmente gratuito, è dedicato ai Consulenti del Lavoro e ai Commercialisti che desiderano gestire i propri clienti tramite Dipendenti in Cloud.


Ogni account Consulente può collegarsi a più account di tipo Azienda; questo significa che il Professionista può accedere, monitorare tutti gli account dei propri clienti e può farlo da un’unica interfaccia, in modo semplice e veloce.

1. Messaggio automatico alle aziende e notifica al Consulente

All’inizio di ogni mese all’interno del calendario presenze dell’account Azienda compare in automatico un messaggio che invita alla “chiusura del mese”, ossia all’inserimento definitivo delle presenze e assenze. Al termine di questo processo i dati verranno “bloccati”, cioè diventeranno immodificabili. Una volta compiuta questa operazione, viene inviata una notifica all'account Consulente; in questo modo il Professionista scaricare i fogli presenze delle aziende e avviare il proprio lavoro di elaborazione, sicuro che i dati rimarranno invariati.

2. Importare le presenze nel software paghe (automatico per TeamSystem)

Una volta scaricati i fogli presenze, che vengono restituiti nel formato Excel, il Professionista li può importare nel proprio software paghe. Si tratta di una procedura certamente più rapida rispetto al data entry.

Il vantaggio maggiore è riservato ai Consulenti e Commercialisti che hanno in dotazione i software TeamSystem.
Infatti, previa una semplice impostazione, questi possono acquisire tutti i dati sulle presenze all’interno dei moduli paghe di TS Studio e TS Experience semplicemente cliccando su un bottone. La procedura di trasferimento quindi risulta totalmente automatizzata e permette al Professionista di non perdere nemmeno un minuto del proprio tempo.

3. Caricare i cedolini pronti all’interno di Dipendenti in Cloud

Quando i cedolini paga sono ultimati, il Consulente li può caricare all’interno di Dipendenti in Cloud. Può farlo anche se sono tutti contenuti in un unico file; infatti il software riconosce i contenuti del documento, separa i cedolini e li assegna in automatico a ciascun dipendente. All’Azienda non rimane altro che confermare le operazioni eseguite dall’Intelligenza Artificiale, ultimando così la consegna dei cedolini; il dipendente potrà vedere il proprio cedolini all’interno dell’apposita area riservata.
Il sistema offerto da Dipendenti in Cloud quindi velocizza anche quest’ultima fase di consegna dei documenti.

Ancora una volta, un grande vantaggio viene riservato ai possessori dei software TeamSystem. Infatti, questi possono inviare i cedolini a Dipendenti in Cloud in modo automatico, semplicemente cliccando su un bottone all’interno dei moduli paghe di TS Studio e TS Experience.

 

Il Professionista che acquisisce consapevolezza delle inefficienze che possono compromettere i tempi di elaborazione dei cedolini paga e si adopera per porvi rimedio, è certamente sulla buona strada per migliorare la qualità del proprio lavoro. Tuttavia i Consulenti del Lavoro e dei Commercialisti non solo elaborano i cedolini, ma portano a termine molti altri adempimenti. Nel prossimo capitolo quali situazioni possono mettere il Professionista in difficoltà nell'amministrazione ordinaria del personale.
 

software-consulenti-commercialisti-gratis