Digitalizzare lo Studio: cosa significa e quali soluzioni valutare

“Digitalizzazione” è un termine sempre più diffuso: lo si applica alle aziende, alla Pubblica Amministrazione e anche agli Studi Professionali. Siamo però sicuri di sapere cosa significa veramente digitalizzare? E di selezionare le tecnologie e i software che più soddisfano le nostre esigenze?

Nella nostra esperienza a fianco di Consulenti del Lavoro e Commercialisti abbiamo avuto modo di constatare diversi approcci alla digitalizzazione. Alcuni Studi hanno l'hanno accolta con entusiasmo e l’hanno applicata a tutti i processi interni; altri invece sono risultati inizialmente più scettici, ma poi, con un processo graduale, hanno introdotto gli strumenti digitali nelle loro attività quotidiane, traendone beneficio. 

Questo capitolo nasce da ciò che abbiamo vissuto e vuole essere una guida per Consulenti del Lavoro e Commercialisti che hanno deciso offrire un servizio di qualità superiore mediante l’impiego razionale e strategico degli strumenti digitali.

 

Cos’è e cosa non è la digitalizzazione di uno Studio

Per un Consulente del Lavoro o un Commercialista che si approccia per la prima volta al tema della digitalizzazione è fondamentale capire esattamente di cosa si sta parlando.

1. Non è il mero utilizzo di fogli di calcolo ed email

Innanzitutto digitalizzare il proprio Studio non vuol dire semplicemente utilizzare i fogli di calcolo e le email. È vero che si tratta pur sempre strumenti tecnologici, ma a fare la differenza è il modo con cui vengono impiegati.

Ad esempio, i fogli di calcolo (Excel e simili) non sono stati progettati per rilevare le presenze dei dipendenti, tuttavia vengono accettati dagli Studi. Dati di diversa natura vengono riportati all’interno delle tabelle, compresi i giustificativi, contrassegnati da colori e sigle particolari e spiegati in una legenda spesso difficile da tenere sott’occhio mentre si legge la tabella.
Il risultato è una confusione dai molteplici effetti:

• il margine di errore aumenta sensibilmente: da una parte l’azienda può sbagliare ad inserire i dati, dall’altra il Professionista può equivocare quanto riportato;
• i tempi di controllo si allungano: il Professionista deve verificare di aver interpretato correttamente tutte le informazioni e di averle immesse correttamente nel proprio software paghe, nel caso in cui ricorra al data entry; ciò si ripercuote inevitabilmente sul resto del lavoro, con le conseguenze che abbiamo già visto nel capitolo dedicato all’ottimizzazione dei tempi di elaborazione dei cedolini paga;
• si possono presentare problemi di compatibilità con il software paghe: se il file non viene compilato dall’azienda con i criteri raccomandati dal Professionista.

Le email sono utili per scambio di informazioni immediate e non per l’invio di file; infatti, la consegna di documenti tramite posta elettronica può generare problemi di diversa natura, come:

• le modifiche che avvengono in modo asincrono sullo stesso documento: con l’inesorabile confusione generato dal “rimpallo” tra Professionista e azienda;
• si moltiplicano le versioni di uno stesso file: con i conseguenti problemi di archiviazione e identificazione della versione più recente.

2. È l’uso razionale del digitale

Digitalizzare significa selezionare e utilizzare gli strumenti con criterio. Innanzitutto è necessario individuare lo scopo dell’adozione di una determinata tecnologia e il processo in cui implementarla. Solo in quel momento si può procedere alla selezione tra le soluzioni proposte dal mercato.

Ad esempio, si può decidere di rendere più fluida la gestione del foglio presenze. Questo obiettivo potrebbe essere declinato in più modi:

• agevolare la compilazione da parte delle aziende: con un sistema di immissione di dati ordinato, intuitivo e utilizzabile anche dai dipendenti; così facendo, il Professionista riceverà un foglio il più possibile completo di dati e formalmente corretto, che non necessita di ulteriori interventi.
• Superare definitivamente il data entry, mediante un foglio presenze che si può importare o addirittura integrare al software paghe.
• Una volta stabilite le richieste e le aspettative, si può valutare il software che più riesce a soddisfarle.

3. Non è necessariamente un investimento ingente

Per digitalizzare uno Studio non servono grandi budget, quanto piuttosto capire i risultati che si vogliono raggiungere con tale iniziativa.
Alcuni software poi hanno dei prezzi accessibili se rapportati alla maggior efficienza conseguente alla loro introduzione.

Dipendenti in Cloud è totalmente gratuito per i Consulenti del Lavoro e i Commercialisti: basta creare un account e collegarlo a quello delle proprie aziende per beneficiare dei vantaggi del nostro software.

La tecnologia Cloud: cos’è e perchè è preziosa per lavorare a distanza

Tra tutte le tecnologie che uno Studio può valutare, c’è il Cloud. Si tratta di uno spazio virtuale in cui è possibile elaborare, trasmettere e archiviare dati. È raggiungibile da tutti i dispositivi dotati di connessione internet, da qualsiasi luogo e in ogni momento.

Utilizzare il Cloud rappresenta un vantaggio per uno Studio Professionale, in quanto:

• il Professionista può lavorare sui dati anche se non si trova in ufficio; un’opportunità da non sottovalutare, se pensiamo alle situazioni vissute con l’emergenza Covid-19.
• L’azienda può accedere allo stesso spazio virtuale, dove può caricare i documenti e aggiungere dati; a sua volta, può scaricare ciò che è stato messo a disposizione dal Professionista. Il Cloud in questi casi si configura come uno spazio di condivisione in cui entrambe le parti possono facilmente recuperare materiali e informazioni.
• Le modifiche sono accessibili e aggiornate in tempo reale.
• I documenti dello Studio rimangono salvati su macchine esterne (server), quindi si risolve il problema della mancanza di spazio fisico per la memorizzazione. Inoltre si ovvia al rischio di perdita dei dati in caso di danni ai supporti fisici e virtuali dello Studio. 

Poiché uno Studio di Consulenti e Commercialisti tratta dati delicati per le aziende, è legittimo chiedersi se le soluzioni in Cloud siano sicure.
Dipendenti in Cloud:

• si affida alle migliori soluzioni server per l’archiviazione dei dati;
• esegue ogni notte un backup completo e criptato di tutto l’archivio, per mantenere i dati sempre integri e accessibili;
• applica a tutte le connessioni una crittografia avanzata;
• esegue un controllo degli accessi a vari livelli e li mantiene sempre aggiornati per evitare intrusioni.

 

Software di gestione del personale: come facilitano il lavoro

Un Consulente del Lavoro o Commercialista che cerca soluzioni per digitalizzare i propri servizi, non può certamente tralasciare i software di gestione del personale. Si tratta di programmi sviluppati appositamente per agevolare l’amministrazione dei dipendenti.

Un software di gestione del personale, tra l’altro, aiuta a:

• rilevare presenze e assenze dei dipendenti,
• ricevere, approvare (o rifiutare) e archiviare le note spese,
• consegnare le buste paga,
• condividere e archiviare i documenti con i lavoratori.

Proprio per la loro specificità, questi software sono studiati per semplificare lo svolgimento di determinate mansioni. Ad esempio, un sistema codificato e dettagliato di giustificativi permette al Professionista di capire immediatamente di fronte a quale situazione si sta trovando, senza dover chiedere ulteriori spiegazioni all’azienda. Un risultato difficile da ottenere con un comune foglio di Excel. 

 

Dipendenti in Cloud: come ti aiuta a digitalizzare lo Studio

Dipendenti in Cloud semplifica la vita a Consulenti del Lavoro e Commercialisti perchè agevola la collaborazione con l’azienda in merito all’amministrazione del personale.
È un software in Cloud, quindi offre tutti i vantaggi che abbiamo visto in precedenza.
Offre un foglio presenze intuitivo e completo, che il Professionista può consultare in tempo reale, esportare e caricare velocemente nel proprio software paghe, per avviare l’elaborazione dei cedolini. 
Inoltre permette l’archiviazione e il ritrovamento rapido dei documenti dei dipendenti.
Per tutti i dettagli, consulta la pagina dedicata alle funzionalità per Consulenti e Commercialisti.