Ti aiutiamo a fronteggiare l'emergenza Covid-19, scopri di più!

  Capitolo 2

Amministrazione del personale: come renderla più immediata

Per gestire le pratiche e portare a termine gli adempimenti, il Consulente del Lavoro o Commercialista necessita di dati e documenti. L’accesso a questo materiale può non essere istantaneo, con ripercussioni sul lavoro: vediamo quando accade e come prevenirlo.

Autore: Dipendenti in Cloud
 

amministrazione-personale

Oltre ai cedolini paga, il Consulente del Lavoro o Commercialista gestisce altre pratiche e porta a termine diversi altri adempimenti connessi all’amministrazione del personale. Spesso deve eseguire questi compiti complessi in tempi rapidi. Proviamo a pensare a quando un dipendente si licenzia: bisogna preparare in poche ore tutti i documenti occorrenti a concludere tale procedura. O, ancora, a quando si deve presentare domanda per un’agevolazione e la scadenza è a brevissimo termine.

In queste e in molte altre occasioni il Professionista deve ottenere i dati e i documenti occorrenti in modo tempestivo. Non averli immediatamente significa dover posticipare la preparazione della pratica, con conseguenze anche rilevanti, come ad esempio la perdita del diritto ad un’agevolazione. Certamente questi ritardi non fanno altro che incrinare il rapporto con il cliente, che può anche iniziare a cercare una nuova figura che si occupi dell’amministrazione del personale.

Nonostante tutti gli sforzi che il Professionista può fare nell’assicurare la puntualità di pratiche e adempimenti, ci sono alcune situazioni che possono fargli sfuggire il controllo. Anche in questo caso, per identificarle, è stato fondamentale il dialogo che abbiamo costruito in anni di confronto con Consulenti del Lavoro e Commercialisti.
Vediamo quali sono queste situazioni e come prevenirle.


Quando l’amministrazione del personale può complicarsi

Due situazioni possono ostacolare il Consulente del Lavoro o Commercialista nella preparazione di pratiche di amministrazione del personale o nel portare a termine adempimenti connessi. Riguardano i casi in cui il Professionista non riesce ad ottenere immediatamente i documenti e i dati che gli occorrono.


1. Tempi di attesa prima di ricevere documenti e dati

I dati o i documenti necessari potrebbero essere non in possesso del Professionista, che quindi li deve richiedere al cliente. Sicuramente la richiesta verrà inoltrata in modo celere, tuttavia la risposta potrebbe non essere altrettanto rapida.

Tutto ciò non fa altro che procrastinare l’esecuzione della pratica o dell’adempimento, con le conseguenze che abbiamo già visto in precedenza.

2. Documenti di archivio che non si trovano

Le difficoltà potrebbero riscontrarsi anche nella ricerca tra gli archivi dello Studio.
Sicuramente il Professionista avrà mantenuto tutti i faldoni (o le cartelle del PC) in perfetto ordine, tuttavia potrebbe essere necessario un documento risalente a svariati anni fa e che si riferisce a un dipendente licenziato o pensionato diverso tempo prima.

In questi casi il ritrovamento del materiale può diventare dispendioso in termini di sforzo, ma anche di tempo impiegato. Ancora una volta ci troviamo di fronte alla possibilità di ritardi e in ultimi all’insoddisfazione del cliente.

3. Il cliente chiede documenti di cui è già in possesso

Altra situazione che potrebbe rallentare il lavoro di un Consulente del Lavoro o Commercialista è la richiesta da parte del cliente di alcuni documenti che gli erano già stati consegnati, ma che per qualche motivo non trova più.

A questo punto, il Professionista deve ritrovare ciò che è stato richiesto e spedirlo al cliente, solitamente tramite email. 
Questa procedura può richiedere poco tempo, tuttavia pensiamo a quando i documenti da inviare si fanno numerosi, ad esempio perché riguardano tutti i dipendenti di un’azienda. Sicuramente poi all’aumentare dei clienti gestiti le richieste possono farsi più frequenti. Ipotizziamo poi che, per un motivo generalizzato, varie aziende abbiamo bisogno uno stesso tipo di documento, magari una dichiarazione risalente a diversi anni prima. Ecco che il lavoro del Professionista verrebbe “intasato” da molte richieste.

 

software-consulenti-commercialisti-gratis

 

Come rendere più immediata l’amministrazione del personale

Per ovviare alle situazioni descritte nel paragrafo precedente, il Consulente del Lavoro o Commercialista può ricorrere a soluzioni “fai-da-te”, applicabili in autonomia. Queste possono sì contenere il disagio, tuttavia non risolvono il problema alla radice.

1. Creare una cartella condivisa

Una prima soluzione potrebbe essere quello di creare una cartella condivisa con il cliente. Per farlo, si può ricorrere a uno dei tanti servizi di archiviazione online.

Questo espediente può aiutare azienda e Professionista sia a condividere i documenti con uno strumento più immediato rispetto alle email, sia a ritrovarli con più rapidità, anche a distanza di tempo.


2. Organizzare l’archivio con criteri logici e costanti

L’archivio comune tra azienda e Professionista ha sì i suoi vantaggi, tuttavia può diventare ingestibile, se non impostato con la massima attenzione. I documenti devono essere archiviati seguendo precisi criteri logici e costanti nel tempo. In caso contrario, si creeranno duplicazioni dello stesso file e fraintendimenti che allunga i tempi, anziché accelerarli.

Inoltre, il Professionista deve essere certo di condividere con tutti i clienti gli stessi criteri di archiviazione, per non trovarsi egli stesso a fare confusione.

 

Come Dipendenti in Cloud semplifica l’amministrazione del personale

Dipendenti in Cloud è uno strumento ideale per i Commercialisti e Consulenti del Lavoro che vogliono rendere più rapida la consegna e l’archiviazione dei documenti utili alla gestione di pratiche e adempimenti.

Il Professionista, mediante il suo account Consulente, totalmente gratuito,  può  accedere agli account delle aziende da lui gestite. Qui trova i dati e i documenti che gli servono, divisi per dipendente e classificati per tipologia: contratti, certificati medici, dichiarazioni uniche, documenti identificativi e molti altri.

Inoltre all’interno di Dipendenti in Cloud può anche reperire i documenti riferiti ai dipendenti che non lavorano più in azienda, considerandolo a tutti gli effetti un archivio storico.

Con una gestione più oculata dei tempi di elaborazione delle buste paga e l’acquisizione immediata dei documenti e delle informazioni, il Consulente del Lavoro o Commercialista migliorare la qualità del proprio lavoro, mediante maggiore puntualità ed esattezza. Per offrire un alto valore aggiunto, il Professionista può rendere digitale l’erogazione dei propri servizi. Numerosi sono i vantaggi di questa scelta, tra cui anche l’agevolazione della gestione dei clienti a distanza, un tema molto sentito soprattutto in questo particolare momento, con l’emergenza Covid-19 in atto.
Vediamo quindi nel dettaglio cosa si intende con digitalizzazione dello Studio e alcune tecnologie da considerare. 

 

software-consulenti-commercialisti-gratis