Lavoro flessibile: cos'è e come implementarlo in una piccola impresa

La diffusione esponenziale di nuove forme di lavoro come smart working, lavoro ibrido e simili e più in generale il superamento di paradigmi di stampo tradizionale ha reso di grande attualità la questione della flessibilità lavorativa.

Si tratta di una modalità di lavoro che consente ai dipendenti la possibilità di ottenere un’autonomia e una libertà superiori e da cui spesso consegue una maggiore produttività.

Il lavoro flessibile rappresenta dunque un’opportunità importante, che vale per le multinazionali e ancora di più per le piccole imprese.

Come tutte le forme di lavoro, denota vantaggi e svantaggi. Su quest’ultimi è possibile agire con misure semplici ed efficaci.

Sei il titolare di un’azienda o un responsabile delle risorse umane? In questo approfondimento troverai una panoramica di tutto ciò che concerne il lavoro flessibile. Scoprirai anche alcuni consigli che ti aiuteranno a ottimizzarne il potenziale e il valore offerto da un programma per gestire gli orari di lavoro flessibili. 

 

 

Cos'è la flessibilità lavorativa

Il termine si riferisce a quegli accordi lavorativi in cui le mansioni del dipendente vengono predisposte con maggiore autonomia per quanto concerne orari e luoghi di lavoro e talvolta persino rispetto al numero di ore lavorative settimanali.

In quest’ultimo caso si ha un vero e proprio cambiamento a livello di approccio che non è più basato, appunto, sulle ore lavorate quanto sugli obiettivi raggiunti.

Tale scelta che interessa un numero crescente di realtà produttive, come testimoniato dal fenomeno della “settimana corta”, in molti casi connesso a doppio filo con quello del lavoro flessibile.

Tra le tipologie di flessibilità lavorativa, abbiamo il lavoro flessibile, che consiste nella flessibilità concessa agli orari e ai luoghi di lavoro.

 

Le principali tipologie di flessibilità lavorativa

L’esempio di lavoro flessibile per eccellenza è lo smart working. Esso dà modo a dipendenti e collaboratori di svolgere i propri compiti da qualsiasi posto desiderino: generalmente si tratta della propria abitazione ma non è detto; possono essere anche spazi di coworking o simili.

Non si tratta della sola tipologia di lavoro flessibile. Ecco le altre modalità attualmente più diffuse in Italia:

• flessibilità degli orari e luoghi di lavoro (lavoro flessibile): in questo caso i dipendenti non sono vincolati a un orario predefinito e a un luogo predeterminato, purché effettuino le ore pattuite in un arco temporale concordato.
• Contratti part-time oppure a tempo determinato: si tratta di soluzioni contrattuali in cui la flessibilità è legata a un impegno minore di quello a cui obbliga un contratto a tempo indeterminato o full-time. Queste misure permettono al dipendente di gestire meglio la vita privata e persino di mantere più collaborazioni.
• Lavoro freelance oppure con contratto a progetto: queste forme di flessibilità lavorativa sono indicate nei casi in cui il dipendente non presenta un rapporto continuativo con l’impresa oppure può esercitare le sue prestazioni come lavoratore autonomo.

 

L'importanza di orari e luoghi di lavoro flessibili nel post-pandemia

La flessibilità lavorativa ha iniziato a diffondersi da un lato a causa dell'affermazione delle tecnologie di ultima generazione, in particolare quelle dell’informatica e del digitale, dall’altro in seguito all’accelerazione provocata dall’emergenza sanitaria Covid-19.

Se durante la pandemia le forme di lavoro flessibile hanno permesso a molte aziende e persone di continuare a garantire prodotti e servizi, oggi lo scenario è quello del cosiddetto “New Normal”, come è stato definito i sociologi. Una nuova normalità, dunque.

Basti pensare a come l’utilizzo di internet e di strumenti quali smartphone, tablet, nonché il ricorso a comunicazioni tramite videochiamata e/o e-mail, sia diventato ormai una prassi.

Il fenomeno ha interessato per primi i Paesi Scandinavi e quelli anglofoni.
L’Italia ha avuto bisogno di più tempo, complice una resistenza di matrice culturale che vede l’abitudine alla condivisione in presenza.

Occorre poi considerare le perplessità dei datori di lavoro, riguardo soprattutto la sensazione di perdere il polso della situazione e il controllo della produttività delle risorse.

Ci sono infine alcune situazioni in cui non è possibile adottare il lavoro flessibile, per ragioni di natura contingente e oggettiva.

La pandemia ha fatto da spartiacque e ha permesso persino di sviluppare nuove competenze; ha saputo vincere le naturali “resistenze” del panorama italiano anche a livello culturale.

Il risultato è stato vera e propria rivoluzione, attualmente ancora in fase di consolidamento ed evoluzione.

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Vantaggi e svantaggi del lavoro flessibile

Il lavoro flessibile presentano molteplici vantaggi e alcuni svantaggi tanto per i datori di lavoro che per i dipendenti. Vediamoli nel dettaglio.

Vantaggi e svantaggi del lavoro flessibile per le aziende

Il lavoro flessibile presenta diversi benefici, anche per le piccole imprese.

Ecco quelli più rilevanti:

• le risorse sono più produttive, questo perché una qualità della vita migliore influisce positivamente sulla performance nei luoghi di lavoro;
• tendono a diminuire fenomeni quali assenteismo e ritardi sui luoghi di lavoro;
• la persona sviluppa un senso di gratitudine nei confronti del datore di lavoro che ha permesso di lavorare con flessibilità. Questa concessione può fungere anche da incentivo per il raggiungimento di determinati traguardi.

Gli svantaggi del lavoro flessibile per datori di lavoro e HR manager interessano prima di tutto un minore controllo dell’operatività della persona, a fronte di dipendenti che potrebbero essere poco incentivati a migliorare i propri standard professionali perché meno sollecitati dai responsabili.

Altri elementi a sfavore sono:

• difficoltà nella gestione dei rapporti con altre imprese e fornitori, in quanto i collaboratori potrebbero non essere reperibili a orari canonici;
• nascita di fraintendimenti e incomprensioni che non sussisterebbero, invece, con una comunicazione vis a vis;
• se la flessibilità lavorativa viene concessa soltanto ad alcuni dipendenti (e non ad altri) potrebbero presentarsi delle invidie, le quali vanno a minare un clima positivo all’interno dell’unità operativa;
• difficoltà nella rilevazione delle presenze dei dipendenti, nella gestione della timbratura e nell'elaborazione delle buste paga.

Vantaggi e svantaggi del lavoro flessibile per il dipendente

I benefici di maggiore rilevanza quando si parla di lavoro flessibile per i dipendenti sono i seguenti:

• organizzazione più semplice degli impegni extra-lavorativi: da quelli famigliari alla possibilità di fare attività che influiscono positivamente sul benessere personale;
• miglioramento della crescita professionale: la persona trova il tempo per frequentare un corso o un master. Migliora, così, le sue competenze e il livello di produttività in azienda;
• risparmio sui costi legati al recarsi abitualmente sul posto di lavoro tramite un veicolo di proprietà e/o i mezzi pubblici;
• possibilità di collaborare con aziende più in linea con le proprie aspirazioni e che operano in luoghi differenti da quello di residenza.

E quali sono gli svantaggi del lavoro flessibile per i dipendenti? Alcune persone fanno fatica ad abituarsi a questa modalità di lavoro perché sentono la mancanza di una relazione in presenza; questa ragione è anche alla base della diffusione degli spazi di coworking.

Allo stesso tempo, può intercorrere la sensazione di dover risultate sempre a disposizione, senza poter mai staccare, con una diminuzione del tempo libero e un eccesso di richieste.

 

Concessione del lavoro flessibile: quali azioni mettere in atto

Esistono diversi modi con cui un'azienda può concedere il lavoro flessibile ai dipendenti.

Vediamo quali sono i più diffusi:

• orari di lavoro flessibili: la flessibilità può interessare l'inizio e la fine del lavoro, il modo con cui prendersi le pause, la possibilità di prendere ferie in vari periodi dell'anno e con poco preavviso;
• luoghi di lavoro flessibili: in questo caso il dipendente detiene la libertà di scegliere il luogo da cui lavorare.

Leggi anche l'approfondimento sulla maturazione ferie dei dipendenti.

 

Consigli per implementare il lavoro flessibile

Ecco gli aspetti su cui concentrarti se vuoi implementare il lavoro flessibile nella tua impresa:

• Ascolto: è importante avvalersi di tecniche efficaci per l’ascolto dei dipendenti, in maniera tale da raccogliere opinioni e preferenze. Mantenere un dialogo continuo è la base per predisporre una comunicazione efficace tra manager e collaboratori. Ciò consente, inoltre, di acquisire feedback che permettono di monitorare il clima interno ed approntare le modifiche di volta in volta necessarie.
   
• Policy: dovrai stabilire fin da subito doveri e diritti per entrambe le parti, così che il dipendente sappia cosa aspettarsi. È importante che tali misure siano le stesse per tutti coloro che svolgono una certa mansione, così da non dare adito a disparità.
   
• Tecnologie: hardware e soprattutto software. Quest’ultime includono soluzioni capaci di semplificare e migliorare l’operatività a vari livelli, come nel caso di un programma per gestire gli orari di lavoro in modo flessibile.
   
• Formazione: risulta altrettanto cruciale mettere in campo un’offerta formativa conseguibile da remoto e specifica per ogni risorsa. L’ideale, dove risulta possibile, è concordare delle ore di formazione durante lo svolgimento della mansione oppure dare modo di accedere ai corsi anche fuori dagli orari di lavoro.
   
• Eventi: il consiglio è di programmare con una certa periodicità degli eventi aziendali in cui le persone possano conoscersi meglio e condividere momenti riguardanti la sfera lavorativa e non. Una pratica che rafforza lo spirito di squadra.

Leggi anche la guida alla formazione del personale.

 

Perché utilizzare un software per gestire il lavoro flessibile dei dipendenti

Hai mai sentito parlare di un software di gestione dei dipendenti? Si tratta di uno strumento che permette di semplificare e ottimizzare sia i compiti del datore di lavoro e del responsabile delle risorse umane che la stessa produttività dei dipendenti.

Risulta particolarmente utile per gestire il lavoro che prevede flessibilità negli orari e nei luoghi di lavoro.

Dipendenti in Cloud consente la rilevazione delle presenze tramite un sistema di accesso dedicato: il collaboratore può timbrare in maniera semplice e precisa, non solo da PC, ma anche da smartphone e tablet, utilizzando un'apposita app per timbrature.

Il programma dà anche modo di impostare delle soglie di tolleranza entro cui accettare la timbratura; ad esempio, il dipendente può timbrare 15 minuti prima o dopo l'orario prefissato.

Il software mette il responsabile delle risorse umane nelle condizioni di monitorare presenze e assenze, questo sempre attraverso la verifica delle sessioni di timbratura. Ciò si rivela utile anche in vista della trasmissione dei dati al Consulente del Lavoro per l’elaborazione delle buste paga.

Con Dipendenti in Cloud è possibile gestire lo smart working, le ferie e i permessi tramite appositi giustificativi. In questo modo, non vi sono dubbi su quando la persona è a disposizione e quando invece non lo è. Il tutto in pochi passaggi, semplici e intuitivi.

Inoltre, Dipendenti in Cloud offre di un archivio dell’intera documentazione del dipendente, che rimane sempre a portata di mano ed è fruibile in qualsiasi momento, in caso di controlli o necessità.

Infine, il programma rappresenta uno strumento prezioso per interfacciarsi con il Consulente del Lavoro, che si troverà così in condizioni migliori per esercitare la sua mansione in maniera accurata, efficiente e precisa

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