Gestione dipendenti con Excel o con un software: quale conviene?

La gestione dei dipendenti con Excel rappresenta una pratica molto diffusa presso le aziende.
La ragione sta soprattutto nel fatto che l’utilizzo del software è diventato di prassi in molteplici ambiti.

Le più recenti innovazioni tecnologiche hanno portato modalità nuove nella gestione dei processi e hanno dato luogo all’introduzione di software per la gestione dei dipendenti, dedicati esclusivamente allo scopo.

A questo punto alcune domande sorgono spontanee: come funziona la gestione dei dipendenti con Excel? Quali sono le differenze rispetto all’utilizzo di un software pensato per tale scopo? E soprattutto: qual è la modalità che più conviene per la tua azienda?

Rispondiamo ad ogni dubbio, confrontando le due opzioni e analizzando le caratteristiche, i pro e i contro di ognuna.

 

 

Come funziona la gestione dei dipendenti con Excel e con un software

Iniziamo con il vedere come funziona la gestione dei dipendenti con Excel nei vari ambiti e compiti. Ti proponiamo poi un confronto per ogni singolo fattore con quanto riesce a fare un software specifico.

 

Gestione presenze dei dipendenti con Excel: come si fa e perché non conviene

Uno degli aspetti più importanti nella gestione dei dipendenti è la rilevazione delle presenze, la quale è correlata a sua volta alla gestione dei turni e delle ferie.

Per tale scopo, puoi utilizzare un foglio presenze in Excel. Online trovi diversi modelli di foglio presenze in Excel tra cui scegliere, a cadenza giornaliera, settimanale oppure mensile, o fare riferimento a un mestiere specifico.

Inoltre, Excel permette di inserire formule per calcolare le ore lavorare e filtri per giorno o per dipendente.

Tuttavia, tutti i dati devono essere inseriti a mano, le formule devono essere verificate e le informazioni possono essere modificate accidentalmente. Tutti motivi che rendono molto alto il rischio di cadere in errore.

Un software dedicato è in grado di superare i limiti che presenta la gestione delle presenze dei dipendenti con Excel, vediamo perché:

• la presenza viene registrata in automatico a partire dalla timbratura; vengono dunque annullati gli errori legati all’inserimento manuale;
• l’operazione di timbratura, può essere svolta da tutti i dipendenti, indipendentemente dal fatto che siano in sede oppure no;
• sia l’azienda che il dipendente possono consultare il foglio presenze in qualsiasi momento. Il foglio è semplice da comprendere, ordinato e può essere filtrato;
• il calcolo delle ore di presenza viene eseguito automaticamente dal software;
• i dati sono salvati in modo sicuro e non vi è rischio che vengano persi o modificati in modo accidentale.

 

 

Gestione ferie con Excel: come si fa e i vantaggi del software dedicato

La legge italiana ha predisposto indicazioni e norme ben precise per quanto riguarda la gestione delle ferie dei dipendenti che, se non rispettate, comportano di incorrere in multe piuttosto onerose.

Per questo è indispensabile avvalersi di un piano ferie: uno strumento che permette di tenere sotto controllo le ferie maturate, quelle godute e quelle che deve ancora utilizzare il lavoratore.

Per la redazione del piano ferie puoi adoperare diversi strumenti. Da quando l’opzione classica con carta e penna è stata ormai superata, una soluzione a oggi molto diffusa è la gestione delle ferie con Excel, ma abbiamo la certezza che si tratti dell’opzione più efficace?

Vediamo come funziona:

• i dati vanno inseriti manualmente sotto forma di tabelle;
• Excel permette di aggiungere delle formule che, quando impostate, consentono di svolgere calcoli in automatico;
• i dati ottenuti sono precisi, ma bisogna stare attenti a inserirli correttamente: basta un solo numero sbagliato e tutto il processo viene compromesso completamente.

Sul web puoi reperire dei modelli Excel di piano ferie per dipendenti, da personalizzare sulla base delle caratteristiche dell’azienda.

Il documento può essere condiviso con tutte le risorse, un vantaggio ma anche uno svantaggio: il rischio che qualcuno possa fare delle modifiche indesiderate, con conseguenti errori, è dietro l’angolo.

Vediamo ora come avviene invece la procedura con un software di gestione dei dipendenti:

• Il piano ferie risulta più ordinato e semplice: ogni dipendente ha accesso al proprio piano ferie.
• Il calcolo delle ferie consumate e residue si svolge in automatico e in tempo reale, senza l'utilizzo di formule che possono venire accidentalmente modificate.
• I dati vengono aggiornati in tempo reale e sono condivisi sia con l’azienda che con il dipendente.
• Il tempo per la compilazione è ridotto ai minimi termini, così come la possibilità di incorrere in errori.
• Le informazioni sono esposte in maniera chiara, in un formato consultabile su pc oppure tramite app.

 

	Excel	Software di gestione dei dipendenti
Gestione presenze	Compilazione manuale del foglio presenze e alto rischio di errori.	Sistema di timbratura con compilazione automatica dei dati sulla presenza.
Gestione ferie	Rischio elevato di errori nei dati e di modifiche indesiderate.	Piano ferie ordinato, aggiornato in tempo reale e con accesso dedicato a ogni dipendente.
Gestione turni	Compilazione manuale, errori e confusione. Nessuna integrazione con sistemi di comunicazione ai dipendenti.	Tabella turni ordinata e filtrabile per dipendente, reparto e giorno. Comunicazione automatica ai dipendenti.
Gestione note spese e rimborsi	Tempi di attesa per la consegna dei documenti e degli scontrini.	Ricezione immediata della nota spesa da parte dell'azienda.
Salvataggio dei dati	Rischio elevato di perdita dei dati.	Salvataggio automatico.
Accessibilità ai dati	Limitata.	Accesso in qualsiasi momento e luogo, da PC, smartphone e tablet.
Sicurezza e privacy	Pericolo di attacchi informatici o di intrusioni.	Dati salvati su server sicuri

 

 

Gestione turni con Excel e con un software dedicato

La gestione dei turni con Excel comporta la creazione di una tabella dove andranno poi inserite giornate, orari, reparti e dipendenti. Il procedimento è, come sempre del resto, completamente manuale.

Per conseguire tale scopo puoi utilizzare dei modelli predefiniti: sul web ce ne sono diversi. Una volta creata la prima tabella, potrai poi adattarla per le pianificazioni successive.

Non diversamente da quanto detto per la rilevazione delle presenze e delle ferie, la gestione dei turni con Excel presenta il limite che l’inserimento dei dati viene fatto manualmente: la possibilità di incorrere in errori o creare confusione è concreta.

Inoltre, non c’è alcuna integrazione con i sistemi di comunicazione ai dipendenti.

Un software dedicato ti consente di:

• avere a disposizione una tabella di turni semplice e intuitiva, facile da aggiornare e ordinata;
• comunicare i turni ai dipendenti in automatico.

 

 

Gestione note spese e rimborsi: come evitare la confusione

Il documento principe di cui è necessario avvalersi per i dipendenti che vanno in trasferta è la nota spese. Essa può essere realizzata a mano, con Excel oppure con un programma ad hoc.

Al sistema tradizionale con carta e penna molte aziende preferiscono Excel, complice il fatto che permette di automatizzare i calcoli. Inoltre, online puoi trovare diversi modelli di nota spese in Excel, molti dei quali gratuiti: basta scaricare quello più adatto alla tua realtà.

Bisogna però considerare che la compilazione non è rapida, così come l’archiviazione, motivo per cui basta davvero poco per sbagliare qualcosa. Il collaboratore deve inserire le singole voci, consegnare la nota spese e allegare tutti gli scontrini in formato cartaceo.

L’utilizzo di un software per nota spese consente alla tua azienda di ricevere la notifica dal dipendente mentre si trova ancora in trasferta e di avere tutti i dati in ordine. Inoltre, la documentazione risulta condivisa con il Consulente del Lavoro.

 

Caratteristiche tecniche di Excel e di un software dedicato

Excel e un software pensato per la gestione dei dipendenti denotano caratteristiche specifiche sotto alcuni aspetti particolari.

Analizziamoli nel dettaglio:

• Salvataggio dei dati. Il rischio di perdere dei dati con Excel è concreto: basta che il file non venga salvato correttamente o risulti compromesso. Tutto questo non accade nel caso di un software dedicato, dal momento che il salvataggio avviene in automatico.
• Accessibilità dei dati. Nel caso di Excel hai un’accessibilità limitata dei dati. Un software dedicato alla gestione dei dipendenti, invece, sempre grazie al cloud, presenta un livello di fruizione pressoché illimitato. Ottieni un accesso da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo, a fronte di dati aggiornati costantemente.
• Sicurezza e privacy dei dati. La sicurezza dei dati è un tema molto importante, per il rispetto della privacy tanto dei dipendenti che delle figure dell’azienda. Nel caso dei documenti Excel il pericolo che si verifichino attacchi informatici o intrusioni indesiderate è concreto, mentre con un software in cloud i dati sono salvati in server sicuri.

In conclusione, la gestione dei dipendenti con Excel è sì un passo in avanti rispetto a quella con carta e penna, ma presenta diversi limiti e carenze in relazione agli sviluppi delle moderne tecnologie.

Utilizzare un software dedicato alla gestione del personale permette alla tua azienda di avere dati più precisi e pratici da condividere, elaborati con maggiore velocità e archiviati in totale sicurezza.