Autore: Dipendenti in Cloud
Tra i documenti fondamentali per la gestione dei dipendenti, c’è il foglio presenze. Infatti, dai dati forniti dal foglio presenze dipendono, tra l'altro: la retribuzione in busta paga, i contributi da versare all’INPS e le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto.
In quali giorni il dipendente ha lavorato e in quali è stato assente? Quante ore di lavoro ha svolto in un determinato giorno? Il foglio presenze fornisce queste e altre risposte.
In questo articolo capiremo:
Innanzitutto, possiamo distinguere due tipi di fogli presenze:
La differenza principale tra foglio presenze giornaliere e mensili consiste quindi nel modo in cui vengono restituiti i dati: tutti i dipendenti presenti e assenti in un particolare giorno, nel primo caso, oppure tutte le presenze e assenze di un lavoratore in un determinato mese, nel secondo.
Una volta stabilita la tipologia di foglio presenze più in linea con le esigenze della tua azienda, è arrivato il momento di crearne uno. Ecco gli strumenti che puoi utilizzare, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.
Strumento |
Vantaggi |
Svantaggi |
Stampabile (di carta) | Immediato, economico | Tempo perso a interpretare le calligrafie, a trascrivere i dati e a correggere |
Word (editor di testo) | Semplice da utilizzare, dati su supporto informatico | Difficoltà nella gestione dei dati, confusione ed errori |
Excel (foglio di calcolo) | Gestione di calcoli e formule complesse; formule e caselle preimpostate | Necessità di inserire i dati a mano, perdita o compromissione del file, tempo sprecato a correggere errori e ad aggiustare il file. |
Software presenze | Sicurezza dei dati, semplice e sempre accessibile, le presenze si inseriscono in automatico dalle timbrature. | Può essere a pagamento (un costo che però si ripaga con il tempo risparmiato) |
Cliccando sul nome di ogni strumento puoi approfondire le sue caratteristiche. Se, invece, preferisci passare oltre, vai direttamente al paragrafo "Come compilare il foglio presenze”.
Il foglio presenze può consistere in una tabella stampata su un foglio di carta, dove far incrociare il nome del o dei dipendenti, i giorni lavorativi e le ore di presenza e/o assenza.
Online trovi molti modelli gratis di foglio presenze stampabile, editabile, in pdf o in altri formati.
Quella del foglio da stampare è la soluzione più immediata ed economica, ma sempre non la più conveniente.
Infatti, è molto probabile che:
In questi casi, bisognerà perdere tempo a interpretare i dati, come fossero geroglifici.
Senza poi contare che:
Ciò comporta un ulteriore dispendio di tempo.
Per superare le difficoltà causate dal registro presenze da stampare, puoi utilizzare Microsoft Word, il noto programma di videoscrittura, oppure un editor di testo equivalente.
Word è un programma conosciuto ai più, quindi i dipendenti lo utilizzeranno con facilità. Inoltre:
Il foglio presenze in Word quindi è una soluzione più efficiente rispetto al semplice “carta e penna”, ma ha molte limitazioni.
Infatti, Word non è adatto all’elaborazione dei dati, soprattutto se sono numerosi e di diverso tipo (ad esempio, i vari tipi di permessi o giustificativi); perciò le tabelle risultano spesso confusionarie e il rischio di errore è davvero elevato.
Per rimediare ai limiti del registro presenze in Word, puoi ricorrere ad Microsoft Excel, oppure a un software di foglio di calcolo simile (ad esempio, Google Fogli).
Anche Excel è un programma conosciuto, anche se più complesso da utilizzare rispetto a Word. Offre molte formule e filtri, che permettono una gestione più completa dei dati su presenze e assenze rispetto a un editor di testo.
Online trovi molti fogli presenze in Excel, da scaricare e compilare, perlopiù gratis. Ce ne sono di tutti i tipi, più o meno complessi, giornalieri, settimanali o mensili, anche riferiti a un mestiere specifico (registro presenze per cantiere in Excel) o a un anno (foglio presenze in Excel 2023).
Di seguito, un esempio di foglio presenze in Excel:
Scelto il foglio che più si adegua alle tue esigenze, lo puoi scaricare (fare il “download”). Il più delle volte otterrai un file impostato con tutte le formule, che tu o i tuoi dipendenti dovrete solo compilare con il numero di ore di presenza e assenza.
Gratis, facile e in grado di elaborare dati complessi: cosa volere di più? Eppure, i rischi sono elevati e sempre dietro l’angolo:
In tutti i casi il risultato è una perdita o compromissione di dati importanti (ricordiamo che i dati su presenze e assenze sono fondamentali per l’elaborazione delle buste paga), che dovranno essere recuperati con un notevole sforzo e un dispendio di tempo.
Come abbiamo visto, Excel non è affatto la soluzione migliore per creare e gestire un foglio presenze. Quindi, qual è l’alternativa?
Il software di gestione presenze è pensato appositamente per gestire le presenze e le assenze dei dipendenti (a differenza di Excel, Word e degli altri strumenti), perciò consente di:
Inoltre, molti programmi di questo tipo risultano semplici da utilizzare, anche per i lavoratori che hanno scarsa confidenza con la tecnologia e sono accessibili in qualsiasi momento e da ogni luogo, anche da App per smartphone e tablet.
I software di gestione presenze possono essere a pagamento, ma, il più delle volte, l'eventuale costo viene presto ripagato dal tempo risparmiato che, invece, con gli altri software bisogna spendere per correggere gli errori e recuperare i dati persi.
Ora che hai scelto lo strumento, puoi creare e compilare il tuo foglio presenze.
Per raccogliere i dati in modo preciso e completo, è fondamentale che il foglio contenga i seguenti campi:
Puoi anche aggiungere altre voci, come ad esempio la firma del singolo dipendente o del responsabile incaricato a raccogliere i dati.
Puoi lasciare che sia il singolo dipendente a compilare in autonomia il proprio foglio presenze, oppure affidare il compito a un responsabile incaricato alla rilevazione delle presenze e delle assenze dei dipendenti.
Oltre alle presenze, segna anche le assenze dei dipendenti, avendo cura anche di specificare il motivo per cui queste si verificano. Ad esempio, puoi compilare con il foglio con una "M" quando il lavoratore è assente per malattia, oppure con una "F" nel caso in cui siano giorni ferie. Tener traccia dei "giustificativi" di assenza è importante perché possono avere diversa retribuzione in busta paga: lo vedremo anche nel prossimo paragrafo.
Il foglio presenze, oltre a essere uno strumento fondamentale per segnare le presenze e le assenze man mano che si verificano, può anche aiutarti a pianificare le presenze e le assenze future, così da gestire al meglio le attività e non dover affrontare le temute "ferie di massa" nei periodi cruciali dell'anno.
Trovi tante informazioni utili in merito nell'approfondimento sul piano ferie.
Nel momento in cui decidi di creare e gestire il foglio presenze della tua azienda, è fondamentale che i dati siano esatti, puntuali e ordinati.
Questo perché:
Non tutti gli strumenti e programmi assicurano un foglio presenze preciso e ordinato. Come abbiamo visto, il software di gestione delle presenze è quello che più si avvicina allo scopo.
Scopri tutti i consigli per la rilevazione delle presenze dei tuoi dipendenti.