Foglio presenze dipendenti: come si crea e si compila

Tra i documenti fondamentali per la gestione dei dipendenti, c’è il foglio presenze. Infatti, dai dati forniti dal foglio presenze dipendono, tra l'altro: la retribuzione in busta paga, i contributi da versare all’INPS e le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto. 

In quali giorni il dipendente ha lavorato e in quali è stato assente? Quante ore di lavoro ha svolto in un determinato giorno? Il foglio presenze fornisce queste e altre risposte.

In questo articolo capiremo:

• con quali strumenti creare un foglio presenze, con i pro e i contro di ognuno;
• come si compila un foglio presenze, con tutti i campi fondamentali per monitorare le presenze e le assenze dei dipendenti;
• perché è importante mantenere il foglio presenze ordinato e preciso.

 

 

Creare un foglio presenze: su carta, in Excel, oppure con un software?

Innanzitutto, possiamo distinguere due tipi di fogli presenze:

• il registro presenze giornaliero: riporta per ogni giorno il numero di ore lavorate e le eventuali assenze di tutti i dipendenti;
• il foglio presenze mensile: è riferito al singolo lavoratore e contiene presenze e assenze di un intero mese. Questa sintesi è molto utile ai fini dell’elaborazione delle buste paga.

La differenza principale tra foglio presenze giornaliere e mensili consiste quindi nel modo in cui vengono restituiti i dati: tutti i dipendenti presenti e assenti in un particolare giorno, nel primo caso, oppure tutte le presenze e assenze di un lavoratore in un determinato mese, nel secondo.

Una volta stabilita la tipologia di foglio presenze più in linea con le esigenze della tua azienda, è arrivato il momento di crearne uno. Ecco gli strumenti che puoi utilizzare, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

 

Strumento	Vantaggi	Svantaggi
Stampabile (di carta)	Immediato, economico	Tempo perso a interpretare le calligrafie, a trascrivere i dati e a correggere
Word (editor di testo)	Semplice da utilizzare, dati su supporto informatico	Difficoltà nella gestione dei dati, confusione ed errori
Excel (foglio di calcolo)	Gestione di calcoli e formule complesse; formule e caselle preimpostate	Necessità di inserire i dati a mano, perdita o compromissione del file, tempo sprecato a correggere errori e ad aggiustare il file.
Software presenze	Sicurezza dei dati, semplice e sempre accessibile, le presenze si inseriscono in automatico dalle timbrature.	Può essere a pagamento (un costo che però si ripaga con il tempo risparmiato)

Cliccando sul nome di ogni strumento puoi approfondire le sue caratteristiche. Se, invece, preferisci passare oltre, vai direttamente al paragrafo "Come compilare il foglio presenze”.

 

 

1. Foglio presenze da stampare

Il foglio presenze può consistere in una tabella stampata su un foglio di carta, dove far incrociare il nome del o dei dipendenti, i giorni lavorativi e le ore di presenza e/o assenza.
Online trovi molti modelli gratis di foglio presenze stampabile, editabile, in pdf o in altri formati.

Quella del foglio da stampare è la soluzione più immediata ed economica, ma sempre non la più conveniente.
Infatti, è molto probabile che:

• i dipendenti o i responsabili incaricati alla compilazione del registro presenze abbiamo una calligrafia non semplice da comprendere, addirittura indecifrabile;
• avvengano degli errori durante la fase di compilazione del foglio.

In questi casi, bisognerà perdere tempo a interpretare i dati, come fossero geroglifici.
Senza poi contare che:

• i dati dovranno essere trascritti sul programma di elaborazione delle buste paga, oppure sul documento che viene inviato al consulente,
• si dovrà calcolare “a mano” il totale delle ore lavorate e delle assenze.

Ciò comporta un ulteriore dispendio di tempo.

 

2. Foglio presenze in Word (editor di testo)

Per superare le difficoltà causate dal registro presenze da stampare, puoi utilizzare Microsoft Word, il noto programma di videoscrittura, oppure un editor di testo equivalente.

Word è un programma conosciuto ai più, quindi i dipendenti lo utilizzeranno con facilità. Inoltre:

• non si presenteranno più problemi di calligrafia, poiché che i dati vengono digitati al PC,
• si possono inserire delle formule che sommano i dati su presenze e assenze.

Il foglio presenze in Word quindi è una soluzione più efficiente rispetto al semplice “carta e penna”, ma ha molte limitazioni.
Infatti, Word non è adatto all’elaborazione dei dati, soprattutto se sono numerosi e di diverso tipo (ad esempio, i vari tipi di permessi o giustificativi); perciò le tabelle risultano spesso confusionarie e il rischio di errore è davvero elevato.

 

3. Foglio presenze in Excel (foglio di calcolo)

Per rimediare ai limiti del registro presenze in Word, puoi ricorrere ad Microsoft Excel, oppure a un software di foglio di calcolo simile (ad esempio, Google Fogli).

Anche Excel è un programma conosciuto, anche se più complesso da utilizzare rispetto a Word. Offre molte formule e filtri, che permettono una gestione più completa dei dati su presenze e assenze rispetto a un editor di testo.

Online trovi molti fogli presenze in Excel, da scaricare e compilare, perlopiù gratis. Ce ne sono di tutti i tipi, più o meno complessi, giornalieri, settimanali o mensili, anche riferiti a un mestiere specifico (registro presenze per cantiere in Excel) o a un anno (foglio presenze in Excel 2023).

Di seguito, un esempio di foglio presenze in Excel:

Scelto il foglio che più si adegua alle tue esigenze, lo puoi scaricare (fare il “download”). Il più delle volte otterrai un file impostato con tutte le formule, che tu o i tuoi dipendenti dovrete solo compilare con il numero di ore di presenza e assenza.

Gratis, facile e in grado di elaborare dati complessi: cosa volere di più? Eppure, i rischi sono elevati e sempre dietro l’angolo:

• il file può essere perso o danneggiato: ad esempio, perché è stato salvato su un dispositivo (un computer o un hard disk) che si è rotto, oppure è stato corrotto da virus e altri malware;
• le formule possono venire compromesse e quindi “falsare” i dati riportati e i calcoli eseguiti;
• i dipendenti o i responsabili possono dimenticarsi di inserire tutti i dati, il che può avvenire di frequente, soprattutto se il foglio viene compilato a fine mese, per poi essere consegnato in vista dell’elaborazione delle buste paga.

In tutti i casi il risultato è una perdita o compromissione di dati importanti (ricordiamo che i dati su presenze e assenze sono fondamentali per l’elaborazione delle buste paga), che dovranno essere recuperati con un notevole sforzo e un dispendio di tempo.

 

4. Software di gestione delle presenze

Come abbiamo visto, Excel non è affatto la soluzione migliore per creare e gestire un foglio presenze. Quindi, qual è l’alternativa?

Il software di gestione presenze è pensato appositamente per gestire le presenze e le assenze dei dipendenti (a differenza di Excel, Word e degli altri strumenti), perciò consente di:

• se è in cloud, salvare i dati su server sicuri e sempre accessibili, quindi annulla il rischio di perdere dati preziosi;
• inserire in automatico i dati delle presenze dalle timbrature, una soluzione comoda e a prova di dimenticanze
• dare ai dipendenti solo gli accessi necessari alla compilazione del foglio presenze, così che non vi sia il rischio di modificare inavvertitamente le impostazioni.

Inoltre, molti programmi di questo tipo risultano semplici da utilizzare, anche per i lavoratori che hanno scarsa confidenza con la tecnologia e sono accessibili in qualsiasi momento e da ogni luogo, anche da App per smartphone e tablet.

I software di gestione presenze possono essere a pagamento, ma, il più delle volte, l'eventuale costo viene presto ripagato dal tempo risparmiato che, invece, con gli altri software bisogna spendere per correggere gli errori e recuperare i dati persi.

 

 

Come compilare il foglio presenze

Ora che hai scelto lo strumento, puoi creare e compilare il tuo foglio presenze.

1. Inserisci i campi

Per raccogliere i dati in modo preciso e completo, è fondamentale che il foglio contenga i seguenti campi:

• il nome dell’azienda,
• il nome e cognome del lavoratore (o dei lavoratori, se opti per il registro giornaliero),
• l’anno in corso,
• il giorno o il mese di riferimento (a seconda del tipo di registro presenze che hai scelto),
• un campo dedicato ai giustificativi (assenze per malattia, ritardi, ferie ecc.).

Puoi anche aggiungere altre voci, come ad esempio la firma del singolo dipendente o del responsabile incaricato a raccogliere i dati.

2. Decidi chi deve compilare il foglio

Puoi lasciare che sia il singolo dipendente a compilare in autonomia il proprio foglio presenze, oppure affidare il compito a un responsabile incaricato alla rilevazione delle presenze e delle assenze dei dipendenti.

3. Registra anche le assenze

Oltre alle presenze, segna anche le assenze dei dipendenti, avendo cura anche di specificare il motivo per cui queste si verificano. Ad esempio, puoi compilare con il foglio con una "M" quando il lavoratore è assente per malattia, oppure con una "F" nel caso in cui siano giorni ferie. Tener traccia dei "giustificativi" di assenza è importante perché possono avere diversa retribuzione in busta paga: lo vedremo anche nel prossimo paragrafo.

Il foglio presenze, oltre a essere uno strumento fondamentale per segnare le presenze e le assenze man mano che si verificano, può anche aiutarti a pianificare le presenze e le assenze future, così da gestire al meglio le attività e non dover affrontare le temute "ferie di massa" nei periodi cruciali dell'anno. 
Trovi tante informazioni utili in merito nell'approfondimento sul piano ferie. 

 

3 motivi per mantenere il foglio presenze preciso e in ordine

Nel momento in cui decidi di creare e gestire il foglio presenze della tua azienda, è fondamentale che i dati siano esatti, puntuali e ordinati.

Questo perché:

1. Il foglio presenze fornisce dati importantissimi per l’elaborazione delle buste paga. Infatti, tramite questo documento si rilevano le ore di presenza e di assenza del lavoratore e le motivazioni di queste ultime. Ad esempio, un lavoratore può essere assente per malattia, oppure per ferie, o ancora senza giustificazione. Tutte queste eventualità posso determinate una diversa retribuzione in busta paga.
2. Favorisce la trasparenza nel rapporto con i dipendenti: che può compilare con più semplicità il proprio registro e verificare se i dati riportati coincidono con quelli che si trovano in busta paga
3. Restituisce una visione chiara e puntuale della situazione in azienda: a partire dai dati sulle presenze e assenze, si possono ricavare delle informazioni utili alla gestione delle attività. Ad esempio, puoi capire quali sono i periodi dell’anno in cui i dipendenti si assentano più spesso o in massa e intervenire in modo opportuno.

Non tutti gli strumenti e programmi assicurano un foglio presenze preciso e ordinato. Come abbiamo visto, il software di gestione delle presenze è quello che più si avvicina allo scopo.