Autore: Dipendenti in Cloud
Una delle frasi più note di Paul Watzlawick, psicologo e guru della comunicazione contemporanea, è questa:
“Comunque ci si sforzi, non si può non comunicare. L'attività o l'inattività, le parole o il silenzio hanno tutti valore di messaggio: influenzano gli altri e gli altri, a loro volta, non possono non rispondere a queste comunicazioni e in tal modo comunicano anche loro.”
Questa riflessione vale anche per la comunicazione delle ferie ai dipendenti, dove basta una disattenzione per generare malumori, fraintendimenti e inefficienze.
Si tratta infatti di un compito delicato e che in quanto tale necessita di alcune accortezze particolari poiché influisce sull’organizzazione delle risorse e sul clima interno.
A occuparsene sono titolari, responsabili HR e amministratori, i quali devono considerare diversi fattori nell’ottica di assicurare la massima trasparenza e chiarezza tra le parti.
Vediamo quali sono gli aspetti da valutare in via prioritaria e le best practice da adottare per semplificare il processo, anche con l’aiuto di un software gestione ferie e permessi.
Indice dell'articolo
La legge non fornisce un tempo esatto di anticipo. L’articolo 2019 del Codice afferma che “l’imprenditore deve preventivamente comunicare al prestatore di lavoro il periodo stabilito per il godimento delle ferie”.
A prescindere da ciò, il datore comunque è tenuto a rispettare i principi di correttezza e buona fede, alla base del rapporto di lavoro.
Quindi, in linea generale, è opportuno comunicare ai dipendenti i periodi in cui possono fruire delle ferie con un preavviso, di solito di due o tre mesi, tale da consentire loro organizzare i propri impegni personali.
È compito del datore di lavoro comunicare quanto segue:
In questo contesto, il piano ferie rappresenta uno strumento utile da presentare ai dipendenti, affinché possano fissare ferie.
Dovrà essere concepito ad hoc, in maniera tale da tenere conto sia delle giornate che spettano all’azienda, sia di quelle che possono essere richieste dal dipendente.
Esistono poi alcuni casi specifici in cui la comunicazione delle ferie ai dipendenti dovrebbe attenersi a dinamiche precise: ecco di quali si tratta.
Quando l’azienda rimane chiusa, i dipendenti sono tenuti a utilizzare parte delle proprie ferie, che dunque risultano forzate.
L’ideale è confrontarsi con i collaboratori e agire con la massima trasparenza in merito alle motivazioni che hanno indirizzato la decisione.
Leggi anche l’approfondimento sulla chiusura aziendale >
Entrano in vigore al momento della chiusura dell’azienda. In questo caso, i giorni vengono scalati dal monte ferie residuo dei dipendenti.
La durata massima viene generalmente stabilita nei CCNL e in linea generale non può superare le 3 settimane.
La comunicazione delle ferie estive ai dipendenti dovrebbe avvenire attraverso un piano ferie condiviso e pianificato con un certo anticipo.
Si tratta di un periodo delicato, poiché molti dipendenti tendono a richiedere le ferie nello stesso momento.
Se non viene gestito adeguatamente, il rischio è di generare disorganizzazione operativa (con la conseguente mancanza di copertura in alcune aree) e malcontento tra i collaboratori, soprattutto se percepiscono trattamenti poco equi oppure una scarsa chiarezza.
Il datore di lavoro può revocare delle ferie già concordate soltanto se sussistono delle ragioni valide e documentabili.
Deve però tenere conto delle specifiche stabilite nei CCNL in merito all’obbligo di rimborso delle spese anticipate nel frattempo dal dipendente.
La tempestività è fondamentale, quando si parla di comunicazione delle ferie ai dipendenti. Il datore di lavoro o il responsabile HR dovrebbero essere i primi a dare il buon esempio, attraverso l’approvazione/negazione delle richieste con rapidità e chiarezza.
Lo stesso discorso vale per quanto riguarda la comunicazione del piano ferie, ossia la trasmissione ai dipendenti di uno schema in cui possono inserire le proprie richieste.
Una volta analizzate sia tali richieste che le esigenze operative, dovrà essere condiviso il piano ferie definitivo, con l’indicazione delle ferie approvate per ogni singolo dipendente.
Questa operazione dovrebbe essere fatta il prima possibile, così da permettere a tutte le parti di organizzarsi per tempo. Idealmente, il piano ferie andrebbe impostato già a inizio anno sia per le ferie estive che per quelle invernali.
Questo accorgimento permette di evitare delle sovrapposizioni tra i collaboratori dello stesso reparto, che potranno definire a loro volta in anticipo i giorni che desiderano richiedere.
È buona prassi adottare un unico criterio per l’approvazione, senza fare differenze tra i collaboratori. Qualora vi fossero dei dipendenti che volessero assentarsi nel medesimo periodo, un sistema valido è quello che prevede una dinamica di rotazione delle stesse.
In questo modo, ad esempio, se due lavoratori sono interessati ai primi quindici giorni di luglio, si potrà dare la priorità un anno all’uno e quello dopo all’altro.
Infine, appare essenziale rendere note le motivazioni per cui determinate ferie vengono negate oppure revocate, nell’ottica di implementare la massima trasparenza e contenere fraintendimenti e malumori.
Leggi anche la guida alla maturazione delle ferie.
La legge non specifica alcun obbligo particolare in merito allo strumento da utilizzare per relazionarsi con il dipendente, a patto che si usi una forma scritta o canali che assicurino una piena consapevolezza nei collaboratori.
Una soluzione potrebbe essere quella di utilizzare la mail, che però non assume valore ufficiale (a differenza della PEC), può finire nello spam, oppure semplicemente non essere letta.
Un’altra opzione potrebbe essere quella di affiggere le comunicazioni in bacheca, ma anche in questo caso si tratta di un espediente poco efficace: gli aggiornamenti potrebbero non essere visualizzati oppure il foglio potrebbe essere smarrito.
Una valida alternativa sia alla bacheca che alla mail per la comunicazione delle ferie è quella di utilizzare un software per la gestione delle ferie dei dipendenti, come Dipendenti in Cloud.
Si tratta di un programma dedicato che garantisce la massima trasparenza e semplicità d’uso, sia per l’invio che l’approvazione delle richieste.
Il dipendente, tramite un proprio account dedicato, presenta le richieste di ferie all’azienda. A sua volta, chi si occupa della gestione del personale verifica i residui ferie del lavoratore, aggiornate in tempo reale, e verifica il calendario degli altri collaboratori.
L’iter viene così ottimizzato: si evitano sovrapposizioni, ci si assicura che tutti i reparti vengano coperti e le attività assicurate e si hanno sempre sotto controllo i conteggi delle ferie.
Infine, il dipendente riceve una notifica che lo informa in merito all’approvazione o negazione della sua richiesta di ferie e, se l’azienda lo permette, può consultare il calendario dei propri colleghi.
Il risultato è una gestione delle ferie che soddisfa tutte le parti.