Foglio presenze dipendenti: come si crea e si compila

Il foglio presenze è un documento amministrativo in cui vengono registrate le ore lavorate da un dipendente.

Si può distinguere in due tipologie: registro presenze giornaliero (detto anche “giornaliera dipendenti”, riporta per ogni giorno il numero di ore lavorate e le eventuali assenze di tutti i dipendenti) e foglio presenze mensile, (riferito al singolo lavoratore, contiene presenze e assenze di un intero mese).

Il foglio presenze dei dipendenti è fondamentale per l’elaborazione delle buste paga. Infatti, a partire dai dati che questo documento fornisce, si possono calcolare, ad esempio, la retribuzione, i contributi da versare all’INPS e le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto.

In questo articolo approfondiremo l’argomento, vedendo in particolar con quali strumenti creare un registro presenze e come compilare un foglio presenze, con tutti i campi fondamentali per monitorare le presenze dei dipendenti.

 

Come creare e compilare un foglio presenze su carta, Excel e software

Puoi creare e gestire il foglio presenze con diversi strumenti, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

Strumento	Come si crea e compila	Vantaggi	Svantaggi
Cartaceo (stampabile, in pdf, editabile)	Cerca online un modello, stampalo e distribuiscilo ai dipendenti. Controlla i dati e inviali al Consulente del Lavoro.	Immediato, economico.	Tempo perso a interpretare le calligrafie, a trascrivere i dati e a correggere.
Word (editor di testo)	Cerca online un modello, scaricarlo e condividilo con i lavoratori. Controlla i dati e invia il file al Consulente.	Semplice da utilizzare, dati su supporto informatico	Difficoltà nella gestione dei dati, confusione ed errori
Excel (foglio di calcolo)	Cerca online un modello, scaricalo e condividilo con i dipendenti. Controlla i dati e le formule e invia il file al Consulente.	Gestione di calcoli e formule complesse; formule e caselle preimpostate.	Necessità di inserire i dati a mano, perdita o compromissione del file, tempo sprecato a correggere errori e ad aggiustare il file.
Software presenze (Dipendenti in Cloud)	Attiva la prova gratuita, il foglio presenze si completa in automatico con le timbrature, il Consulente scarica il foglio presenze.	Sicurezza dei dati, semplice e sempre accessibile, calcoli automatici ed esatti.	Al termine della prova gratuita, il software è a pagamento (ma i costi vengono ripagati dal tempo risparmiato).

 

1. Foglio presenze di carta (da stampare, in pdf o editabile)

Puoi scegliere un registro presenze cartaceo, che consiste in una tabella stampata in in una tabella stampata su un foglio di carta.

Ecco gli step da seguire in questo caso:

• inizia da una ricerca online: troverai molti modelli gratis di foglio presenze stampabile, editabile, in pdf o in altri formati;
• seleziona il modello che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda;
• scarica il modello sul tuo PC, apporta eventuali modifiche e stampalo;
• distribuisci il registro presenze ai tuoi dipendenti e/o ai responsabili che si occupano della rilevazione delle presenze e chiedi a loro di compilarlo con le ore di presenza e assenza;
• ritira il foglio presenze compilato e controlla che tutte le presenze e assenze siano state riportate correttamente;
• trascrivi i dati all’interno di un documento o di un programma per l’elaborazione delle buste paga e invia il tutto al Consulente del Lavoro.

Quella del foglio presenze su carta è la soluzione più immediata ed economica, ma presenta alcuni importanti svantaggi, tra cui:

• difficoltà a interpretare le calligrafie dei dipendenti o dei responsabili;
• necessità di trascrivere manualmente i dati;
• calcolo “a mano” del totale delle ore lavorare e delle assenze;
• elevata possibilità di commettere errori da correggere.

Tutto ciò comporta un notevole dispendio di tempo. Il foglio presenze stampabile è sì gratuito, ma anche il tempo sprecato non ha il suo prezzo?

 

 

2. Foglio presenze in Word (editor di testo)

Per gestire il foglio presenze dei dipendenti puoi utilizzare Microsoft Word, il noto programma di videoscrittura, oppure un editor di testo equivalente.

Anche con Word la procedura per compilare un foglio presenze è abbastanza semplice:

• cerca online modelli di foglio presenze in word da scaricare gratis; seleziona il modello che fa al caso tuo, scaricalo e apporta eventuali modifiche;
• condividi il foglio presenze con i lavoratori e chiedo loro di compilarlo;
• controlla che le presenze e le assenze siano state inserite tutte in modo corretto;
• invia il file al Consulente del Lavoro per l’elaborazione dei cedolini.

Il foglio presenze in Word è più efficiente rispetto al “carta e penna”, perché non richiede di interpretare le calligrafie (visto che i dati vengono digitati al PC); inoltre, si possono inserire delle formule, che sommano in automatico i dati sulle presenze e assenze, evitando i calcoli manuali.

Tuttavia, ha molte limitazioni: le tabelle risultano spesso confusionarie, soprattutto se i dati sono tanti e il rischio di errore è davvero elevato.

 

3. Foglio presenze in Excel (foglio di calcolo)

Una soluzione spesso utilizzata dalle aziende per compilare il foglio presenze è quello utilizzare Microsoft Excel, oppure un software di foglio di calcolo simile (ad esempio, Google Fogli).

Ecco in questo caso come agire:

• cerca online fogli presenze in Excel da scaricare e compilare gratis; ne troverai di diversi tipi, più o meno complessi, giornalieri, settimanali o mensili, anche riferiti a un mestiere specifico (registro presenze per cantiere in Excel) o a un anno (foglio presenze in Excel 2024);
• scarica il modello e verifica le formule e i filtri che sono contenute, modificandoli eventualmente per adattarli alla tua azienda;
• condividi il foglio presenze con i dipendenti e chiedi loro di compilarlo;
• verifica i dati inseriti e i calcoli eseguiti dalle formule;
• invia il file al Consulente per l’elaborazione delle buste paga.

Di seguito, un esempio di foglio presenze in Excel:

Il registro presenze Excel offre diversi vantaggi, come la possibilità di gestire molti dati, impostare formule complesse e ottenere calcoli automatici.

Eppure, i rischi sono elevati e sempre dietro l’angolo: file danneggiati, cancellati o persi, formule modificate accidentalmente, calcoli che non tornano, dati che si dimenticano di inserire.
In tutti i casi il risultato è una perdita o compromissione dei dati, che dovrai recuperare con un notevole sforzo e un dispendio di tempo.

 

4. Software di gestione delle presenze (Dipendenti in Cloud)

Come abbiamo visto, Excel non è affatto la soluzione migliore per creare e gestire un foglio presenze. Quindi, qual è l’alternativa?

Il software di gestione presenze Dipendenti in Cloud è pensato appositamente per gestire le presenze e le assenze dei dipendenti (a differenza di Excel, Word e degli altri strumenti).

È in cloud, quindi permette di salvare i dati su server sicuri e sempre accessibili, annullando il rischio di perdere dati preziosi. Inoltre, è semplice da utilizzare, anche per i lavoratori che hanno scarsa confidenza con la tecnologia ed è accessibile in qualsiasi momento e da ogni luogo, anche da App per smartphone e tablet.

Ecco come iniziare ad utilizzare Dipendenti in Cloud e il suo foglio presenze:

• Attiva la prova gratuita e segui le semplici istruzioni che troverai all’interno del programma;
• i dipendenti timbrano la loro presenza e il foglio presenze si completa in automatico a partire da questi dati;
• i dipendenti inseriscono le assenze e tu decidi se approvarle;
• il Consulente del Lavoro scarica il foglio presenze completo di tutti i dati e con i calcoli eseguiti in automatico.

Per scoprire tutte le potenzialità di Dipendenti in Cloud per la rilevazione delle presenze e la gestione del foglio presenze, guarda il video e provalo gratis ora.

 

Come compilare il foglio presenze: alcuni consigli

Ora che hai scelto lo strumento, puoi creare e compilare il tuo foglio presenze.

1. Verifica la presenza di alcuni campi

Per raccogliere i dati in modo preciso e completo, è fondamentale che il foglio contenga i seguenti campi:

• il nome dell’azienda,
• il nome e cognome del lavoratore (o dei lavoratori, se opti per il registro giornaliero),
• l’anno in corso,
• il giorno o il mese di riferimento (a seconda del tipo di registro presenze che hai scelto),
• un campo dedicato ai giustificativi (assenze per malattia, ritardi, ferie ecc.).

Puoi anche aggiungere altre voci, come ad esempio la firma del singolo dipendente o del responsabile incaricato a raccogliere i dati.

2. Decidi chi deve compilare il foglio

Puoi lasciare che sia il singolo dipendente a compilare in autonomia il proprio foglio presenze, oppure affidare il compito a un responsabile incaricato alla rilevazione delle presenze e delle assenze dei dipendenti.

3. Registra anche le assenze

Oltre alle presenze, segna anche le assenze dei dipendenti, avendo cura anche di specificare il motivo per cui queste si verificano. Ad esempio, puoi compilare con il foglio con una "M" quando il lavoratore è assente per malattia, oppure con una "F" nel caso in cui siano giorni ferie. Tener traccia dei "giustificativi" di assenza è importante perché possono avere diversa retribuzione in busta paga: lo vedremo anche nel prossimo paragrafo.

Il foglio presenze, oltre a essere uno strumento fondamentale per segnare le presenze e le assenze man mano che si verificano, può anche aiutarti a pianificare le presenze e le assenze future, così da gestire al meglio le attività e non dover affrontare le temute "ferie di massa" nei periodi cruciali dell'anno. 
Trovi tante informazioni utili in merito nell'approfondimento sul piano ferie. 

 

3 motivi per mantenere il foglio presenze preciso e in ordine

Nel momento in cui decidi di creare e gestire il foglio presenze della tua azienda, è fondamentale che i dati siano esatti, puntuali e ordinati.

Questo perché:

1. Il foglio presenze fornisce dati importantissimi per l’elaborazione delle buste paga. Infatti, tramite questo documento si rilevano le ore di presenza e di assenza del lavoratore e le motivazioni di queste ultime. Ad esempio, un lavoratore può essere assente per malattia, oppure per ferie, o ancora senza giustificazione. Tutte queste eventualità posso determinate una diversa retribuzione in busta paga.
2. Favorisce la trasparenza nel rapporto con i dipendenti: che può compilare con più semplicità il proprio registro e verificare se i dati riportati coincidono con quelli che si trovano in busta paga
3. Restituisce una visione chiara e puntuale della situazione in azienda: a partire dai dati sulle presenze e assenze, si possono ricavare delle informazioni utili alla gestione delle attività. Ad esempio, puoi capire quali sono i periodi dell’anno in cui i dipendenti si assentano più spesso o in massa e intervenire in modo opportuno.

Non tutti gli strumenti e programmi assicurano un foglio presenze preciso e ordinato. Come abbiamo visto, il software di gestione delle presenze è quello che più si avvicina allo scopo.