Rilevazione presenze con QR code: come funziona e quali vantaggi offre

La registrazione delle presenze dei dipendenti è tra le attività importanti che ogni impresa si ritrova a gestire.

Risulta fondamentale, infatti, per monitorare le ore lavorate, evitare errori in busta paga e rispettare le norme sul lavoro.

Per agevolare l’attività oggi esistono soluzioni moderne e semplici per farlo, tra queste spicca la timbratura tramite QR Code.

Il sistema è pensato per essere facile, veloce e sicuro e risulta adatto soprattutto alle piccole e medie imprese che cercano un'alternativa ai sistemi tradizionali, come badge o timbratori fisici.

Scopriamo il funzionamento, le caratteristiche, i vantaggi e i (pochi) svantaggi della timbratura tramite QR Code.

 

Come funziona la rilevazione presenze tramite QR Code

La rilevazione presenze con QR Code è un sistema per registrare l’ingresso e l’uscita dei dipendenti che si basa sulla tecnologia QR.

Il codice QR consiste in codice quadrato, simile a un codice a barre, che contiene diverse informazioni. Ogni QR Code è unico e si può leggere con uno smartphone, un tablet o un dispositivo con fotocamera.

La tecnologia QR viene molto utilizzata in diversi settori e contesti. Ad esempio, si ritrova di frequente nei menù dei ristoranti o, ancora, nei pressi delle casse dei negozi, che sfruttano i vantaggi di poter ricevere pagamenti tramite QR Code.

Questo sistema viene impiegato sempre più di frequente anche nell’ambito della gestione dei dipendenti, per registrare le presenze. Vediamo nel dettaglio come funziona.

1. Creazione ed esposizione del QR Code

L’azienda crea il QR Code tramite un software o un’app, poi lo stampa.

In alternativa, può anche mostrare il QR Code su un dispositivo (smartphone o tablet), utilizzando la modalità “chiosco”: l’app che ha generato il codice rimane “bloccata” sullo schermo, che a sua volta può essere protetto da PIN. Il foglio (o il dispositivo) con il QR code viene di seguito affisso, oppure collocato in un luogo adibito. Può essere l’ingresso dell’ufficio, del cantiere o del magazzino.

2. Timbratura del dipendente

All’inizio del turno di lavoro, il dipendente apre sul suo smartphone l’app per timbratura fornita dell’azienda e inquadra il QR Code. Questo vale anche per l’uscita.

3. Registrazione della presenza

A questo punto, l’app registra l’ora, la data e (se abilitato dall’azienda) il luogo da cui è stato scansionato il QR Code.

Il sistema è preciso, riduce gli errori ed evita manomissioni. In alcuni casi, il QR Code si aggiorna da solo ogni pochi minuti così da aumentare la sicurezza.

Il QR Code può essere mostrato e scansionato da diversi luoghi, non solo nella sede aziendale. In questo modo, la timbratura può essere eseguita anche da chi lavora nei cantieri o su più magazzini.

Il software registra ogni timbratura in tempo reale. L’azienda può controllare i dati da un pannello online, così monitora gli orari, le presenze e i turni.

Si riduce il lavoro manuale e si risparmia tempo; non servono più i fogli firma o i badge fisici.

In caso di anomalie, l’amministratore può correggere la timbratura e tutto resta tracciato; ogni modifica è visibile così che il sistema risulti trasparente.

Il sistema può funzionare anche offline. Se manca la rete, i dati si salvano sul dispositivo e vengono inviati al server quando la connessione viene ripristinata.

Questo assicura l’esattezza dei dati sulle presenze che vengono registrati sempre nel momento in cui viene eseguita la timbratura.
 

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Quali vantaggi offre la timbratura tramite QR Code

La timbratura con QR Code presenta diversi vantaggi, soprattutto per le piccole e medie imprese. Ecco i principali:

• Alternativa moderna ai tradizionali sistemi di timbratura. Il QR Code rappresenta un sistema moderno che supera i vecchi metodi come badge o fogli firma. Non serve installare hardware costosi e non bisogna distribuire badge: è sufficiente stampare un codice o mostrarlo su uno schermo.
• Semplicità e velocità. L’uso del QR Code risulta semplice per tutti, anche per chi ha poca dimestichezza con la tecnologia. Il dipendente apre l’app, inquadra il codice e timbra, tutto in pochi secondi.
• Sicurezza. Il sistema è sicuro; alcuni software aggiornano automaticamente il QR Code. Rigenerano il QR Code a cadenza fissa (ogni ora, ogni giorno, etc.) o secondo necessità, cambiando nel tempo e diventando inutilizzato se copiato. Tutto ciò serve a costruire un rapporto rispettoso e di fiducia con i lavoratori.
• Possibilità di sapere che il dipendente si trova effettivamente in un determinato luogo. Grazie al posizionamento del QR code, si riesce a rilevare il reale luogo da cui sta lavorando il dipendente riducendo rischi di falsificazioni.
• Costi contenuti. La timbratura con QR Code non richiede acquisti di dispositivi specifici. Non servono badge, lettori o terminali fisici. L’unico costo previsto è quello del software di rilevazione presenze e dell’app ad esso collegata.
• Gestione in Cloud. Tutti i dati sono salvati nel cloud: l’imprenditore, amministratore o responsabile del personale può accedere ai dati in qualsiasi momento, anche da casa o in viaggio, può controllare chi ha timbrato, quando, e da dove.

Scopri vantaggi e svantaggi di tutti i sistemi di timbratura.

 

Gli svantaggi della timbratura tramite QR Code

Come ogni sistema, anche la timbratura con QR Code ha dei limiti. È bene conoscerli per fare una scelta consapevole. Ecco quelli da conoscere:

• Problema in caso di assenza di connessione. Il sistema funziona con internet. Se non vi è connessione, il dipendente non riesce a timbrare. Esistono però soluzioni efficaci per superare la problematica. Alcuni software, infatti, come Dipendenti in Cloud, consentono la timbratura offline: i dati vengono istantaneamente salvati sul dispositivo e caricati online al ripristino della connessione.
• Problemi nel funzionamento di smartphone e tablet. Il sistema si basa sull’uso di dispositivi mobili. Se il telefono del dipendente è rotto o scarico, oppure l’app non risulta scaricata, la timbratura tramite QR code non potrà essere eseguita. In questi casi, occorre fornire delle alternative. Alcuni software consentono al lavoratore di timbrare anche da PC.
• Necessità di formare il personale. Non tutti sono abituati a usare questi strumenti. Alcuni dipendenti, soprattutto se anziani o meno digitalizzati, potrebbero riscontrare difficoltà iniziali. È utile fare una piccola formazione. Spiegare come funziona. Mostrare i passaggi. Dopo poco tempo, anche chi ha poca esperienza sarà autonomo. Ad agevolare il compito, alcune app, come quella di Dipendenti in Cloud, offre una procedura guidata, che accompagna il lavoratore in ogni fase della timbratura.

La timbratura con QR Code è una soluzione moderna ed efficace. Offre molti vantaggi, soprattutto per le piccole e medie imprese. È economica, semplice e veloce.

Ma, come ogni tecnologia, ha anche qualche limite. È importante conoscerli e saperli superare adeguatamente. Con le giuste soluzioni, il QR Code può diventare un grande alleato per la gestione del personale.

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