Rimborso chilometrico: cos’è e come si calcola

Quando un tuo dipendente o collaboratore va in trasferta utilizzando la propria auto (o un’auto a noleggio) anziché quella aziendale, gli spetta il rimborso chilometrico. Si tratta di una somma che va calcolata secondo criteri ben precisi, che contribuisce al costo del personale dipendente e che dovrai inserire nella busta paga del lavoratore. Anche la tassazione di questo tipo di indennità segue regole specifiche, sia per il lavoratore che per l’azienda. In questo capitolo scoprirai tutto quello che c’è da sapere sul rimborso chilometrico: quando e a chi spetta, come si calcola e quali sono le regole fiscali applicabili.

 

Rimborso chilometrico: a chi spetta?

Prima di tutto, vediamo quali sono i soggetti a cui spetta il rimborso chilometrico:

• dipendenti;
• amministratori;
• soci;
• personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale.

Quando un lavoratore appartenente ad una di queste categorie, per ragioni di lavoro, deve recarsi in un luogo diverso dalla sede abituale e per farlo utilizza una macchina propria o a noleggio, gli spetta il rimborso chilometrico.

Discorso a parte va fatto per il tragitto casa-lavoro quotidianamente percorso dai lavoratori. Questo tipo di spostamento non si può considerare trasferta e quindi non va rimborsato né retribuito. Unica eccezione a questa regola riguarda i lavoratori senza una sede abituale di lavoro (come, ad esempio, i corrieri): te ne parleremo meglio nell’ultimo paragrafo di questo capitolo, dedicato proprio al rimborso per tragitto-casa-lavoro.

 

Come si calcola il rimborso chilometrico

Passiamo ora alla questione più spinosa: come si fa a calcolare l’importo che spetta al lavoratore come rimborso chilometrico?
Il primo strumento di cui hai bisogno sono le Tabelle ACI 2023: le puoi consultare in Gazzetta Ufficiale.
Le Tabelle ACI sono organizzate per categorie: autoveicoli a gasolio in produzione, autoveicoli a benzina in produzione, motocicli, autocaravan, etc. All'interno delle tabelle viene stimato il costo km di ogni veicolo, identificato con: modello, marchio e serie.
La seconda cosa che devi procurarti sono alcune informazioni relative al veicolo utilizzato dal tuo dipendente per la trasferta. Ecco quali:

• tipo di veicolo (auto o moto);
• modello e serie del veicolo;
• tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida, ecc.).

Ti consigliamo di predisporre un modulo apposito da far compilare ad ogni dipendente/collaboratore che richieda il rimborso chilometrico, così da velocizzare il calcolo ed evitare errori.

Una volta in possesso dei dati relativi al veicolo, non dovrai far altro che trovare la riga corrispondente nella tabella ACI: in quella stessa riga troverai anche indicato il costo chilometrico corrispondente. A questo punto, il calcolo è semplice: ti basterà moltiplicare il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di km dichiarati dal dipendente nel modulo di richiesta dell’indennità.

Facciamo un esempio.

Mettiamo che un tuo dipendente abbia percorso 50 km (tra andata e ritorno) per una trasferta da te assegnatagli. La sua auto è una ALFA ROMEO, 4C 1750, SPIDER, a benzina. Il relativo costo chilometrico, indicato nella tabella ACI 2023, è pari a 0,9133. Il rimborso che dovrai versare al dipendente è quindi 45,66 € (ovvero 0,9200 € x 50 km).

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Nel prossimo paragrafo parleremo degli aspetti fiscali del rimborso chilometrico: come viene tassato nella busta paga del cliente e fino a che punto è deducibile per l’azienda.

 

Aspetti fiscali per azienda e lavoratori

Una volta che avrai determinato il rimborso chilometrico che spetta al tuo dipendente, dovrai versarlo nella busta paga. Attenzione però: a differenza della normale retribuzione, questo tipo di pagamento è tassato in maniera diversa, sia per il lavoratore, che per l’azienda. Vediamo come.

Rimborso chilometrico: tassazione per il lavoratore

La tassazione per il lavoratore segue questi principi generali, dettati dalla Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997:

• per le trasferte all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro, il rimborso chilometrico è tassato come il resto del reddito;
• per le trasferte extracomunali, il rimborso non è tassato purché sia stato calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI;
• in ogni caso, non è necessario che il datore di lavoro rilasci un’autorizzazione preventiva alla trasferta. In caso di controllo fiscale, sarà sufficiente esibire la documentazione fornita dal lavoratore e conservata dal datore di lavoro da cui risulti che il calcolo del rimborso è avvenuto secondo i criteri indicati dalla legge (quelli di cui ti abbiamo parlato nel precedente paragrafo sul calcolo del rimborso chilometrico).

Rimborso chilometrico: limiti di deducibilità per l’azienda

Dal punto di vista aziendale, il rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è, quindi, deducibile: si tratta cioè di una cifra su cui la tua azienda non deve pagare le tasse.

Attenzione però, ci sono dei limiti legati alla potenza dell’auto utilizzata per la trasferta, ovvero:

• 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina;
• 20 cavalli fiscali per veicoli a gasolio.

Se l’auto utilizzata dal dipendente supera questi limiti, la deduzione non potrà essere del 100%, ma andrà rimodulata consultando la tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua, disponibile sempre sul portale ACI.

 

 

Tragitto casa-lavoro: è ammesso il rimborso chilometrico?

Nella maggior parte dei casi, ai lavoratori, non è riconosciuto alcun tipo di rimborso per il tragitto percorso per andare quotidianamente a lavoro. La Corte di giustizia dell’Unione Europea ha però introdotto un’eccezione a questa regola prevedendo l’obbligo per i datori di lavoro di retribuire il tempo impiegato per recarsi a lavoro per i lavoratori privi di una sede di lavoro fissa: gli agenti di commercio, ad esempio, o gli addetti alle consegne. Queste categorie di lavoratori non solo non hanno una sede abituale di lavoro, ma spesso non hanno neanche un itinerario fisso da seguire per svolgere le proprie mansioni. In questi casi specifici, quindi, secondo la normativa europea dovrai retribuire in busta paga anche le ore dedicate al tragitto casa-lavoro (e viceversa).

Attenzione però, ci sono due elementi molto importanti per cui il pagamento per il tragitto-casa lavoro si differenzia dal rimborso chilometrico vero e proprio:

• La tassazione

Mentre il rimborso chilometrico per trasferta è esente da imposte, le somme ricevute dal lavoratore per il tragitto casa-lavoro sono tassate esattamente come il resto della retribuzione. Dal punto di vista aziendale invece cambia poco: gli importi pagati per il tragitto casa lavoro rientrano tra i costi del personale e sono quindi pienamente deducibili dal reddito come succede per il rimborso chilometrico.

•  La modalità di calcolo

A differenza del rimborso chilometrico, il calcolo per determinare l’importo da pagare a un dipendente per il tragitto casa-lavoro è molto semplice. Questo tipo di pagamento, infatti, rientra a pieno titolo nella retribuzione oraria del dipendente. Tutto quello che dovrai sapere, quindi, è l’orario di partenza del lavoratore dalla sua abitazione e l’orario di rientro a fine giornata lavorativa. Ti basterà poi applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente et voilà, ecco l’importo da versare in busta paga inclusivo del tragitto casa-lavoro.

Ora che conosci tutti i tipi di rimborso a disposizione della tua azienda, non ti resta che scegliere quello che preferisci. Ricorda però: qualunque sia il sistema di rimborso che sceglierai, sarà sempre necessario che il tuo dipendente compili la nota spese.

Per evitare errori ti consigliamo di mettere un modello a disposizione dei tuoi dipendenti e controllare sempre che venga compilata correttamente. Non preoccuparti, per agevolarti in questo compito, nel prossimo capitolo ti spieghiamo cos’è e come si compila una nota spese, come predisporne una e con quali strumenti.