Organizzare i turni di lavoro del personale: cosa sapere e come fare

La gestione dei turni di lavoro è una procedura complessa e, come ogni azienda, anche la tua può trovarsi a dover individuare quella più in linea alle proprie esigenze, con l’obiettivo di garantire la continuità delle attività e il benessere dei dipendenti.

Inizialmente il bisogno di lavoratori su turni riguardava per lo più i trasporti e le strutture sociosanitarie. Oggi il fenomeno interessa molti settori, come la grande distribuzione organizzata (GDO), il retail, il manifatturiero e la ristorazione.

Vediamo cosa s’intende per turni di lavoro, come vengono disciplinati dalla legge e come li puoi organizzate nel modo più corretto ed efficace.

 

 

Cos’è e come funziona il lavoro a turni

Con lavoro a turni si intende ogni forma di organizzazione del lavoro diversa dal normale “giornaliero”, in cui l’orario operativo dell’azienda viene esteso oltre le consuete 8-9 ore diurne, fino a coprire l’intero arco delle 24 ore. Ciò è possibile mediante l’alternanza di diversi gruppi di lavoratori. Nello specifico, i dipendenti sono occupati secondo una determinata “cadenza” e svolgono la loro attività a ore differenti, su un periodo determinato di giorni o di settimane.

La durata del turno è normalmente di 6 o 8 ore, ma può arrivare fino a 12 o ridursi a 4, in caso di part-time. Durante la giornata possiamo trovarci di fronte ai classici 2 turni (mattino e pomeriggio), 3 turni (inclusa la notte) oppure il cosiddetto “6x6”, che prevede 4 turni di 6 ore per 6 giorni alla settimana.  Gli orari seguono tendenzialmente alcune fasce orarie tipiche: 06-14;14-22; 22-06. Le aziende possono poi scegliere se rimanere operative nel weekend e la frequenza della rotazione dei turni, che può essere rapida (ogni 1-3 giorni), settimanale o più lenta, ad esempio quindicinale.

I sistemi di turnazione possono e devono essere diversificati in relazione a diversi fattori, adattandosi al meglio alle esigenze aziendali.

Per saperne di più sull'argomento, leggi l'approfondimento dedicato al lavoro a turni.

 

Perché è importante la programmazione dei turni

Organizzare turni di lavoro in modo efficiente ed efficace significa rispondere al bisogno dell‘azienda di avere personale addetto costantemente presente.

Questa funzione è affidata all’ufficio delle risorse umane in collaborazione con gli addetti alla programmazione aziendale, nelle aziende mediamente strutturate, o direttamente con il responsabile della produzione, nelle piccole e medie imprese.

Indipendentemente dalla dimensione e dal settore di appartenenza della tua impresa, è utile considerare l’importanza di programmare i turni in modo efficace. Attraverso l’organizzazione del lavoro infatti, puoi creare un sistema trasparente che agisce su 3 aspetti aziendali tra loro correlati .

1. Organizzazione ottimale dell’attività aziendale

Una pianificazione dei turni poco attenta potrebbe creare un’eccedenza di dipendenti impiegati in un’attività che potrebbe richiedere un minore investimento di personale, oppure la mancata copertura di alcuni turni per l’assenza di personale. In entrambi i casi, l’azienda si troverebbe in perdita. Per questo motivo i turni devono essere pianificati a monte per assicurare la corretta copertura.

2. Gestione dei corretti carichi di lavoro

Una razionale organizzazione dei turni necessita di assegnare le risorse con le competenze più adatte alle diverse attività, assicurando la corretta gestione dei carichi e una suddivisione equa del lavoro. Una gestione dei turni e dei riposi poco accurata potrebbe, infatti, compromettere il benessere delle risorse umane, mettendo in pericolo il rendimento dell’azienda stessa.
 

3. Tutela della salute dei lavoratori

Un’efficace programmazione e gestione dei turni deve avere come scopo principale la tutela dei lavoratori, che a cascata ricadrà positivamente sull’andamento dell’azienda.

Secondo diversi studi lavorare su turni potrebbe causare conseguenze negative sulla salute dei lavoratori. Si tratta della cosiddetta “sindrome del lavoratore turnista”, che provoca principalmente insonnia, irrequietezza, disturbi dell’umore, dell’apparato digerente e della sfera sessuale. Il turno di notte è quello considerato più difficile da gestire per il cambio del ritmo sonno-veglia.

Per evitare che ciò accada, puoi utilizzare diverse strategie, come:

• Lavorare sulla puntuale ridistribuzione del carico di lavoro, grazie all’incrocio tra le varie competenze dei dipendenti;
• Comunicare ai dipendenti i turni in modo tempestivo e chiaro; se ti interessa approfondire il tema della comunicazione interna, ti rinviamo al nostro approfondimento dedicato alla comunicazione ai dipendenti. 
• Diminuire il ricorso sistematico a straordinari e alla reperibilità;
• Optare per rotazioni in senso orario come mattina-pomeriggio-notte.

 

La regolamentazione del lavoro a turni

I turni di lavoro sono regolati dalla normativa italiana, in cui il ruolo centrale è ricoperto dai singoli Contratti Collettivi Nazionali Lavoro. Anche le Direttive Europee sono intervenute e hanno evidenziato momenti differenti: andiamo a scoprirli.

Periodo di lavoro

La durata media del lavoro settimanale non deve superare le 48 ore, compresi gli straordinari. Si tratta, tuttavia, di una media. Un dipendente può essere, quindi, chiamato a lavorare per un numero maggiore di ore nell’arco di una settimana, purché, considerando un periodo più esteso, la media resti sempre inferiore alle 48 ore.

Periodo di riposo

Ogni dipendente ha diritto a un monte di ore di riposo pari a 11 ore consecutive su un periodo di 24 ore. In merito al riposo settimanale, la legge indica un intervallo di almeno 24 ore ogni 7 giorni, alle quali vanno sommate anche le 11 ore previste dal riposo giornaliero.

Turno notturno

È considerato lavoro notturno il lasso di tempo di almeno 7 ore consecutive, che comprendono un intervallo che va dalla mezzanotte alle 5 del mattino. Alcune categorie di lavoratori, come i minori e le donne, nel periodo tra l’accertamento dello stato di gravidanza e il compimento di un anno di età del bambino, non possono esserne adibiti.

Scopri di più sulle norme in materia di lavoro notturno nell'approfondimento dedicato al turno notturno.

Tempo di preavviso

Il turno deve essere comunicato con un anticipo ragionevole, per garantire al lavoratore la gestione del proprio tempo libero e familiare, come confermato più volte dalla Corte di Cassazione, a tutela del suo benessere psico-fisico.

Come vedi, tante sono le variabili che impattano sull’orario di lavoro. L’applicazione della normativa e la programmazione dei turni devono avvenire in sinergia; a questo scopo, ti possono venire in aiuto alcuni programmi.

 

Gli strumenti per la gestione di turni di lavoro

La gestione dei turni richiede una precisa attività di analisi, oltre che una grande attenzione alle esigenze dei dipendenti e della produzione. Per fare questo, puoi contare su una serie di strumenti per la programmazione dei turni.

Excel

Puoi ricorrere alla pianificazione dei turni di lavoro con Excel, il programma molto diffuso nelle aziende per l’elaborazione dei fogli di calcolo.
Si tratta di un metodo basilare, che offre alcune funzioni, come la possibilità di cambiare l’interfaccia e creare liste settoriali di lavoratori.

Tuttavia, è elevato il rischio di commettere errori, che, nel caso della gestione dei turni di lavoro, si traduce con una pianificazione confusionaria e poco efficiente.

Software turni di lavoro

Come alternativa ad Excel, puoi utilizzare i software per i turni, con cui le aziende ottimizzano l’organizzazione e la gestione del lavoro.

Dipendenti in Cloud, software di gestione dei turni di lavoro, ti permette di:

• avere una visione della tabella turni chiara e intuitiva, che può essere filtrata per reparto, giorno o settimana;
• pianificare i turni in modo semplice e veloce, avendo ben presente le disponibilità dei dipendenti e se sono previste eventuali assenze;
• stabilire le pause, la loro durata e se devono essere timbrate;
• comunicare in modo tempestivo con i dipendenti, inviando loro una notifica non appena il turno viene inserito, modificato o cancellato.

Inoltre, tramite la funzione di rilevazione presenze, Dipendenti in Cloud ti consente di verificare che i turni vengano rispettati, tracciando le ore di lavoro svolte da ogni dipendente.

L’azienda deve quindi scegliere l’opzione che risponde, in modo più efficace e veloce, alle proprie esigenze. In questo modo, la produttività aziendale aumenterà e gli sprechi diminuiranno grazie alla pianificazione delle attività aziendali e la gestione ottimale dei turnisti, a beneficio dell’intera azienda.